Microsoft Access и Excel не взаимозаменяемы. Excel предназначен для работы с небольшим, целенаправленным набором данных. Access — это база данных, которая предоставляет инструменты, необходимые для управления и обновления множества связанных данных.
Слишком часто люди думают, что Microsoft Access и Excel взаимозаменяемы, и это может привести к серьезным проблемам с данными. Если вы когда-либо работали с кем-то, кто не знает разницы, вы знаете, насколько сложно управлять большими объемами данных в нескольких электронных таблицах. Он не работает и определенно небезопасен.
Если вы не уверены, какое решение является правильным, вот краткое сравнение.
Цель Microsoft Excel
Excel — лучший способ управлять плоскими данными. Это данные, которые легко отследить в одной электронной таблице со столбцами и строками. Прекрасными примерами данных для хранения в Excel являются такие вещи, как клиенты и их контактная информация. Когда вам не нужны никакие другие детали, вам не нужна больше, чем электронная таблица для управления данными.
Это также отличный инструмент для выполнения сложных вычислений, создания сводных таблиц и построения графиков на основе ваших данных. В Excel есть отличные инструменты для работы с плоскими данными. Несмотря на то, что есть некоторые базовые возможности для выполнения более сложных функций, основное внимание всегда следует уделять нескольким основным элементам данных. Вы не должны связывать многочисленные вкладки или рабочие листы. Чем больше вкладок и рабочих листов со связанными данными вы управляете, тем больше вероятность того, что вам нужно переключиться на Microsoft Access.
Цель Microsoft Access
Access позволяет создавать базы данных и управлять ими. Все данные, которые вы храните в базе данных, связаны между собой. Когда у вас много связанных данных, вы храните их в реляционной базе данных.
Одним из самых больших преимуществ Microsoft Access является то, что вы можете писать запросы для извлечения определенных данных для проверки. Вы можете адаптировать запросы, чтобы сосредоточиться на клиенте, типе покупки или данных в определенных местах.
Еще одним важным преимуществом Access является то, что несколько пользователей могут одновременно обновлять базу данных. Поскольку он может быть связан с внешними источниками, вы можете получать данные из нескольких источников. Excel блокирует рабочий лист, когда пользователь находится в файле. Доступ не имеет этого ограничения.
Естественно, время от времени вы будете сталкиваться с проблемами при использовании Access. Если вы пытаетесь очистить свои данные или столкнулись с проблемами безопасности, вы можете попробовать восстановить файл доступа так что вы не потеряете слишком много данных или времени.
Наконец, в Access есть лучший механизм защиты данных. В случае, если данные lost, вам будет легче восстановить его. Вы также можете зашифровать свою базу данных, чтобы предотвратить несанкционированное вмешательство пользователей в ваши данные.
Работаем вместе
В конечном счете, лучший способ использовать эти продукты Microsoft — это координировать их друг с другом. Вы должны управлять и хранить все свои данные в Microsoft Access. Запросы, которые вы можете выполнить, затем экспортируются в Excel. С Excel вы можетеtart манипулировать и представлять ваши данные таким образом, чтобы это имело смысл, не изменяя данные, стоящие за ними.
Об авторе:
Виктор Рен — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая восстановить xlsx и программные продукты для восстановления слов. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com
Оставьте комментарий