Как автоматически экспортировать информацию о вложениях входящих электронных писем Outlook в книгу Excel

Некоторые пользователи хотели бы автоматически записывать информацию о вложениях в каждом входящем электронном письме. В этой статье мы поделимся быстрым временем, чтобы понять это с легкостью.

Если вы привыкли экспортировать информацию о вложении каждого входящего сообщения электронной почты Outlook в файл Excel, возможно, вам понадобятся некоторые подходы, которые позволяют Outlook автоматически выполнять эту работу. Таким образом, вы можете избавиться от отслеживания вложений вручную. К счастью, хотя Outlook не предоставляет такой прямой функции, вы все равно можете реализовать ее с помощью небольшого количества сценариев. Сейчас мы научим вас шаг за шагом.

Автоматический экспорт информации о вложениях входящих электронных писем в Excel

1. Сначала запустите приложение Outlook.
2. Затем перейдите в редактор VBA через «Alt + F11».
3. Затем скопируйте следующий код VBA в модуль.

Sub AutoExportAttachmentInfo(objMail As Outlook.MailItem) Dim objExcelApp As Excel.Application Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet Dim nLastRow As Integer Dim objAttachment As Outlook.Attachment If objMail.Attachments.Count > 0 Then 'Изменить путь в конкретный файл Excel strExcelFile = "E:\Attachment Info.xlsx" Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application") objExcelApp.Visible = True Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile) Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets( "Sheet1") 'Экспорт информации о вложении в Excel для каждого objAttachment в objMail.Attachments nLastRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1 с objExcelWorksheet .Cells(nLastRow, 1 ) = objMail.Subject .Cells(nLastRow, 2) = objMail.SenderEmailAddress .Cells(nLastRow, 3) = objAttachment.FileName .Cells(nLastRow, 4) = objMail.ReceivedTime End With Next objExcelWorksheet.Columns("A:C" ).AutoFit objExcelWorkbook.Close True objExcelApp.Quit End If End Sub

4. После этого выйдите из редактора VBA.
5. Затем создайте правило для автоматического запуска этого макроса при каждом входящем электронном письме.

• Прежде всего, перейдите в меню «Файл».
• Затем нажмите кнопку «Управление правилами и оповещениями».
• В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите «Новое правило».
• В диалоговом окне «Мастер правил» выберите «Применить правило к сообщениям, которые я получаю» и нажмите «Далее».
• Затем установите условия правила в соответствии с вашими потребностями и нажмите «Далее».
• На шаге «Выбор действий» выберите «Запустить сценарий» и выберите сценарий «AutoExportAttachmentInfo».
• Наконец, следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить настройку правила.

6. С этого момента каждый раз, когда в ваш почтовый ящик поступает новое электронное письмо, если оно содержит какие-либо вложения, Outlook будет автоматически экспортировать информацию о вложениях в предопределенный файл Excel.

Никогда не загружайте подозрительные вложения

Получали ли вы когда-нибудь электронные письма от неизвестных отправителей и содержащие вложения? Обычно рекомендуется не доверять таким вложениям, поскольку они могут быть с вирусами. Пока вы загружаете их, ваши данные Outlook могут быть заражены. В этот момент вам нужно будет исправить Outlook файл. Это, по общему признанию, запутанно, если вы не прибегаете к опытному инструменту для ремонта, такому как DataNumen Outlook Repair.

Об авторе:

Ширли Чжан — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая оправляться Sql Server и программные продукты для ремонта Outlook. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com