În cazul în care te descurci
mai multe proiecte în biroul dvs., este foarte probabil să primiți numeroase e-mailuri legate de aceste proiecte în căsuța dvs. poștală. De-a lungul unei perioade de timp, devine din ce în ce mai dificil pentru dvs. să urmăriți conversațiile pe care le-ați avut legate de un proiect individual. Cu toate acestea, cu Outlook, este ușor să vă organizați conversațiile și să înregistrați e-mailurile într-un mod ordonat. Să ne uităm la câteva sfaturi practice pentru a obține același lucru.
Creați foldere separate pentru a stoca e-mailurile pentru fiecare proiect la care lucrați
Pentru început, ar trebui să creați foldere separate pentru fiecare proiect în derulare pe care îl gestionați în prezent în Outlook. Odată ce primiți un e-mail legat de un anumit proiect, îl puteți separa din Inbox și îl puteți muta în folderul său relevant.
Utilizați reguli pentru a filtra e-mailurile în dosare relevante
În Ms Outlook puteți crea reguli pentru a transfera e-mailuri care poartă un anumit subiect. În mod ideal, ar trebui să încurajați toți membrii echipei să includă numele proiectului în subiectul e-mailului, iar acest lucru va permite separarea automată a e-mailurilor cu ajutorul regulilor.
Creați categorii pentru fiecare proiect și asociați-le cu culori unice
Aplicația Ms Outlook vă permite să creați categorii care pot fi folosite pentru a identifica e-mailurile în timp util. De asemenea, puteți asocia o anumită culoare unei anumite categorii, ceea ce vă va permite să sortați e-mailurile într-un mod eficient. Cu toate acestea, mai întâi trebuie să creați categorii unice pentru a vă organiza e-mailurile. Pentru a face acest lucru, puteți face clic pe Categorizare din meniul barei de instrumente și apoi apăsați pe Toate categoriile. Apoi puteți alege dintr-una dintre categoriile existente și le puteți redenumi cu un nume semnificativ. Mai mult, puteți alege să schimbați culoarea asociată categoriei menționate. Outlook vă permite chiar să asociați o tastă de comandă rapidă unei categorii individuale. Este important să aveți o categorie creată pentru fiecare dintre proiectele dvs. continue, astfel încât să le puteți eticheta cu ușurință. Odată ce lista de categorii a fost creată, puteți face clic dreapta pe orice e-mail și faceți clic pe categorii. Din ecranul pop-up puteți alege categoria relevantă și o puteți aplica e-mailului. De altfel, ecranul pop-up conține un link către lista de categorii principale, doar în cazul în care doriți să modificați oricare dintre elementele acesteia.
Nu vă pierdeți e-mailurile din cauza unei blocări Outlook - Recuperați-le înapoi
În cazul în care întâmpinați vreodată o blocare completă a Outlook, datele dvs. de e-mail pot deveni inaccesibile. Într-un astfel de scenariu singura opțiune înainte de tine implică recuperarea datelor de e-mail cu ajutorul unui reparatie pst instrument de genul DataNumen Outlook Repair. Această aplicație versatilă vine încărcată cu most algoritm perceptibil și avansat conceput pentru a prelua date PST din fișiere complet eronate. Aplicația este, de asemenea, echipată pentru a aborda o multitudine de tipuri de media și funcționează ca un vis chiar și pe unitățile de mașini virtuale.
Introducerea autorului:
Alan Chen este președintele și președintele DataNumen, Inc., care este lider mondial în tehnologiile de recuperare a datelor, inclusiv recuperare sql și produse software de reparații Outlook. Pentru mai multe informații vizitați www.datanumen.com