În timp ce Excel este un instrument perfect atâta timp cât datele dumneavoastră pot fi menținute în liste simple, în momentul în care trebuie să gestionați date mai complexe sau să faceți modificări frecvente în date, este mai bine să utilizați baza de date Microsoft Access. Desigur, s-ar putea să fie nevoie să faceți schimb de date între foile de calcul Excel și baza de date Access pentru a prezenta în mod convenabil unele date sau până când toate datele sunt gestionate în Access.
Foile de calcul Excel sunt excelente pentru a gestiona baze de date care pot fi întreținute sub formă de liste. De exemplu, o bază de date cu CD-urile sau DVD-urile pe care le aveți este probabil întreținută cu ușurință în Excel. Pe de altă parte, întreprinderile mici și mijlocii ar putea avea nevoie să țină evidența clienților, a vânzărilor și a inventarului de produse. Nu numai că datele sunt mai complexe și necesită modificări frecvente, dar este posibil să fie nevoie adesea să combinați date din diferite surse. Microsoft Access este un instrument minunat de baze de date care poate fi folosit pentru baze de date mici, precum și pentru baze de date destul de mari. Este ușor să construiți bazele de date și să modificați datele în Access. În plus, există funcții puternice încorporate în Access care îl ajută să protejeze datele din bazele de date și să efectueze o recuperare Access atunci când este nevoie.
- Dacă doriți să creați o vizualizare rapidă a doar câteva înregistrări din Microsoft Access, puteți pur și simplu să copiați datele dintr-o vizualizare a foii de date în Access și apoi să lipiți datele în Excel. Dacă doriți să aveți o copie statică a unei cantități mari de date dintr-o bază de date Access, puteți salva datele dintr-un tabel, formular sau raport Access și le puteți copia într-o foaie de lucru Excel. Aceste metode funcționează bine atunci când nu trebuie să reîmprospătați conținutul foii de lucru Excel de fiecare dată când există o modificare a datelor Access.
- Dacă doriți ca datele din foaia de lucru Excel să fie conectate la datele Access, astfel încât de fiecare dată când datele din baza de date Access se modifică, și datele Excel să se reîmprospăteze, este posibil să fie necesar să creați o conexiune Office. De exemplu, puteți stoca toate datele salariale ale angajaților dvs. într-o bază de date Access și puteți include doar rezumate lunare într-o foaie de lucru Excel. Dacă există vreo modificare în calculele de salarizare, ar putea exista o modificare și în rezumatele. Folosind o interogare sau o conexiune de date Office, puteți conecta sursa și puteți prelua datele după cum este necesar. Datele din foaia Excel vor fi reîmprospătate atunci când apar modificări în sursă. Desigur, dacă există probleme precum corupția în baza de date Access, aceasta ar putea avea un efect și asupra foii de lucru Excel. Este posibil să trebuiască să reconstruiți foaia de lucru după ce ați efectuat o recuperare Access.
- În mod similar, este posibil să doriți să mutați unele date Excel în mod permanent într-o bază de date Access pentru a profita de numeroasele caracteristici ale Access, cum ar fi capabilitățile multi-utilizator, abilitățile de gestionare a datelor și securitatea. Puteți converti datele dintr-o foaie de lucru Excel în Access prin conversia unei întregi game Excel într-o bază de date Access. Pe de altă parte, este posibil să doriți să rezumați sau să analizați pur și simplu datele dintr-o foaie de lucru Excel. Puteți crea un raport Access care va prelua datele din intervalul specificat în foaia de calcul Excel.
Principala problemă cu baza de date Access este că depinde în întregime de un fișier MDB care poate suferi cu ușurință de corupție. Dacă instrumentele furnizate de Access nu reușesc restaurarea datelor dintr-o bază de date deteriorată, ar trebui să știți cum să efectuați o recuperare Access folosind instrumente terțe, cum ar fi DataNumen Access Repair din DataNumen. Aceste instrumente recuperează date din baze de date foarte deteriorate, inclusiv înregistrări și tabele șterse.