Microsoft Access și Excel nu sunt interschimbabile. Excel este pentru a face față unui set de date mic și concentrat. Access este o bază de date care vă oferă instrumentele necesare pentru gestionarea și actualizarea unei multitudini de date conexe.
De prea multe ori oamenii cred că Microsoft Access și Excel sunt interschimbabile și asta poate duce la unele probleme serioase cu datele. Dacă ați lucrat vreodată cu cineva care nu cunoaște diferența, știți cât de dificil poate fi să gestionați cantități mari de date în câteva foi de calcul. Nu este funcțional și cu siguranță nu este sigur.
Dacă nu sunteți sigur care este soluția potrivită, iată o comparație rapidă.
Scopul Microsoft Excel
Excel este cel mai bun mod de a gestiona datele plate. Acestea sunt date care sunt ușor de urmărit într-o singură foaie de calcul cu coloane și rânduri. Exemple excelente de date de stocat în Excel sunt lucruri precum clienții și informațiile lor de contact. Când nu aveți nevoie de alte detalii, nu aveți nevoie de mai mult de o foaie de calcul pentru a gestiona datele.
Este, de asemenea, un instrument excelent pentru executarea de calcule complexe, crearea de tabele pivot și proiectarea de grafice pe datele dvs. Excel are câteva instrumente grozave care funcționează cu date plate. Deși există o anumită capacitate de bază de a face funcții mai complexe, accentul principal ar trebui să fie întotdeauna pe câteva părți focale de date. Nu ar trebui să legați împreună numeroase file sau foi de lucru. Cu cât mai multe file și foi de lucru cu datele aferente pe care le gestionați, cu atât este mai probabil să aveți nevoie să treceți la Microsoft Access.
Scopul Microsoft Access
Access vă oferă o modalitate de a crea și gestiona baze de date. Datele pe care le stocați într-o bază de date sunt toate legate. Când aveți o mulțime de date înrudite, le păstrați într-o bază de date relațională.
Unul dintre cele mai mari beneficii ale Microsoft Access este că puteți scrie interogări pentru a extrage date specifice pentru examinare. Puteți personaliza interogările pentru a se concentra asupra unui client, a unui tip de achiziție sau a datelor din anumite locații.
Cealaltă mare atracție pentru Access este că mai mulți utilizatori pot actualiza baza de date în același timp. Deoarece poate fi conectat la surse externe, puteți obține date din mai multe surse. Excel blochează foaia de lucru atunci când un utilizator se află în fișier. Accesul nu are această restricție.
Desigur, veți întâmpina probleme din când în când când utilizați Access. Indiferent dacă încercați să vă curățați datele sau dacă v-ați confruntat cu probleme de securitate, puteți încerca reparați fișierul Access pentru a nu pierde prea multe date sau timp.
În cele din urmă, Access are un mecanism mai bun pentru securizarea datelor. În cazul în care datele sunt lost, îl puteți restaura mai ușor. De asemenea, vă puteți cripta baza de date pentru a împiedica utilizatorii neautorizați să vă modifice datele.
Lucrand impreuna
În cele din urmă, cel mai bun mod de a utiliza aceste produse Microsoft este în coordonare între ele. Ar trebui să gestionați și să stocați toate datele dvs. în Microsoft Access. Interogările pe care le puteți rula sunt apoi exportate în Excel. Cu Excel puteți start să manipulați și să vă prezentați datele într-un mod care să aibă sens, fără a modifica datele din spatele lor.
Introducerea autorului:
Victor Ren este expert în recuperarea datelor DataNumen, Inc., care este lider mondial în tehnologiile de recuperare a datelor, inclusiv reparați xlsx și produse software de recuperare a cuvintelor. Pentru mai multe informații vizitați www.datanumen.com
Lasă un comentariu