Embora o Excel seja uma ferramenta perfeita desde que seus dados possam ser mantidos em listas simples, no momento em que você precisa gerenciar dados mais complexos ou fazer alterações frequentes nos dados, é melhor usar o banco de dados do Microsoft Access. Claro, você ainda pode precisar trocar dados entre planilhas do Excel e banco de dados do Access para apresentar alguns dados de forma conveniente ou até que todos os dados sejam gerenciados no Access.
As planilhas do Excel são ótimas para gerenciar bancos de dados que podem ser mantidos na forma de listas. Por exemplo, um banco de dados dos CDs ou DVDs que você possui provavelmente é facilmente mantido no Excel. Por outro lado, pequenas e médias empresas podem precisar manter registros de clientes, vendas e estoque de produtos. Não apenas os dados são mais complexos, exigindo alterações frequentes, mas também pode ser necessário combinar dados de diferentes fontes. O Microsoft Access é uma ferramenta de banco de dados maravilhosa que pode ser usada para bancos de dados pequenos, bem como bancos de dados razoavelmente grandes. É fácil construir os bancos de dados e modificar os dados no Access. Além disso, existem recursos poderosos integrados ao Access que o ajudam a proteger os dados nos bancos de dados e a realizar uma recuperação do Access quando necessário.
- Se você deseja criar uma exibição rápida de apenas alguns registros do Microsoft Access, basta copiar os dados de uma exibição de folha de dados no Access e colar os dados no Excel. Se você deseja ter uma cópia estática de uma grande quantidade de dados de um banco de dados do Access, pode salvar os dados de uma tabela, formulário ou relatório do Access e copiá-los para uma planilha do Excel. Esses métodos funcionam bem quando você não precisa atualizar o conteúdo da planilha do Excel sempre que houver uma alteração nos dados do Access.
- Se você deseja que os dados na planilha do Excel sejam vinculados aos dados do Access para que toda vez que os dados no banco de dados do Access forem alterados, os dados do Excel também sejam atualizados, talvez seja necessário criar uma Conexão do Office. Por exemplo, você pode armazenar todos os dados da folha de pagamento de seus funcionários em um banco de dados do Access e incluir apenas resumos mensais em uma planilha do Excel. Se houver alguma alteração nos cálculos da folha de pagamento, poderá haver alteração nos resumos também. Usando uma consulta ou uma conexão de dados do Office, você pode vincular a fonte e recuperar os dados conforme necessário. Os dados na planilha do Excel serão atualizados quando houver alterações na fonte. Obviamente, se houver problemas como corrupção no banco de dados do Access, isso também poderá afetar a planilha do Excel. Você pode ter que reconstruir a planilha após executar uma recuperação do Access.
- Da mesma forma, você pode querer mover alguns dados do Excel permanentemente para um banco de dados do Access para aproveitar os muitos recursos do Access, como recursos multiusuário, habilidades de gerenciamento de dados e segurança. Você pode converter os dados de uma planilha do Excel para o Access convertendo um intervalo inteiro do Excel em um banco de dados do Access. Por outro lado, talvez você queira simplesmente resumir ou analisar os dados de uma planilha do Excel. Você pode criar um relatório do Access que obterá os dados do intervalo especificado na planilha do Excel.
O principal problema com o banco de dados do Access é que ele depende inteiramente de um arquivo MDB que pode facilmente sofrer corrupção. Se as ferramentas fornecidas pelo Access não forem bem-sucedidas na restauração de dados de um banco de dados danificado, você deve saber como executar uma recuperação do Access usando ferramentas de terceiros, como DataNumen Access Repair da DataNumen. Essas ferramentas recuperam dados de bancos de dados altamente danificados, incluindo registros e tabelas excluídos.