Caso você esteja lidando
vários projetos em seu escritório, é muito provável que você receba inúmeros e-mails relacionados a esses projetos em sua caixa de correio. Com o passar do tempo, torna-se cada vez mais difícil para você acompanhar as conversas que teve relacionadas a um projeto individual. No entanto, com o Outlook é facilmente possível organizar suas conversas e arquivar os e-mails de maneira organizada. Vejamos algumas dicas práticas para conseguir o mesmo.
Crie pastas separadas para armazenar e-mails para cada projeto em que você trabalha
Para começar, você deve criar pastas separadas para cada projeto em andamento no Outlook. Depois de receber um e-mail relacionado a um projeto específico, você pode separá-lo da caixa de entrada e movê-lo para a pasta relevante.
Use regras para filtrar e-mails em pastas relevantes
No MS Outlook, você pode criar regras para transferir e-mails com uma linha de assunto específica. Idealmente, você deve incentivar todos os membros da equipe a incluir o nome do projeto na linha de assunto do e-mail e isso permitirá a separação automática de e-mails com a ajuda de regras.
Crie categorias para cada projeto e associe-as com cores exclusivas
O aplicativo Ms Outlook permite criar categorias que podem ser usadas para identificar e-mails rapidamente. Você também pode associar uma cor específica a uma determinada categoria, o que permitiria classificar os e-mails de maneira eficiente. No entanto, você precisa primeiro criar categorias exclusivas para organizar seus e-mails. Para fazer isso, você pode clicar em Categorizar no menu da barra de ferramentas e clicar em Todas as categorias. Em seguida, você pode escolher uma das categorias existentes e renomeá-las com um nome significativo. Além disso, você pode optar por alterar a cor associada à referida categoria. O Outlook ainda permite que você associe uma tecla de atalho a uma categoria individual. É importante ter uma categoria criada para cada um de seus projetos contínuos para que você possa marcá-los com facilidade. Uma vez que sua lista de categorias esteja no lugar, você pode clicar com o botão direito do mouse em qualquer e-mail e clicar nas categorias. Na tela pop-up, você pode escolher a categoria relevante e aplicá-la ao e-mail. A propósito, a tela pop-up contém um link para a lista principal de categorias, caso você deseje modificar algum de seus elementos.
Não perca seus e-mails devido a uma falha no Outlook - recupere-os
Caso você encontre uma falha completa do Outlook, seus dados de e-mail podem ficar inacessíveis. Nesse cenário, a única opção diante de você envolve a recuperação dos dados do e-mail com a ajuda de um reparo pst ferramenta como DataNumen Outlook Repair. Este aplicativo versátil vem carregado com o most Algoritmo perceptível e avançado projetado para recuperar dados PST de arquivos completamente danificados. O aplicativo também está equipado para lidar com uma infinidade de tipos de mídia e funciona como um sonho, mesmo em unidades de máquinas virtuais.
Introdução do autor:
Alan Chen é presidente e presidente da DataNumen, Inc., líder mundial em tecnologias de recuperação de dados, incluindo recuperação sql e produtos de software de reparo do Outlook. Para mais informações visite www.datanumen.com