A entrada de dados geralmente é automatizada por meio do processo de importação de dados. Esta é uma maneira muito mais simples e eficiente de adicionar grandes quantidades de dados em seu sistema com o menor número de erros.
Embora seja quase uma garantia que alguma entrada manual seja necessária, na maioria das vezes, você poderá automatizar o processo. À medida que um número crescente de registros e dados chegam por meio de formulários on-line e respostas automatizadas, você descobrirá rapidamente que importar os dados não é apenas mais simples, mas também mais preciso do que a entrada manual.
O processo e suas opções
Ao importar dados, você usa um arquivo que contém todos os dados necessários e os carrega em seu banco de dados. Quanto mais dados você tiver, mais eficiente será o método para que um funcionário faça a entrada de dados. Quando você tem 200 registros, cada um com 50 campos, importar os dados não só é mais eficiente, como você não precisa gastar muito tempo verificando se os dados foram inseridos corretamente.
É possível que os campos não estejam alinhados corretamente, seja por um problema de configuração ou algo mais técnico. Se você não tem certeza de qual é o problema e precisa encontrar um reparo de acesso expert, os especialistas podem dar uma olhada e ajudá-lo a resolver seu problema de importação.
O Access oferece várias opções para importar dados para seu banco de dados:
- Use uma de suas tabelas existentes para a importação de dados
- Crie uma nova tabela a partir dos dados
- Vincule os dados na fonte (um arquivo externo) à tabela para que todas as atualizações sejam automáticas
Você vai querer escolher a solução certa para o seu banco de dados. No entanto, a maneira de importar os dados é relativamente uniforme.
Importação de dados com um arquivo CSV
As etapas a seguir orientam você pelo processo, destacando onde as diferentes opções são concluídas. Um arquivo CSV é usado para o exemplo porque é o most arquivo básico e é mais provável que você encontre esse tipo do que os outros. Ele também possui um assistente associado a ele, para que você possa ter uma ideia de como importar arquivos.
- Verifique se o arquivo foi salvo com a extensão .csv.
- Feche o arquivo e a tabela onde deseja importar os dados.
- Vá para a faixa de opções e clique no botão Dados Externos guia, então Arquivo de texto. Como alternativa, você pode clicar com o botão direito na tabela depois de fechá-la e selecionar importação.
- Clique no Procurar botão e selecione o arquivo de origem com os dados que deseja importar e a tabela de destino onde deseja adicionar os dados. Escolha para Anexar uma cópia dos registros à tabela para que você não substitua suas informações existentes. Se você tiver uma nova tabela, isso não será necessário.
- Revise as opções de formatação exibidas e confirme o formato desejado. Assim que terminar, clique Próximo.
- Selecione o delimitador desejado. O Access tentará determinar qual usar, mas você precisará verificá-lo antes de concluir a importação. Se os dados tiverem uma linha de cabeçalho, certifique-se de clicar em A Primeira Linha Contém Nomes de Campo para que a linha não seja importada como dados.
- Clique em Avançado se houver mais colunas do que você precisa importar. Selecione o campo que não deseja incluir na importação. Se quiser importar todas as colunas, você pode pular esta etapa.
- Clique Próximo.
- Clique Acabamento para iniciar o processo.
- Clique Fechar.
- Verifique se os dados importados Vá para a tabela com os dados recém-importados e verifique se os campos acabaram nos locais corretos para os registros.
Introdução do autor:
Victor Ren é um especialista em recuperação de dados em DataNumen, Inc., líder mundial em tecnologias de recuperação de dados, incluindo reparar erro xls e produtos de software de recuperação de palavras. Para mais informações visite www.datanumen.com
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