Microsoft Access e Excel não são intercambiáveis. O Excel é para lidar com um conjunto de dados pequeno e focado. O Access é um banco de dados que fornece as ferramentas necessárias para gerenciar e atualizar uma grande variedade de dados relacionados.
Muitas vezes as pessoas pensam que o Microsoft Access e o Excel são intercambiáveis, e isso pode levar a sérios problemas com os dados. Se você já trabalhou com alguém que não sabe a diferença, sabe como pode ser difícil gerenciar grandes quantidades de dados em algumas planilhas. Não é funcional e definitivamente não é seguro.
Se você não tem certeza de qual é a solução certa, aqui está uma comparação rápida.
O objetivo do Microsoft Excel
O Excel é a melhor maneira de gerenciar dados simples. São dados facilmente rastreados em uma única planilha com colunas e linhas. Grandes exemplos de dados para armazenar no Excel são coisas como clientes e suas informações de contato. Quando você não precisa de nenhum outro detalhe, não precisa de mais do que uma planilha para gerenciar os dados.
Também é uma ótima ferramenta para executar cálculos complexos, criar tabelas dinâmicas e projetar gráficos em seus dados. O Excel tem algumas ótimas ferramentas que funcionam com dados simples. Embora haja alguma capacidade básica para executar funções mais complexas, o foco principal deve sempre estar em algumas partes focais dos dados. Você não deve amarrar várias guias ou planilhas. Quanto mais guias e planilhas com os dados relacionados você gerenciar, mais provável será que você precise mudar para o Microsoft Access.
A finalidade do Microsoft Access
O Access oferece uma maneira de criar e gerenciar bancos de dados. Os dados que você armazena em um banco de dados estão todos relacionados. Quando você tem muitos dados relacionados, você os mantém em um banco de dados relacional.
Um dos maiores benefícios do Microsoft Access é que você pode escrever consultas para extrair dados específicos para revisão. Você pode personalizar as consultas para focar em um cliente, um tipo de compra ou dados em locais específicos.
A outra grande atração do Access é que vários usuários podem atualizar o banco de dados ao mesmo tempo. Como pode ser vinculado a fontes externas, você pode obter dados de várias fontes. O Excel bloqueia a planilha quando um usuário está no arquivo. O acesso não tem essa restrição.
Naturalmente, você terá problemas de vez em quando ao usar o Access. Se você está tentando limpar seus dados ou enfrentou problemas de segurança, pode tentar reparar arquivo de acesso para que você não perca muitos dados ou tempo.
Finalmente, o Access tem um mecanismo melhor para proteger os dados. Caso os dados sejam lost, você pode restaurá-lo mais facilmente. Você também pode criptografar seu banco de dados para impedir que usuários não autorizados adulterem seus dados.
Trabalhando juntos
Em última análise, a melhor maneira de usar esses produtos da Microsoft é em coordenação entre si. Você deve gerenciar e armazenar todos os seus dados no Microsoft Access. As consultas que você pode executar são exportadas para o Excel. Com o Excel você podetart para manipular e apresentar seus dados de uma forma que faça sentido sem alterar os dados por trás deles.
Introdução do autor:
Victor Ren é um especialista em recuperação de dados em DataNumen, Inc., líder mundial em tecnologias de recuperação de dados, incluindo consertar xlsx e produtos de software de recuperação de palavras. Para mais informações visite www.datanumen.com
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