Neste artigo, entendemos o conceito de Sistema de Gerenciamento de Documentos, juntamente com dicas para criá-lo no MS Access
Os principais requisitos para o bom funcionamento de uma empresa envolvem uma gestão eficiente de todos os ativos e recursos. Ao lidar com dados, não exigimos apenas gerenciamento, mas gerenciamento eficaz de documentos. Isso é semelhante ao conceito de Sistema de Gerenciamento de Conteúdo e faz parte dos Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo. O DMS envolve a criação de sistemas de gerenciamento que podem ser usados para gerenciar documentos digitais de maneira eficaz, de forma que não apenas facilite o processo de armazenamento, mas também reduza a necessidade de papel. O sistema criado também deve ser capaz de permitir o rastreamento eficiente de todas as alterações feitas.
Usando o MS Access para um DMS eficaz
Criar um DMS eficaz não será possível se você não estiver usando o aplicativo certo para o mesmo. O MS Access fornece a seus usuários bancos de dados que podem atuar como modelos para a construção do DMS de sua escolha, que pode ser usado para executar todas as tarefas cruciais de edição e visualização, além de apenas armazenar os dados com segurança.
Esses bancos de dados vêm com vários recursos que os tornam extremamente fáceis de usar pelo usuário. Os dados existentes em seus bancos de dados do Access podem ser importados para esses modelos, com a ajuda da função 'Classificação'. Para compartilhar o DMS entre vários usuários presentes na rede, você pode fazer uso da função 'Splitting'. Permitindo assim que os usuários trabalhem e compartilhem simultaneamente o documento.
Dada a seguir estão cinco dicas cruciais que irão ajudá-lo a criar um DMS eficaz.
Ao tentar criar um DMS eficaz, existem algumas dicas que sempre precisamos ter em mente, 5 delas são fornecidas abaixo.
- Tenha Metadados Suficientes – Certifique-se de que o DMS é capaz de acessar os metadados de todos os documentos que deve gerenciar. Às vezes, o DMS extrai automaticamente os metadados do documento e, às vezes, pode ser necessário fornecê-los manualmente.
- Garantir a Integração Adequada de Documentos – Um DMS deve fornecer acesso contínuo a aplicativos relacionados, para que você possa recuperar documentos do repositório do sistema. Portanto, certifique-se de que o DMS criado esteja bem integrado aos principais aplicativos.
- Capturar imagens de documentos – O DMS faz uso de imagens de documentos que foram obtidos por dispositivos conectados, como scanners, impressoras multifuncionais e muito mais. Certifique-se de que essas imagens sejam bem capturadas.
- Indexação adequada – Você não poderá recuperar os documentos necessários se o índice do DMS não for criado corretamente. Certifique-se de que todos os objetos-chave façam parte do índice e que ele seja abrangente e não complexo.
- Manter a segurança dos documentos – Uma das principais coisas que você nunca deve subestimar inclui a segurança do DMS. Certifique-se de que todos os principais mecanismos de segurança estejam em vigor e apenas as pessoas importantes tenham acesso ao sistema. Esta é uma daquelas dicas que, se não implementadas corretamente, podem fazer com que todo o esforço seja desperdiçado. Faça questão também de garantir a segurança dos dados armazenados no aplicativo Access, investindo em um reparo de acesso ferramenta.
Introdução do autor:
Vivian Stevens é especialista em recuperação de dados em DataNumen, Inc., líder mundial em tecnologias de recuperação de dados, incluindo recuperação sql e produtos de software de recuperação do Excel. Para mais informações visite www.datanumen.com