Na wypadek, gdybyś zajmował się
kilka projektów w Twoim biurze, jest bardzo prawdopodobne, że w Twojej skrzynce pocztowej pojawią się liczne e-maile związane z tymi projektami. Z biegiem czasu śledzenie rozmów związanych z indywidualnym projektem staje się coraz trudniejsze. Jednak w programie Outlook można łatwo organizować rozmowy i porządkować wiadomości e-mail. Spójrzmy na kilka praktycznych wskazówek, aby osiągnąć to samo.
Utwórz osobne foldery do przechowywania wiadomości e-mail dla każdego projektu, nad którym pracujesz
Na początek powinieneś utworzyć osobne foldery dla każdego trwającego projektu, który obecnie obsługujesz w Outlooku. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail dotyczącą konkretnego projektu, możesz ją oddzielić od skrzynki odbiorczej i przenieść do odpowiedniego folderu.
Użyj reguł, aby filtrować wiadomości e-mail do odpowiednich folderów
W programie Ms Outlook możesz tworzyć reguły przesyłania wiadomości e-mail o określonym temacie. Najlepiej byłoby zachęcić wszystkich członków zespołu do umieszczenia nazwy projektu w temacie wiadomości e-mail, co pozwoli na automatyczne oddzielanie wiadomości e-mail za pomocą reguł.
Utwórz kategorie dla każdego projektu i skojarz je z unikalnymi kolorami
Aplikacja Ms Outlook umożliwia tworzenie kategorii, które mogą służyć do identyfikacji e-maili w krótkim czasie. Możesz także przypisać określony kolor do danej kategorii, co pozwoliłoby na efektywne sortowanie wiadomości e-mail. Najpierw jednak musisz utworzyć unikalne kategorie w celu uporządkowania wiadomości e-mail. Aby to zrobić, możesz kliknąć Kategoryzuj w menu paska narzędzi, a następnie nacisnąć Wszystkie kategorie. Następnie możesz wybrać jedną z istniejących kategorii i zmienić ich nazwę, nadając im zrozumiałą nazwę. Ponadto możesz zmienić kolor związany z daną kategorią. Outlook umożliwia nawet powiązanie klawisza skrótu z indywidualną kategorią. Ważne jest, aby mieć kategorię utworzoną dla każdego z ciągłych projektów, aby można było je łatwo oznaczać. Po utworzeniu listy kategorii możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny e-mail i kliknąć kategorie. Z wyskakującego ekranu możesz wybrać odpowiednią kategorię i zastosować ją do wiadomości e-mail. Nawiasem mówiąc, wyskakujący ekran zawiera link do głównej listy kategorii, na wypadek gdybyś chciał zmodyfikować którykolwiek z jej elementów.
Nie trać wiadomości e-mail z powodu awarii programu Outlook - odzyskaj je
Jeśli kiedykolwiek wystąpi całkowita awaria programu Outlook, Twoje dane e-mail mogą stać się niedostępne. W takim scenariuszu jedyną opcją przed Tobą jest odzyskanie danych e-mail za pomocą pliku naprawa pst narzędzie jak DataNumen Outlook RepairTa wszechstronna aplikacja jest wyposażona w najbardziej intuicyjny i zaawansowany algorytm, zaprojektowany do odzyskiwania danych PST z całkowicie uszkodzonych plików. Aplikacja obsługuje również wiele typów multimediów i działa bez zarzutu nawet na dyskach maszyn wirtualnych.
Wprowadzenie autora:
Alan Chen jest prezesem i przewodniczącym DataNumen, Inc., która jest światowym liderem w technologiach odzyskiwania danych, w tym odzyskiwanie sql i oprogramowanie do naprawy programu Outlook. po więcej informacji odwiedź www.datanumen.com