Microsoft Access og Excel er ikke utskiftbare. Excel er for å håndtere et lite, fokusert datasett. Access er en database som gir deg verktøyene som kreves for å administrere og oppdatere et vell av relaterte data.
Altfor ofte tror folk at Microsoft Access og Excel er utskiftbare, og det kan føre til alvorlige problemer med data. Hvis du noen gang har jobbet med noen som ikke vet forskjellen, vet du hvor vanskelig det kan være å administrere store mengder data i noen få regneark. Det er ikke funksjonelt, og det er definitivt ikke sikkert.
Hvis du ikke er sikker på hva som er den riktige løsningen, her er en rask sammenligning.
Formålet med Microsoft Excel
Excel er den beste måten å administrere flate data på. Dette er data som enkelt spores i ett enkelt regneark med kolonner og rader. Gode eksempler på data å lagre i Excel er ting som kunder og deres kontaktinformasjon. Når du ikke trenger andre detaljer, trenger du ikke mer enn et regneark for å administrere dataene.
Det er også et flott verktøy for å utføre komplekse beregninger, lage pivottabeller og designe grafer på dataene dine. Excel har noen flotte verktøy som fungerer med flate data. Selv om det er noen grunnleggende evner til å utføre mer komplekse funksjoner, bør hovedfokus alltid være på noen få sentrale data. Du bør ikke knytte sammen mange faner eller regneark. Jo flere faner og regneark med relaterte data du administrerer, jo mer sannsynlig er det at du må bytte til Microsoft Access.
Formålet med Microsoft Access
Access gir deg en måte å opprette og administrere databaser på. Dataene du lagrer i en database er relatert. Når du har mye relatert data, holder du det i en relasjonsdatabase.
En av de største fordelene med Microsoft Access er at du kan skrive spørringer for å hente spesifikke data for gjennomgang. Du kan skreddersy søkene for å fokusere på en klient, en type kjøp eller data på bestemte steder.
Det andre store trekkplasteret til Access er at flere brukere kan oppdatere databasen samtidig. Siden det kan kobles til eksterne kilder, kan du hente data fra flere kilder. Excel låser regnearket når en bruker er i filen. Tilgang har ikke denne begrensningen.
Naturligvis vil du støte på problemer fra tid til annen når du bruker Access. Enten du prøver å rydde opp i dataene dine eller har hatt sikkerhetsproblemer, kan du prøve reparer Access-fil slik at du ikke mister for mye data eller tid.
Til slutt har Access en bedre mekanisme for å sikre data. I tilfelle data er lost, kan du lettere gjenopprette den. Du kan også kryptere databasen din for å forhindre at uautoriserte brukere tukler med dataene dine.
Jobber sammen
Til syvende og sist er den beste måten å bruke disse Microsoft-produktene på i koordinering med hverandre. Du bør administrere og lagre alle dataene dine i Microsoft Access. Spørringene du kan kjøre eksporteres deretter til Excel. Med Excel kan du start å manipulere og presentere dataene dine på en måte som gir mening uten å endre dataene bak.
Forfatterintroduksjon:
Victor Ren er en datagjenopprettingsekspert innen DataNumen, Inc., som er verdensledende innen datagjenopprettingsteknologier, inkludert reparer xlsx og programvareprodukter for ordgjenoppretting. For mer informasjon besøk www.datanumen. Med
Legg igjen en kommentar