Selv om Excel er et perfekt verktøy så lenge dataene dine kan opprettholdes i enkle lister, er det bedre å bruke Microsoft Access-databasen i det øyeblikket du må administrere mer komplekse data eller gjøre hyppige endringer i dataene. Selvfølgelig kan det hende du fortsatt må utveksle data mellom Excel-regneark og Access-database for å enkelt presentere noen data eller til alle dataene er administrert i Access.
Excel-regneark er flotte for å administrere databaser som kan vedlikeholdes i form av lister. For eksempel er en database med CD-er eller DVD-er du har sannsynligvis lett å vedlikeholde i Excel. På den annen side kan små og mellomstore bedrifter ha behov for å holde oversikt over kunder, salg og produktbeholdning. Ikke bare er dataene mer komplekse og krever hyppige endringer, men du må ofte kombinere data fra forskjellige kilder. Microsoft Access er et fantastisk databaseverktøy som kan brukes til små databaser så vel som ganske store databaser. Det er enkelt å bygge databasene og endre dataene i Access. Videre er det kraftige funksjoner innebygd i Access som hjelper den med å beskytte dataene i databaser og utføre en Access-gjenoppretting når behovet oppstår.
- Hvis du vil lage en rask oversikt over bare noen få poster fra Microsoft Access, kan du ganske enkelt kopiere dataene fra en dataarkvisning i Access og deretter lime inn dataene i Excel. Hvis du ønsker å ha en statisk kopi av en stor mengde data fra en Access-database, kan du lagre dataene fra en Access-tabell, skjema eller rapport og kopiere dem til et Excel-regneark. Disse metodene fungerer bra når du ikke trenger å oppdatere innholdet i Excel-regnearket hver gang det er en endring i Access-dataene.
- Hvis du vil at dataene i Excel-regnearket skal kobles til Access-dataene, slik at Excel-dataene også oppdateres hver gang dataene i Access-databasen endres, må du kanskje opprette en Office-tilkobling. Du kan for eksempel lagre alle ansattes lønnsdata i en Access-database og bare inkludere månedlige sammendrag i et Excel-regneark. Hvis det er endringer i lønnsberegningene, kan det også bli endringer i sammendragene. Ved å bruke en spørring eller en Office-datatilkobling kan du koble kilden og hente data etter behov. Dataene i Excel-arket vil bli oppdatert når det er endringer i kilden. Selvfølgelig, hvis det er problemer som korrupsjon i Access-databasen, kan det også ha en effekt på Excel-regnearket. Du må kanskje rekonstruere regnearket etter å ha utført en Access-gjenoppretting.
- På samme måte vil du kanskje flytte noen Excel-data permanent inn i en Access-database for å dra nytte av de mange funksjonene i Access, som flerbrukerfunksjoner, databehandlingsevner og sikkerhet. Du kan konvertere dataene fra et Excel-regneark til Access ved å konvertere et helt Excel-område til en Access-database. På den annen side vil du kanskje bare oppsummere eller analysere dataene fra et Excel-regneark. Du kan opprette en Access-rapport som tar dataene fra området spesifisert i Excel-regnearket.
Hovedproblemet med Access-databasen er at den avhenger helt av én MDB-fil som lett kan lide av korrupsjon. Hvis verktøyene levert av Access viser seg å ikke lykkes med å gjenopprette data fra en skadet database, bør du vite hvordan du utfører en Access-gjenoppretting ved hjelp av tredjepartsverktøy som f.eks. DataNumen Access Repair fra DataNumen. Disse verktøyene gjenoppretter data fra svært skadede databaser, inkludert slettede poster og tabeller.