I tilfelle du håndterer
flere prosjekter på kontoret ditt, er det svært sannsynlig at du vil motta mange e-poster relatert til disse prosjektene i postkassen din. Over en periode blir det stadig vanskeligere for deg å spore samtalene du hadde knyttet til et enkelt prosjekt. Men med Outlook er det lett mulig å organisere samtalene dine og arkivere e-postene på en ryddig måte. La oss se på noen praktiske tips for å oppnå det samme.
Lag separate mapper for å lagre e-poster for hvert prosjekt du jobber med
Til å begynne med bør du opprette separate mapper for hvert pågående prosjekt som du for øyeblikket håndterer i Outlook. Når du mottar en e-post relatert til et spesifikt prosjekt, kan du skille den fra innboksen og flytte den til den relevante mappen.
Bruk regler for å filtrere e-poster inn i relevante mapper
I Ms Outlook kan du lage regler for å overføre e-poster som har en bestemt emnelinje. Ideelt sett bør du oppfordre alle teammedlemmer til å inkludere prosjektnavnet i e-postens emnelinje, og dette vil tillate automatisk separering av e-poster ved hjelp av regler.
Lag kategorier for hvert prosjekt og assosier dem med unike farger
Ms Outlook-applikasjonen lar deg lage kategorier som kan brukes til å identifisere e-poster på kort tid. Du kan også knytte spesifikk farge til en gitt kategori som vil tillate deg å sortere gjennom e-poster på en effektiv måte. Du må imidlertid først lage unike kategorier for å organisere e-postene dine. For å gjøre det kan du klikke på Kategoriser i verktøylinjemenyen og deretter trykke på Alle kategorier. Deretter kan du velge fra en av de eksisterende kategoriene og gi dem et meningsfylt navn. Dessuten kan du velge å endre fargen knyttet til den nevnte kategorien. Outlook lar deg til og med knytte en snarveistast til en individuell kategori. Det er viktig å lage en kategori for hvert av dine kontinuerlige prosjekter slik at du enkelt kan merke dem. Når kategorilisten din er på plass, kan du høyreklikke på hvilken som helst e-post og klikke på kategorier. Fra popup-skjermen kan du velge den relevante kategorien og bruke den på e-posten. Forresten inneholder popup-skjermen en lenke til hovedkategorilisten, i tilfelle du ønsker å endre noen av elementene i den.
Ikke mist e-postene dine på grunn av et Outlook-krasj – Gjenopprett dem
I tilfelle du noen gang støter på en fullstendig Outlook-krasj, kan e-postdataene dine bli utilgjengelige. I et slikt scenario innebærer det eneste alternativet før du gjenoppretting av e-postdataene ved hjelp av en pst reparasjon verktøy som DataNumen Outlook Repair. Denne allsidige applikasjonen kommer lastet med most merkbar og avansert algoritme designet for å hente PST-data fra fullstendig ødelagte filer. Applikasjonen er også utstyrt for å takle en mengde medietyper og fungerer som en drøm selv på virtuelle maskinstasjoner.
Forfatterintroduksjon:
Alan Chen er president og styreleder i DataNumen, Inc., som er verdensledende innen datagjenopprettingsteknologier, inkludert sql utvinning og Outlook-reparasjonsprodukter. For mer informasjon besøk www.datanumen. Med