I denne artikkelen forstår vi konseptet med Document Management System, sammen med tips for å lage det i MS Access
Nøkkelkrav for at et selskap skal fungere jevnt, innebærer effektiv forvaltning av alle eiendeler og ressurser. Når vi arbeider med data, krever vi ikke bare administrasjon, men effektiv dokumenthåndtering. Dette ligner på konseptet Content Management System og er en del av Enterprise Content Management Systems. DMS innebærer å bygge styringssystemer som kan brukes til å effektivt administrere digitale dokumenter på en måte som ikke bare letter lagringsprosessen, men også reduserer behovet for papir. Det opprettede systemet skal også kunne tillate effektiv sporing av alle endringer som er gjort.
Bruke MS Access for effektiv DMS
Å lage en effektiv DMS vil ikke være mulig hvis du ikke bruker riktig applikasjon for det samme. MS Access gir sine brukere databaser som kan fungere som maler for å bygge DMS etter eget valg, som kan brukes til å utføre alle viktige oppgaver med redigering og visning bortsett fra bare å lagre dataene trygt.
Disse databasene kommer med flere funksjoner som gjør dem ekstremt enkle for brukeren å benytte seg av. De eksisterende dataene i Access-databasene dine kan importeres til disse malene ved hjelp av 'Klassifisering'-funksjonen. For å dele DMS mellom flere brukere som er tilstede på nettverket, kan du bruke funksjonen 'Splitting'. Dermed kan brukerne jobbe og dele dokumentet samtidig.
Nedenfor er fem viktige tips som vil hjelpe deg med å lage et effektivt DMS.
Når du prøver å lage en effektiv DMS, er det visse tips som vi alltid må huske på, 5 av dem er gitt nedenfor.
- Ha nok metadata – Sørg for at DMS er i stand til å få tilgang til metadataene til alle dokumenter den skal administrere. Noen ganger vil DMS automatisk trekke ut metadata fra dokumentet, og noen ganger må du oppgi det manuelt.
- Sørg for riktig integrering av dokumenter – Et DMS skal også gi deg sømløs tilgang til relaterte applikasjoner, slik at du kan hente dokumenter fra systemlageret. Så sørg for at DMS-en du lager er godt integrert med nøkkelapplikasjoner.
- Ta dokumentbilder – DMS bruker bilder av dokumenter som er tatt av tilkoblede enheter som skannere, multifunksjonsskrivere og mer. Sørg for at disse bildene er godt fanget.
- Riktig indeksering – Du vil ikke kunne hente nødvendige dokumenter hvis indeksen til DMS ikke er riktig opprettet. Sørg for at alle nøkkelobjekter er en del av indeksen, og at den er omfattende og ikke kompleks.
- Oppretthold dokumentsikkerhet – En av de viktigste tingene du aldri bør ta for gitt inkluderer sikkerheten til DMS. Sørg for at alle viktige sikkerhetsmekanismer er på plass og at bare de viktige personene har tilgang til systemet. Dette er et av de tipsene som hvis det ikke implementeres riktig, kan gjøre at hele innsatsen går til spille. Gjør det også til et poeng å sikre sikkerheten til data som er lagret i Access-applikasjonen ved å investere i en Tilgang reparasjon verktøyet.
Forfatterintroduksjon:
Vivian Stevens er en datagjenopprettingsekspert innen DataNumen, Inc., som er verdensledende innen datagjenopprettingsteknologier, inkludert sql utvinning og excel-programvareprodukter for gjenoppretting. For mer informasjon besøk www.datanumen. Med
1