Denne artikkelen fokuserer på enkel praksis som kan holde MS Word-filene dine sunne og spare deg for smerten ved tap av data.
Å utarbeide dokumenter kan være kjedelig og tidkrevende. Dette gjør det ekstremt smertefullt å miste arbeidet på grunn av datakorrupsjon. Selv om du kan bruke topp datagjenopprettingsverktøy som DataNumen Ordreparasjon for å få tilbake dokumentene dine, er det alltid nyttig å forhindre tap.
Her er en titt på noen beste fremgangsmåter du kan bruke for å unngå tap av informasjon som er lagret i MS Word-dokumentene dine.
1. Bruk gjeldende versjoner av MS Word
Nå og da slipper Microsoft nye versjoner av MS Office-pakken som kommer med forbedret tekstbehandler. Hvis du fortsetter å bruke eldre .doc-versjoner, er det stor sjanse for at dokumentene dine blir ødelagt. Dette er på grunn av en myriade av problemer som inkompatibilitet med nyere versjoner av Windows. Dessuten støtter ikke Microsoft versjoner som har nådd slutten av livssyklusen. Dette betyr at du ikke får rettelser på eventuelle feil du måtte komme over. Derfor er det bedre å beholde nylige .docx-kopier av filene dine. Om nødvendig kan du alltid lagre dem som .doc-filer og dele dem med interessentene dine.
2. Ikke arbeid lenge uten å lagre arbeidet ditt
En feil folk gjør er å jobbe kontinuerlig uten å lagre arbeidet sitt. I tilfelle en brå systemfeil eller strømbrudd, er det en sannsynlighet for å miste deler av eller hele arbeidet ditt. Selv om funksjonen for automatisk lagring lar deg gjenopprette deler av arbeidet ditt, er det ikke garantert at du får det. For å unngå slikt, gjør det til en vane å lagre arbeidet hver gang du pauser.
3. Bruk MS Word Backup-funksjonen
Most folk er kanskje ikke klar over MS Words funksjon for automatisk sikkerhetskopiering. Når det er slått på, genererer systemet en sikkerhetskopifil for Word-dokumentet hver gang du lagrer det. For å aktivere dette alternativet, gå til ordalternativer og under 'lagre'-kategorien, velg 'Opprett alltid sikkerhetskopi'. For å gjenopprette filen, velg Fil > Åpne, og velg deretter "Gjenopprett ulagrede dokumenter" under Nylig. Dette bør ta deg til sikkerhetskopifilen. Mens du er her, endre filtypen til .docx, og du vil ha alt arbeidet ditt tilbake.
4. Bruk "Spor endringer"-funksjonen med måte
I tilfelle du jobber med et lite dokument, si noen få sider, er det greit å spore endringer. Dette kompliserer imidlertid dokumentkoden din ettersom filen blir stor. Dette øker sjansen for at filen din blir ødelagt.
5. Fjern USB-stasjoner trygt
Hvis du overfører Word-dokumentet til en flyttbar stasjon, må du ikke bare koble den fra etter at du er ferdig med å lagre dokumentet. Lukk først dokumentet og 'avmonter' deretter stasjonen på en sikker måte fra datamaskinen før du kobler den fra fysisk. Dette beskytter filen og lagringsenheten din mot mulig korrupsjon.
Final Thoughts
Ved å beholde myke kopier av dokumenter får du rask tilgang og kan enkelt deles. Dessuten er det enkelt å gjøre endringer i dokumenter hvis behovet skulle oppstå. Derfor er det viktig å holde MS Word-dokumentene i god stand. Hvis du følger tipsene som er delt ovenfor, vil du redusere sjansene for å skade dokumentene dine. I tilfelle sikkerhetskopiene dine blir ødelagt, bruk alltid pålitelige datagjenopprettingsverktøy som f.eks DataNumen Word Repair for å gjenopprette filene dine.
Legg igjen en kommentar