In het geval dat u handelt
verschillende projecten in uw kantoor, is het zeer waarschijnlijk dat u talrijke e-mails met betrekking tot deze projecten in uw mailbox zou ontvangen. Na verloop van tijd wordt het voor u steeds moeilijker om de gesprekken die u had met betrekking tot een individueel project te volgen. Met Outlook is het echter eenvoudig mogelijk om uw gesprekken te ordenen en de e-mails op een nette manier te archiveren. Laten we eens kijken naar enkele praktische tips om hetzelfde te bereiken.
Maak aparte mappen om e-mails op te slaan voor elk project waaraan u werkt
Om te beginnen moet u afzonderlijke mappen maken voor elk lopend project dat u momenteel in Outlook uitvoert. Zodra u een e-mail met betrekking tot een specifiek project ontvangt, kunt u deze scheiden van de Inbox en deze naar de relevante map verplaatsen.
Gebruik regels om e-mails in relevante mappen te filteren
In MS Outlook kunt u regels maken om e-mails met een specifieke onderwerpregel over te zetten. In het ideale geval zou u alle teamleden moeten aanmoedigen om de projectnaam op te nemen in de onderwerpregel van de e-mail, zodat e-mails automatisch kunnen worden gescheiden met behulp van regels.
Maak categorieën voor elk project en koppel ze aan unieke kleuren
Met de MS Outlook-toepassing kunt u categorieën maken die kunnen worden gebruikt om e-mails snel te identificeren. U kunt ook een specifieke kleur aan een bepaalde categorie koppelen, zodat u e-mails op een efficiënte manier kunt sorteren. U moet echter eerst unieke categorieën maken om uw e-mails te ordenen. Om dit te doen, klikt u op Categoriseren in het werkbalkmenu en vervolgens op Alle categorieën. Vervolgens kunt u kiezen uit een van de bestaande categorieën en deze hernoemen met een betekenisvolle naam. Bovendien kunt u ervoor kiezen om de kleur van de genoemde categorie te wijzigen. Met Outlook kunt u zelfs een sneltoets aan een afzonderlijke categorie koppelen. Het is belangrijk om een categorie te maken voor elk van uw doorlopende projecten, zodat u ze gemakkelijk kunt taggen. Zodra uw categorielijst op zijn plaats is, kunt u met de rechtermuisknop op een e-mail klikken en op categorieën klikken. Vanuit het pop-upscherm kunt u de relevante categorie kiezen en toepassen op de e-mail. Overigens bevat het pop-upscherm een link naar de hoofdcategorielijst, voor het geval u een van de elementen ervan wilt wijzigen.
Verlies uw e-mails niet door een Outlook-crash - Herstel ze terug
Als u ooit een volledige Outlook-crash tegenkomt, kunnen uw e-mailgegevens ontoegankelijk worden. In een dergelijk scenario is de enige optie voordat u het herstel van de e-mailgegevens met behulp van een pst reparatie tool zoals DataNumen Outlook Repair. Deze veelzijdige applicatie wordt geleverd met de most waarneembaar en geavanceerd algoritme dat is ontworpen om PST-gegevens op te halen uit volledig mislukte bestanden. De applicatie is ook uitgerust om een overvloed aan mediatypes aan te kunnen en werkt als een droom, zelfs op schijven van virtuele machines.
Auteur Introductie:
Alan Chen is president en voorzitter van DataNumen, Inc., de wereldleider in technologieën voor gegevensherstel, waaronder sql herstel en Outlook-reparatiesoftwareproducten. Voor meer informatie bezoek www.datanumen.com