Dit artikel behandelt enkele eenvoudige kruistabelquerytechnieken die kunnen helpen bij het werken in MS Access.
In een notendop kan de Crosstab-query worden gedefinieerd als een matrix, waarin kolomkoppen worden afgeleid van de veldwaarden. Het is de transformatie van gegevensrijen in kolommen. Het omvat gegevensaggregatie zoals de totale som uitgesplitst tussen maanden of producten enz., Waarin deze maanden worden weergegeven door middel van kolommen. Vandaag gaan we het hebben over enkele Crosstab Query-technieken die u kunnen helpen efficiënt te werken met MS Access.
Drie kruistabelzoektechnieken die handig zouden kunnen zijn tijdens het werken aan MS Access zijn:
Kruistabelquery voor het weergeven van rijtotalen
Om de totale berekening weer te geven in een rij die alle kolommen omvat, hoeft de gebruiker alleen een waardeveld toe te voegen als rijkop.
Voorbeeld: als ze in een database van een winkel hun verkopen moeten optellen, moeten ze een ander veld met Verkoop als rijkop toevoegen, waarin de totale verkoop wordt weergegeven.
Gebruikers kunnen ook het totaal onder elk van de kolommen weergeven door de knop in een lint in te voegen. Deze knop bevindt zich op het tabblad Home; u kunt het lokaliseren met pictogram (Σ) in hoofdletters voor sigma.
Geef nullen weer in plaats van spaties
Overal waar de gebruiker geen waarde invoert, worden de kolommen standaard leeg gelaten. Gebruikers kunnen de opdracht Nz () gebruiken als ze in plaats daarvan nullen willen weergeven. Omdat Access uitdrukkingen echter waarschijnlijk verkeerd begrijpt, moeten gebruikers de uitvoer of het resultaat ermee typen. Gebruik dus CCur () voor het omgaan met valuta's, CLng () voor langere getallen (het hele getal) enz.
Typ gewoon Nz () rechtstreeks in de TRANSFORM-clausule en alle spaties worden vervangen door nul.
Geef kolomkoppen op
Merk op dat de kolomtitel wordt verkregen uit een bepaald veld en dat gebruikers alleen de velden kunnen kiezen die relevant zijn voor hun gegevens. Dus als de gebruiker zijn zoekcriteria wil beperken tot verkopen aan een bepaalde klant die in die tijd niets heeft gekocht, wordt zijn veld helemaal niet weergegeven. Als de gebruiker een rapport wil maken met een kruistabel, worden er fouten weergegeven omdat de veldnaam van die klant gewoon verdwijnt.
Om dit probleem op te lossen, moet de gebruiker elke geldige kolomkop invoeren in de eigenschap Kolomkoppen van de kruistabelquery.
- Ga naar het scherm Queryontwerp en selecteer de optie voor het vak Eigenschappen in de menuweergave.
- Zoek en selecteer nu "Column Heading property". (Als u het niet kunt vinden, heeft u de eigenschappen van het veld geopend in plaats van Query-eigenschappen).
- Voeg nu alle mogelijke waarden in de spatie in, die effectief door komma's moeten worden gescheiden. Gebruikers kunnen deze waarden ook scheiden door datumwaarden te gebruiken met # of met aanhalingstekens.
Column Heading Nadelen
- Alle waarden die niet door de gebruiker zijn ingevoegd, worden automatisch uit de opgegeven zoekopdracht verwijderd.
- De velden kunnen alleen worden weergegeven in de volgorde die is opgegeven door de gebruikers, bijv. "Januari", "februari", "maart", ...
Gebruikers kunnen de snelheid van het ontwerpen van rapporten enorm verhogen door de relevante kolomkoppen te vermelden waar het rapport bestaat uit een complexe kruistabelquery zoals de recordbron. Als de gebruiker de kolomkoppen niet specificeert, kan de Microsoft Access-software niet weten welke velden beschikbaar moeten worden gemaakt voor rapporten zonder de volledige query uit te voeren.
Als u een normale MS Access-gebruiker bent, bent u mogelijk een beschadigde mdb of accdb-bestand. Hoewel de standaard herstelfunctie in Access soms uw gegevens kan extraheren, kunnen er gevallen zijn waarin u aanvullende hulp nodig heeft. Om Access-databases volledig te herstellen, investeert u in een professionele tool zoals DataNumen Access Repair.
Auteur Introductie:
Vivian Stevens is een expert op het gebied van gegevensherstel in DataNumen, Inc., de wereldleider in technologieën voor gegevensherstel, waaronder mdf-oplossing en Excel-herstelsoftwareproducten. Voor meer informatie bezoek www.datanumen.com