Kā arhivēt e-pastus programmā Outlook: pilnīga rokasgrāmata [2026]

1. Ievads

1.1 Kas ir e-pasta arhivēšana programmā Outlook?

E-pasta ziņojumu arhivēšana programmā Outlook ir process, kurā e-pasti tiek pārvietoti no galvenās iesūtnes uz noteiktu glabāšanas vietu, lai jūsu pastkaste būtu sakārtota un pārvaldāma. Atšķirībā no e-pasta ziņojumu dzēšanas, arhivēšana tos saglabā turpmākai izmantošanai, vienlaikus atbrīvojot aktīvo darba vietu. Šajā rokasgrāmatā mēs parādīsim, kā arhivēt e-pastus programmā Outlook, izmantojot dažādas metodes.

1.2 Kāpēc arhivēt e-pastus programmā Outlook?

E-pasta arhivēšanai ir vairākas svarīgas priekšrocības:

• Uztur organizāciju: Uztur jūsu iesūtni tīru un koncentrētu uz pašreizējiem e-pastiem, neatgriezeniski nezaudējot vecākus ziņojumus.
• Uzlabo veiktspēju: Samazina iesūtnes nekārtību, padarot Outlook ātrāku un atsaucīgāku.
• Saglabā svarīgu informāciju: Saglabā piekļuvi e-pasta ziņojumiem, kas jums varētu būt nepieciešami uzziņai, atbilstības nodrošināšanai vai uzskaitei.
• Pārvalda krātuvi: Atkarībā no arhivēšanas metodes varat atbrīvot vietu pastkastē un nepārsniegt krātuves ierobežojumus.
• Atvieglo meklēšanu: Arhivētie e-pasti joprojām ir meklējami, ļaujot tos atrast nepieciešamības gadījumā.

2. Dažādu arhivēšanas metožu izpratne programmā Outlook

Outlook piedāvā četras atšķirīgas e-pasta arhivēšanas metodes, katra no tām ir paredzēta dažādiem lietošanas gadījumiem un krātuves prasībām.

2.1 Manuāla arhivēšana iebūvētajā mapē (arhivēšanas poga)

Poga “Arhīvs” pārvieto e-pastus uz iebūvēto arhīva mapi jūsu pastkastē. Tā saglabā e-pastus jūsu galvenajā pastkastē un ir ideāli piemērota iesūtnes sakārtošanai, nesamazinot krātuves izmantošanu. Arhivētie vienumi joprojām ir pieejami visās ierīcēs.

2.2 Manuāla arhivēšana ārējā failā (vecu vienumu tīrīšanas rīks)

Rīks “Notīrīt vecos vienumus” pārvieto e-pastus uz atsevišķu arhīva failu, kas lokāli tiek glabāts jūsu datorā. Šī metode faktiski noņem e-pastus no jūsu pastkastes, atbrīvojot servera krātuves vietu. Tā ir vēlamā opcija, ja nepieciešams samazināt pastkastes lielumu.

2.3 Automātiskā arhivēšana

Automātiskās arhivēšanas funkcija automātiski pārvieto vecākus e-pastus uz lokālu PST failu, pamatojoties uz konfigurējamiem iestatījumiem un novecošanās periodiem. Šī funkcija darbojas pēc grafika un pārvalda pastkastes lielumu bez manuālas iejaukšanās, padarot to ideāli piemērotu lietotājiem, kuri saņem lielu e-pasta apjomu.

2.4 Exchange Server tiešsaistes arhīvs (uzņēmuma funkcija)

Exchange Server tiešsaistes arhivēšana, ko sauc arī par arhivēšanu uz vietas, ir Microsoft 365 mākonī balstīts uzņēmuma klases risinājums, kas serverī darbojas kā atsevišķa pastkaste. Administratori iespējo un pārvalda šo funkciju, kas nodrošina papildu krātuvi, vienlaikus saglabājot arhivētos e-pastus pieejamus no jebkuras ierīces. Ja tiešsaistes arhivēšana ir iespējota, automātiskā arhivēšana tiek automātiski atspējota.

3. Manuāla arhivēšana iebūvētajā mapē (arhīva poga)

3.1 Arhīvs jaunajā Outlook versijā

Lai arhivētu e-pastus, izmantojot pogu Arhīvs jaunajā Outlook versijā:

1. Atlasiet e-pastu vai e-pastus, kurus vēlaties arhivēt.
2. Noklikšķiniet arhīvs rīkjoslā.
3. Parādīsies apstiprinājuma ziņojums. Varat noklikšķināt uz Atpogāt ja nepieciešams.

Piezīme: Jaunā Outlook versija neatbalsta automātiskās arhivēšanas funkciju.

3.2 Arhīvs klasiskajā Outlook versijā

3.2.1 Arhīva poga

Lai arhivētu e-pastus, izmantojot pogu Arhīvs klasiskajā Outlook versijā:

1. Atlasiet e-pastus, kas jāarhivē.
2. Zem Sākums sadaļā izdzēst grupu, noklikšķiniet uz arhīvs.
3. Outlook pārvietos e-pastus uz mapi Arhīvs.

Ja kļūdas dēļ arhivējat e-pastu, dodieties uz mapi Arhīvs un pārvietojiet e-pastu atpakaļ uz sākotnējo mapi.

3.2.2 Tastatūras īsinājumtaustiņu izmantošana (atpakaļatkāpes taustiņš)

Atlasītos e-pastus var ātri arhivēt, izmantojot tastatūru:

1. Atlasiet arhivējamos e-pastus.
2. Nospiediet Atpakaļatkāpe atslēga.
3. Atlasītie e-pasti tiks nekavējoties arhivēti.

Svarīgi: Ja e-pastu atverat jaunā logā, logs ir jāaizver un pēc tam jāveic iepriekš minētās darbības, lai to arhivētu.

3.2.3 Kā atspējot atpakaļatkāpes taustiņu arhivēšanu

Daži lietotāji dod priekšroku atspējot Backspace taustiņa arhivēšanas funkciju šādu iemeslu dēļ:

• Nejauša arhivēšana: Lietotāji, kas nav pazīstami ar šo funkciju, var kļūdas pēc vai citiem mērķiem nospiest taustiņu Backspace, kā rezultātā e-pasti negaidīti pazūd no iesūtnes.
• Apjukums ar dzēšanas taustiņu: Atpakaļatkāpes taustiņš atrodas tuvu dzēšanas taustiņam, taču tā darbība ir nekonsekventa, kas var radīt apjukumu.
• Organizācijas politikas: Dažas organizācijas dod priekšroku kontrolēt arhivēšanas metodes un neļauj darbiniekiem izmantot īsinājumtaustiņus.
• Arhīva funkcijas neizmantošana: Lietotājiem, kuri neizmanto mapi Arhīvs, šis saīsne var būt bezjēdzīga.

Lai neļautu Backspace taustiņam arhivēt vienumus, jums jāveic šādas darbības:

1. Pilnībā aizveriet programmu Outlook.
2. prese Windows + R lai atvērtu dialoglodziņu Palaist.
3. Veids regedit un nospiediet taustiņu Enter, lai atvērtu reģistra redaktoru.
4. Virzīties uz: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\politikas\Microsoft\office\16.0\outlook\opcijas
5. Ar peles labo pogu noklikšķiniet labajā rūtī un atlasiet Jaunums -> DWORD (32 bitu) vērtība.
6. Nosauciet vērtību AtspējotOneClickArchive.
7. Veiciet dubultklikšķi uz jaunās vērtības un iestatiet to uz 1.
8. Noklikšķiniet OK un aizveriet reģistra redaktoru.
9. Restart Outlook.

Piezīme: Šis reģistra labojums attiecas uz Outlook Microsoft 365 un nedarbojas ar pastāvīgajām versijām.

3.2.4 Ar peles labo pogu noklikšķiniet, lai arhivētu

Lai arhivētu, izmantojot konteksta izvēlni:

1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz e-pasta ziņojuma, kuru vēlaties arhivēt.
2. Izvēlēties arhīvs no uznirstošās izvēlnes.
3. E-pasti tiks pārvietoti uz mapi Arhīvs.

3.2.5 Velciet un nometiet arhīva mapē

Manuālai arhivēšanas kontrolei:

1. Atrodiet arhīvs mape navigācijas rūtī.
2. Noklikšķiniet un turiet e-pastu, kuru vēlaties arhivēt.
3. Velciet to uz arhīva mapi un nometiet.

3.3 Arhivēt vienumus pēc noteiktiem kritērijiem

Pēc noklusējuma Outlook arhivēšanas funkcija var tīrīt tikai vecos vienumus pēc datuma. Ja vēlaties arhivēt visus vienumus, kas atbilst noteiktiem kritērijiem, lūdzu, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Iekš Izvērstā meklēšana Dialoglodziņā noklikšķiniet uz Pārlūkot ... , lai atlasītu mapi, kurā vēlaties atrast vienumus.
2. Iestatiet meklēšanas kritērijus.
3. Noklikšķiniet Atrodiet tūlīt lai atrastu visus vienumus, kas atbilst kritērijiem.
4. Atlasīt visus atrastos vienumus.
5. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītajiem vienumiem un noklikšķiniet uz Pārvietotun izvēlieties savu arhīva mapi kā tarsaņemt.
6. Visi atrastie vienumi tiks pārvietoti uz arhīva mapi.

1. piemērs: arhivēt visus e-pastus, kas lielāki par 10 KB:

1. Iekš Izvērstā meklēšana dialoglodziņš, noklikšķiniet uz Pārlūkot ... , lai atlasītu mapi, kurā vēlaties atrast vienumus.
2. Noklikšķiniet Vairāk izvēles tab
3. Noteikt Izmērs (kilobaiti) uz lielāka nekā 10
4. Noklikšķiniet Atrodiet tūlīt
   

2. piemērs: arhivēt visus e-pastus, kuru derīguma termiņš ir beidzies:

1. Iekš Izvērstā meklēšana dialoglodziņš, noklikšķiniet uz Pārlūkot ... , lai atlasītu mapi, kurā vēlaties atrast vienumus.
2. Noklikšķiniet uzlabots tab
3. In Definējiet vairāk kritēriju sadaļā, izvēlieties beidzas no Visi pasta lauki.
4. Iestatiet nosacījumu, piemēram, Rīt.
5. Noklikšķiniet Pievienot sarakstam
6. Noklikšķiniet Atrodiet tūlīt

3. piemērs: arhivēt visus e-pastus ar atzīmēšanas pabeigšanu:

4. piemērs: arhivēt visus e-pastus ar noteiktu krāsu kategoriju:

5. piemērs: arhivēt visus e-pastus bez turpmākas saziņas:

karogs:

 

4. Manuāla arhivēšana ārējā failā (vecu vienumu tīrīšanas rīks)

4.1 Rīka “Notīrīt vecus vienumus” izmantošana

Lai manuāli arhivētu Outlook e-pastus programmā Outlook PST failā:

1. Noklikšķiniet fileja Tab.
2. Noklikšķiniet Info, pēc tam noklikšķiniet uz darbarīki.
3. Izvēlēties Sakopt vecos priekšmetus.
   
4. The arhīvs parādīsies dialoglodziņš.
5. Izvēlieties Arhivējiet šo mapi un visas apakšmapes variants.
6. Atlasiet mapi, kuru vēlaties arhivēt (piemēram, Ienākošie). Lai arhivētu visus vienumus, atlasiet pastkastes saknes mapi.
7. Zem Arhivēt vienumus, kas vecāki par, ievadiet datumu. Vienumi, kas vecāki par šo datumu, tiks arhivēti.
8. Zem Arhīva fails, pieņemiet noklusējuma atrašanās vietu vai noklikšķiniet uz Pārlūkot , lai izvēlētos citu atrašanās vietu un faila nosaukumu.
9. Pēc izvēles atzīmējiet Iekļaut vienumus, kuriem ir atzīmēta izvēles rūtiņa “Nearhivēt automātiski” ja vēlaties arhivēt vienumus, kas iepriekš tika izslēgti no automātiskās arhivēšanas.
10. Noklikšķiniet OK uz start arhivēšana.
    

Kad tas ir pabeigts, kreisajā panelī parādīsies arhīva pastkaste, ļaujot piekļūt arhivētajiem e-pastiem.

4.2 Vairāku mapju arhivēšana ar atšķirīgiem saglabāšanas periodiem.

Lai arhivētu vienumus dažādās mapēs ar atšķirīgiem saglabāšanas periodiem, vienlaikus saglabājot tos vienā PST failā:

1. Atvērt dialoglodziņu Arhīvs (fileja -> Info -> darbarīki -> Sakopt vecos priekšmetus).
2. Atlasiet pirmo mapi (piemēram, Iesūtne) un iestatiet datumu uz pirms 6 mēnešiem. Vēl neklikšķiniet uz Labi.
3. Atlasiet citu mapi (piemēram, Nosūtītie vienumi) un iestatiet citu datumu (piemēram, pirms 1 gada). Vēl neklikšķiniet uz Labi.
4. Turpiniet atlasīt mapes un iestatīt dažādus datumus pēc nepieciešamības.
5. Pārliecinieties, vai visām mapēm ir viens un tas pats arhīva faila ceļš.
6. Noklikšķiniet OK kad visas mapes ir konfigurētas.

5. Automātiska e-pasta arhivēšana programmā Outlook

5.1 Automātiskās arhivēšanas iespējošana

Lai iespējotu un konfigurētu automātisko arhivēšanu klasiskajā Outlook versijā:

1. Noklikšķiniet fileja -> opcijas.
2. Izvēlieties uzlabots Tab.
3. Zem AutoArhīvs sadaļā noklikšķiniet uz Automātiskās arhivēšanas iestatījumi Poga:
   
4. Pārbaudīt Veikt automātisko arhivēšanu ik pēc N dienām kaste.
5. Norādiet, cik bieži vēlaties palaist automātisko arhivēšanu (piemēram, ik pēc 14 dienām).
6. Konfigurējiet papildu iestatījumus, piemēram, arhīva atrašanās vietu un novecošanas periodu. Šos iestatījumus mēs detalizēti izskaidrosim nākamajā sadaļā.
7. Noklikšķiniet OK lai saglabātu savus iestatījumus.
   

Automātiskā arhivēšana tagad darbosies automātiski, pamatojoties uz jūsu konfigurēto grafiku.

5.2 Automātiskās arhivēšanas iestatījumu skaidrojums

Izpratne par katru automātiskās arhivēšanas iestatījumu palīdz efektīvi kontrolēt arhivēšanas procesu:

• Veikt automātisko arhivēšanu ik pēc N dienām: Kontrolē automātiskās arhivēšanas grafiku. Bieža palaišana (piemēram, katru nedēļu) apstrādā mazākas e-pasta ziņojumu partijas, kas darbojas labāk nekā tūkstošiem vienumu arhivēšana vienlaikus. Lai pilnībā apturētu automātisko arhivēšanu, noņemiet atzīmi no šīs opcijas.
• Vaicāt pirms automātiskās arhivēšanas palaišanas: Ja vēlaties saņemt brīdinājumu pirms s arhivēšanastarts, iespējojiet šo opciju. Jūs redzēsiet paziņojumu, kas ļaus jums atcelt darbību, ja nepieciešams.
• Dzēst novecojušus vienumus (tikai e-pasta mapēm): Tas noņem ziņojumus ar beigušiem derīguma termiņiem. Ņemiet vērā, ka beigušies vienumi atšķiras no veciem vienumiem — derīguma termiņš tiek iestatīts manuāli, rakstot e-pastus sadaļā opcijas cilne. Esiet uzmanīgi ar šo iestatījumu, jo tas dzēš vienumus, nevis tos arhivē.
• Arhivēt vai dzēst vecos vienumus: Šis galvenais slēdzis aktivizē jūsu pielāgoto automātiskās arhivēšanas konfigurāciju. Atstājiet to neatzīmētu, lai izmantotu Outlook iebūvētos noklusējuma iestatījumus.
• Rādīt arhīva mapi mapju sarakstā: Ja šī opcija ir iespējota, arhīva mapes automātiski parādās navigācijas rūtī. Bez tās jums būs manuāli jāatver arhīva PST fails katru reizi, kad vēlēsities piekļūt arhivētajiem vienumiem.
• Iztīriet priekšmetus, kas vecāki par: Iestata arhivēšanas vecuma ierobežojumu. Vienumi, kas vecāki par šo slieksni, tiek pārvietoti uz arhīva failu. Diapazons ir elastīgs — no 1 dienas līdz 60 mēnešiem, norādīts dienās, nedēļās vai mēnešos.
• Pārvietot vecos vienumus uz: Norāda programmai Outlook, kur glabāt arhivētos vienumus. Pēc noklusējuma tas izveido archive.pst failu mapē Dokumenti\Outlook faili. Noklikšķiniet uz Pārlūkot lai atlasītu citu atrašanās vietu vai faila nosaukumu. Izvēloties šo opciju, tiek atspējots tālāk norādītais pastāvīgas dzēšanas iestatījums.
• Neatgriezeniski dzēst vienumus: Tā vietā, lai saglabātu arhivētas kopijas, šis iestatījums pilnībā izdzēš vecos vienumus, kad tie sasniedz vecuma slieksni. Izmantojiet to piesardzīgi — izdzēstos vienumus nevar atgūt. Iespējojot šo iestatījumu, tiek atspējota iepriekš minētā arhivēšanas opcija.
• Lietot šos iestatījumus visām mapēm tūlīt: Šī poga nekavējoties piemēro jūsu pašreizējo konfigurāciju visām Outlook mapēm. Izlaidiet šo darbību, ja vēlaties iestatīt atšķirīgus noteikumus atsevišķām mapēm — tos var konfigurēt katras mapes īpašībās.

5.3 Noklusējuma novecošanas periodi Outlook mapēm

Outlook dažādiem mapju tipiem piemēro dažādus noklusējuma novecošanas periodus:

• Ienākošie un melnraksti: 6 mēnešiem
• Nosūtītie un dzēstie vienumi: 2 mēnešiem
• Izsūtne: 3 mēnešiem
• Kalendārs, uzdevumi, piezīmes un dienasgrāmata: 6 mēnešiem
• Kontakti: Pēc noklusējuma netiek automātiski arhivēts

Jūsu izveidotās mapes manto līdzīgu noklusējuma mapju novecošanas periodu. Piemēram, pielāgotajām pasta mapēm, tāpat kā iesūtnes mapei, tiek piemērots 6 mēnešu novecošanas periods.

5.4 Kā tiek noteikts priekšmeta vecums

Dažādi Outlook vienumu veidi izmanto dažādus datuma kritērijus, lai noteiktu, vai tie ir pietiekami veci arhivēšanai:

• E-pasta ziņojumi: Sistēma pārbauda gan ziņojuma saņemšanas laiku, gan pēdējo modificēšanas laiku un pēc tam izmanto vēlāku datumu. Pat vienkāršas darbības, piemēram, atzīmēšana kā izlasītu/nelasītu vai e-pasta pārvietošana, atjaunina modificēšanas laika zīmogu.
• Kalendāra ieraksti: Sanāksmju un tikšanos gadījumā attiecīgais datums ir tas, kad jūsost nesen rediģēja un saglabāja ierakstu. Vienumi ar atkārtošanās modeļiem netiek automātiski arhivēti. Svarīgi ir tas, ka arhivēšanai atbilst tikai pagātnes notikumi — turpmākās tikšanās paliek saglabātas neatkarīgi no to pēdējās modificēšanas datuma.
• uzdevumi: Šeit ir svarīgi divi datumi: pabeigšanas datums un pēdējās modificēšanas datums. Jaunāks datums nosaka atbilstību. Uzdevumi, kas joprojām tiek rādīti kā nepabeigti, nekad netiek arhivēti automātiski. Deleģēto uzdevumu arhivēšana notiek tikai pēc tam, kad kāds tos atzīmē kā pabeigtus.
• Piezīmes: Datums, kad tu esiost Nesen rediģēta un saglabāta piezīme nosaka, kad to var arhivēt.
• Žurnāla ieraksti: Vai nu sākotnējais izveides datums, vai most Tiek piemērots jaunākais modifikācijas datums, un priekšroka tiek dota jaunākajam datumam.
• Kontakti: Automātiskās arhivēšanas funkcija pilnībā izlaiž kontaktpersonas. Ja vēlaties arhivēt kontaktpersonu mapi, izmantojiet rīku “Notīrīt vecos vienumus” manuāli.

5.5 Automātiskās arhivēšanas pielāgošana noteiktām mapēm

Lai konfigurētu pielāgotus automātiskās arhivēšanas iestatījumus konkrētai mapei:

1. Navigācijas rūts mapju sarakstā ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes, kuru vēlaties pielāgot.
2. Noklikšķiniet īpašības.
3. Noklikšķiniet AutoArhīvs Tab.
4. Izvēlēties Arhivēt šo mapi, izmantojot šos iestatījumus.
5. Konfigurējiet novecošanas periodu un citas šai mapei raksturīgās opcijas.
6. Noklikšķiniet OK lai saglabàtu uzstàdïjumus.

Piezīme: Izmantot Neatgriezeniski dzēst vecos vienumus iespēja automātiski noņemt novecojušus e-pastus Izdzēstie vienumi un Mēstule mapes pēc noteikta glabāšanas perioda.

5.6 Vienumu iekļaušana/izslēgšana no automātiskās arhivēšanas

Dažreiz jūs NEvēlaties arhivēt dažus vienumus, kas tiks bieži izmantoti. Tālāk ir sniegti risinājumi 3 dažādiem scenārijiem. Protams, jūs varat arī atsaukt darbību un iekļaut vienumus no automātiskās arhivēšanas.

5.6.1 Izslēgt vienu vienumu

1. Atlasiet konkrēto vienumu.
2. prese Alt + Enter atslēgas.
3. A īpašības parādīsies dialoglodziņš.
4. Pārbaudīt Neautoarhivēt šo vienumu variants.

5.6.2 Izslēgt vairākus vienumus

1. 1. Iet uz Uzzināt tab
   2. Noklikšķiniet Skatīt iestatījumus
   3. Iekš Papildu skata iestatījumi dialoglodziņš, noklikšķiniet uz Kolonnas:
   4. The Rādīt kolonnas parādīsies dialoglodziņš. Lai pievienotu, veiciet tālāk norādītās darbības. Neveikt automātisko arhivēšanu sleja:
      • Izvēlēties Visi pasta lauki.
      • Izvēlēties Neveikt automātisko arhivēšanu pieejamajās kolonnās.
      • Noklikšķiniet Pievienot
      • Ja vēlaties mainīt tā secību, atlasiet to un izmantojiet Pārvietot uz augšu or Pārvietoties uz leju.
      • Noklikšķiniet OK
   5. Pēc noklikšķināšanas OK, jūs atgriezīsieties pie Papildu skata iestatījumi dialoglodziņš, kurā jānoklikšķina Citi iestatījumi.
   6. Iekš Citi iestatījumi dialoglodziņā atzīmējiet Atļaut rediģēšanu šūnā variants.
   7. Noklikšķiniet uz virknes OK , lai saglabātu izmaiņas un atgrieztos galvenajā Outlook logā. Tagad, lai izslēgtu konkrētus vienumus no automātiskās arhivēšanas, vienkārši atzīmējiet izvēles rūtiņu Neveikt automātisko arhivēšanu kolonna viņiem:

5.6.3 Mapes izslēgšana

1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes navigācijas rūtī.
2. Izvēlēties īpašības.
3. Noklikšķiniet AutoArhīvs Tab.
4. Izvēlēties Nearhivēt šīs mapes vienumus.
5. Noklikšķiniet OK.

6. Automātiska e-pasta arhivēšana programmā Outlook, izmantojot noteikumus

Outlook noteikumi ļauj automātiski arhivēt e-pastus no konkrētiem sūtītājiem vai e-pastus, kas atbilst noteiktiem kritērijiem. Lai izveidotu arhivēšanas noteikumu, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz e-pasta ziņojuma, kuru vēlaties arhivēt.
2. Noklikšķiniet Noteikumi -> Izveidot kārtulu uznirstošajā izvēlnē.
3. The Izveidot kārtulu parādīsies dialoglodziņš.
4. Iekš Kad saņemu e-pastu ar visiem atlasītajiem nosacījumiem sadaļā norādiet noteikuma nosacījumu, piemēram, no, Tēma satur, vai Nosūtīts uzSarežģītākiem nosacījumiem noklikšķiniet uz Advanced Options apakšējā labajā stūrī.
5. Iekš Veiciet tālāk norādītās darbības sadaļā, izvēlieties Pārvietot vienumu uz mapi: un norādiet arhīva mapi, noklikšķinot uz Atlasīt mapi… poga.
6. Noklikšķiniet OK lai saglabātu noteikumu.

Tagad programma Outlook automātiski pārvietos visus e-pastus, kas atbilst nosacījumiem, uz mapi Arhīvs.

7. Arhivēšana, pamatojoties uz saņemšanas datumu

Pēc noklusējuma Outlook automātiskā arhivēšana izmanto modificēšanas datumu vai saņemšanas datumu atkarībā no tā, kurš no tiem ir vēlāks. Ja vēlaties, lai Outlook arhivētu e-pastus, pamatojoties tikai uz saņemšanas datumu (ignorējot modifikācijas), jums ir jāmodificē Windows reģistrs:

1. Pilnībā aizveriet programmu Outlook.
2. Atveriet reģistra redaktoru.
3. Virzīties uz: HKEY_CURRENT_USER\Programmatūra\Microsoft\Office\ \Preferences.
4. Right-click preferences un izvēlieties Jaunums -> DWORD (32 bitu) vērtība.
5. Nosauciet jauno vērtību Arhīva ignorēšanas pēdējās modificēšanas laiks.
6. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jaunizveidotās vērtības un noklikšķiniet uz modificēt.
7. Iestatiet vērtību uz 1 un noklikšķiniet OK.
8. Aizveriet reģistra redaktoru un atkārtojiettart Outlook.

Pēc šo izmaiņu veikšanas programma Outlook arhivēs e-pastus, pamatojoties uz to saņemšanas datumu, nevis modificēšanas datumu.

8. Papildu iespējas: automātiskā arhivēšana ar VBA

Ja jums ir nepieciešamas papildu vadības ierīces automātiska arhivēšana, varat izmantot Outlook VBA makro. Tālāk ir sniegti daži piemēri:

• Automātiski arhivēt pabeigtos uzdevumus programmā Outlook
• Arhivēt e-pastus, kas lielāki par noteiktu izmēru
• Automātiski arhivēt vecus e-pastus, kas lielāki par noteiktu izmēru
• Automātiska e-pasta klasificēšana un arhivēšana pa mēnešiem
• Automātiska ienākošo e-pastu klasificēšana un arhivēšana pēc sūtītāja vārda
• Noraidīto sanāksmju automātiska arhivēšana noteiktā kalendārā
• Automātiski arhivēt vecāko e-pastu, kad pienāk jauns e-pasts
• Automātiski arhivēt ienākošos e-pastus bez turpmākajiem karodziņiem
• Automātiski arhivēt vecos vienumus, ja iesūtnē ir pārāk daudz vienumu
• Arhivēt visas nokavētās tikšanās un uzdevumus
• Arhivēt visus e-pastus ar novecojušu derīguma termiņu
• Automātiski arhivējiet atzīmēto e-pastu pēc tam, kad tas ir atzīmēts kā pabeigts
• Automātiski arhivēt novecojušos vienumus, ja Outlook fails ir lielāks par noteiktu izmēru
• Arhivēt visus izlasītos RSS vienumus
• Arhivēt lasītos e-pastus dažādās mapēs, pamatojoties uz sūtītājiem
• Partijas atspējošana “AutoArchive” opcija visām Outlook mapēm
• Partija. Visām Outlook mapēm piemērojiet to pašu iestatījumu “AutoArchive” (Automātiskā arhivēšana).
• Partijas iespējošana “Neautomātiski arhivēt šo vienumu” vairākiem Outlook e-pastiem
• Partijas atspējošana “AutoArchive” opcija visiem atkārtotiem kalendāra vienumiem

9. Exchange Server tiešsaistes arhīvs

Exchange Server tiešsaistes arhīvs (saukts arī par arhivēšanu uz vietas) ir uzņēmuma līmeņa arhivēšanas funkcija pakalpojumam Microsoft 365, kas lietotājiem nodrošina papildu pastkastes krātuves vietu, arhivējot vecus e-pastus arhivēšanas pastkastēs. Atšķirībā no klienta puses arhivēšanas metodēm, šo funkciju pilnībā pārvalda administratori, un tā darbojas serverī.

9.1 Administratora iestatīšanas prasības

Exchange Server Online Archive var iespējot vai atspējot tikai administratori. Lai konfigurētu arhīva pastkastes, administratoriem ir jāveic šādas darbības:

• Saņemt lomu “Pasta adresāti” pakalpojumā Exchange Online
• Piekļuve Exchange administrēšanas centram (EAC)
• Nodrošināt lietotājiem atbilstošu Microsoft 365 licenci

9.2 Kā administratori iespējo arhīva pastkastes

Administratori var iespējot arhivēšanas pastkastes, izmantojot Exchange administrēšanas centru:

1. Pierakstieties Exchange administrēšanas centrā (EAC) un dodieties uz Saņēmēji -> Pastkastes.
2. Atlasiet lietotāju, lai iespējotu viņa pastkastes arhivēšanu.
3. Izvēlnes rūtī atlasiet pārējieun zemāk Pastkastes arhīvsizvēlieties Pārvaldīt pastkastes arhīvu.
4. Ieslēgt Pastkastes arhīvs, pēc tam noklikšķiniet uz IETAUPI.

Arhīva pastkastes statuss tiks parādīts kā Aktīvs atlasītajam lietotājam.

9.3 Arhīva pastkastīšu automātiska iespējošana

Administratori var izmantot PowerShell, lai automātiski iespējotu arhivēšanas pastkastes, kad primārā pastkaste sasniedz 90% no savas kvotas:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Arhīva pastkastīšu pakāpeniska pārtraukšana

Ja dažādu iemeslu dēļ, piemēram, ierobežotas vietas dēļ, vēlaties pakāpeniski pārtraukt arhivēšanas pastkastīšu izmantošanu, varat rīkoties šādi:

1. Eksportējiet arhīva pastkastes.
2. Atspējot arhīvu.

9.5 Ietekme uz citām arhīva funkcijām

Kad lietotājam ir iespējots Exchange Server tiešsaistes arhīvs:

• Automātiskās arhivēšanas un veco vienumu tīrīšanas rīki vairs nav pieejami klasiskajā Outlook versijā
• Poga Arhīvs programmā Outlook turpina darboties normāli
• Exchange Online pastkastēm piešķirtās saglabāšanas politikas kontrolē arhivēšanas darbību.

Piezīme: Šī funkcija nav pieejama Microsoft 365 Government mākoņpakalpojumos, Microsoft 365, ko pārvalda 21Vianet, vai Microsoft 365 Germany.

10. Arhivētu e-pastu atrašana un pārvaldība programmā Outlook

10.1 Arhīva mapes un faila atrašanās vietas noteikšana

Lai atrastu arhivētos e-pastus:

• Arhīva mape: Iebūvētā arhīva mape tiek parādīta navigācijas rūts mapju sarakstā. Atlasiet Uzzināt -> Mapju rūts -> normāls lai parādītu mapju sarakstu, ja tas ir paslēpts.
• Arhīva pastkaste (PST fails): Izmantojot automātisko arhivēšanu vai rīku “Notīrīt vecos vienumus”, arhīva pastkaste mapju sarakstā tiek parādīta kā atsevišķs vienums, ja vien esat to atlasījis. Rādīt arhīva mapi mapju sarakstā automātiskās arhivēšanas iestatījumos.

Ja arhīva pastkaste netiek parādīta, varat to atvērt manuāli, veicot tālāk norādītās darbības.

1. Doties uz fileja -> Opcijas -> Papildu 
2. Zem AutoArhīvs sadaļā noklikšķiniet uz Automātiskās arhivēšanas iestatījumi poga.
3. Atrodiet pilnu arhīva PST faila ceļu vietnē Pārvietojiet vecos priekšmetus uz.
4. Noklikšķiniet fileja -> Atvērt un eksportēt -> Atveriet Outlook datu failu un atlasiet savu arhīva PST failu, izmantojot tā pilnu ceļu.
   

10.2 Arhīva faila pārvietošana

1. Aizveriet arhīva PST failu programmā Outlook.
2. Pārvietojiet failu uz jauno atrašanās vietu.
3. Atveriet to vēlreiz programmā Outlook.
4. Mainīt ceļu iekšā fileja -> Opcijas -> Papildu -> Automātiskā arhivēšana -> Automātiskās arhivēšanas iestatījumi -> Pārvietot vecos vienumus uz

10.3 Arhivētu e-pastu meklēšana

Lai meklētu arhivētos e-pastus arhīva mapē:

1. Pēc noklusējuma, ierakstot meklējamo terminu meklēšanas lodziņā Outlook augšdaļā, tiek meklētas visas pastkastes mapes, tostarp arhivētie vienumi.
2. Lai ierobežotu meklēšanu tikai arhīva mapē, vispirms atlasiet arhīvs mape navigācijas rūtī.
3. Pēc tam meklēšanas lodziņā ierakstiet meklējamo terminu.
4. Meklēšanas rezultātos tiks parādīti tikai vienumi no mapes Arhīvs.

Lai meklētu arhivētos e-pastus arhīva failā:

1. Kreisajā panelī noklikšķiniet uz arhīva faila.
2. Noklikšķiniet uz meklēšanas lodziņa vidū.
3. Parādīsies cilne Meklēšana.
4. Noklikšķiniet Meklēt tab
5. Noklikšķiniet Meklēšanas rīki -> Paplašinātā meklēšana…
   
   
6. The Izvērstā meklēšana parādīsies dialoglodziņš.
7. Noklikšķiniet Pārlūkot ... poga.
8. Iekš Atlasīt mapi(-es) dialoglodziņā pārbaudiet arhīva failu
9. Pārbaudīt Meklēt apakšmapēs
10. Noklikšķiniet OK
11. Pēc tam Outlook start meklēšana arhīva failā, ieskaitot visas tā apakšmapes:
    

10.4 Arhivētu e-pastu atjaunošana iesūtnē

Lai pārvietotu arhivētos e-pastus atpakaļ uz iesūtni:

1. Dodieties uz arhīva mapi vai arhīva pastkasti.
2. Atlasiet e-pastu vai e-pastus, kurus vēlaties atjaunot.
3. Velciet un nometiet e-pastus savā iesūtnē vai noklikšķiniet ar peles labo pogu un atlasiet Pārvietot -> inbox.

E-pasti tiks pārvietoti atpakaļ uz jūsu iesūtni un noņemti no arhīva atrašanās vietas.

11. Arhīva failu lieluma ierobežojumi un pārvaldība

11.1 Noklusējuma PST faila lieluma ierobežojumi

Outlook PST failam ir noklusējuma lieluma ierobežojums:

• Outlook 365, 2024., 2021., 2019., 2016. un 2013. gads: 50 GB
• Outlook 2010 un vecākas versijas: 20 GB

Kad arhīva PST fails tuvojas šim ierobežojumam vai to sasniedz, programma Outlook var pārtraukt jaunu vienumu arhivēšanu vai sākt darboties neparedzami.

11.2 Lielu arhīva failu pārvaldība

Kad arhīva faila lieluma ierobežojums tuvojas ierobežojumam, apsveriet šādas iespējas:

• Jaunu arhīva failu izveide: Izveidojiet jaunu PST arhīva failu un stare-pasta ziņojumu arhivēšana programmā Outlook. Varat uzturēt vairākus arhīva failus, kas sakārtoti pa gadiem vai projektiem.
• Nevajadzīgu vienumu dzēšana: Pārskatiet savus arhivētos e-pastus un pēc tam neatgriezeniski izdzēsiet vienumus, kas jums vairs nav nepieciešami. saspiest arhīva failu.

11.3 PST faila lieluma ierobežojuma palielināšana (nav ieteicams)

Lai gan noklusējuma 50 GB ierobežojumu var palielināt līdz 100 GB, veicot reģistra izmaiņas, tas nav ieteicams. Lieli PST faili palēninās Outlook darbību un palielinās bojājumu risku. Ja ierobežojums ir jāpalielina, varat veikt tālāk norādītās darbības. Šī rokasgrāmata .

Apsveriet iespēju izveidot jaunus arhīva failus vai izmantot tiešsaistes arhīvu, nevis palielināt lieluma ierobežojumu.

12. Outlook arhīva problēmu novēršana

12.1 Automātiskā arhivēšana nav pieejama

Ja automātiskās arhivēšanas opcijas nav pieejamas vai ir pelēkotas, iemesls var būt šāds:

• Exchange Server tiešsaistes arhīvs ir iespējots: Ja jūsu organizācija iespējo Exchange Server tiešsaistes arhivēšanu, automātiskā arhivēšana tiek automātiski atspējota. Tiešsaistes arhivēšana kalpo kā uzņēmuma līmeņa automātiskās arhivēšanas aizstājējs. Sazinieties ar administratoru, lai tā vietā izmantotu tiešsaistes arhivēšanu.
• Administratora atspējota funkcija: Iespējams, jūsu tīkla administrators ir atspējojis automātisko arhivēšanu, izmantojot grupas politiku vai saglabāšanas politikas, kas ignorē automātiskās arhivēšanas funkcionalitāti. Lai uzzinātu par savas organizācijas e-pasta pārvaldības politikām, sazinieties ar sistēmas administratoru.
• Jauni Outlook ierobežojumi: Jaunā Outlook versija neatbalsta automātisko arhivēšanu un veco vienumu tīrīšanas rīku. Lai piekļūtu šīm funkcijām, izmantojiet klasisko Outlook versiju.

12.2 Automātiskā arhivēšana nedarbojas

Ja automātiskās arhivēšanas darbība ir pārtraukta, pārbaudiet sekojošo:

• Automātiskās arhivēšanas iestatījumu pārbaude: Atvērt automātiskās arhivēšanas iestatījumus (fileja -> opcijas -> uzlabots -> Automātiskās arhivēšanas iestatījumi) un pārbaudiet, vai jūsu konfigurācija ir pareiza.
• Izvēles rūtiņa “Palaist automātisko arhivēšanu”: Nodrošiniet Veikt automātisko arhivēšanu ik pēc N dienām opcija ir atzīmēta. Ja tā nav atzīmēta, automātiskā arhivēšana netiks palaista automātiski.

12.3 Konkrēti vienumi, kas netiek arhivēti

Ja daži vienumi netiek arhivēti, iemesli var būt šādi:

• Modificēšanas datums ir pārāk nesens: Pēc noklusējuma programma Outlook izmanto saņemšanas datumu vai modificēšanas datumu atkarībā no tā, kurš no tiem ir vēlāks. Ja nesen esat modificējis e-pasta ziņojumu, tas netiks arhivēts, kamēr nebūs pagājis nākamais novecošanas periods.
• "Neveikt automātisko arhivēšanu" Īpašums ir iespējots: Vienumiem var būt iespējota īpašība “Nearhivēt šo vienumu automātiski”.
  • Lai atzīmētu vienu vienumu, veiciet uz tā dubultklikšķi, lai to atvērtu jaunā logā, un pēc tam noklikšķiniet uz fileja -> īpašībasun pārbaudiet Neautoarhivēt šo vienumu variants.
  • Lai vienlaikus pārbaudītu vairākus vienumus, skata iestatījumiem pievienojiet kolonnu “Nearhivēt automātiski” un pēc tam palieliniet e-pasta saraksta platumu, lai tajā varētu parādīt šo kolonnu.

12.4 Arhīva mape netiek rādīta

ja Arhīva mapes (Arhīva pastkastes fails) netiek rādīts Outlook kreisajā panelī. Izmēģiniet šos risinājumus:

• Arhīva mapes rādīšanas iespējošana: Atveriet automātiskās arhivēšanas iestatījumus un pārliecinieties, vai Rādīt arhīva mapi mapju sarakstā tiek pārbaudīts.
• Arhīva faila manuāla pievienošana: Ja arhīva pastkaste joprojām netiek rādīta, atveriet to manuāli, noklikšķinot uz fileja -> Atvērt un eksportēt -> Atveriet Outlook datu failu un atlasot arhīva PST failu.
• Outlook atjaunināšana: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online un Outlook.com kontiem jūsu arhīva mapei vajadzētu pastāvēt pēc noklusējuma. Ja to neredzat programmā Outlook 2016 vai Outlook pakalpojumam Microsoft 365, dodieties uz fileja -> Biroja konts -> Atjaunināt opcijas -> Atjaunināt Tagad.

12.5 Arhīva PST fails ir bojāts

Ja arhīva PST fails ir bojāts, programma Outlook nevar uz to pārvietot jaunus e-pastus. PST failu var labot šādi:

• Iesūtnes labošanas rīka (scanpst.exe) izmantošana
• Izmantojot trešo pušu atkopšanas rīkus

Skatīt mūsu pilnīgs ceļvedis par iepriekšminētajām metodēm, kā arī citām remonta metodēm.

13. E-pasta arhivēšanas labākā prakse

13.1 Kādus e-pastus arhivēt

Lai saglabātu svarīgus ierakstus, noteikti e-pasta veidi ir jāarhivē, nevis jādzēš:

• Finanšu uzskaite: Arhīviet e-pastus, kas satur bankas izrakstus, rēķinus, faktūrrēķinus, kvītis un ar nodokļiem saistītu informāciju turpmākai uzziņai un budžeta plānošanas vajadzībām.
• Darba sarunas: Saglabājiet svarīgas ar darbu saistītas diskusijas, lēmumus, projekta informāciju un dokumentus atsaucei vai snieguma pārskatiem.
• Kvītis un apstiprinājumi: Saglabājiet pirkuma apstiprinājumus, rezervācijas, pakalpojumu abonementus un pasūtījumu čekus, ja rodas problēmas.
• Juridiskie dokumenti: Arhivēt e-pastus, kas satur līgumus, vienošanās, juridisku saziņu vai jebkādu korespondenci, kas kalpo kā juridiskie dokumenti.
• Projekta faili: Saglabājiet e-pastus, kas saistīti ar notiekošiem vai pabeigtiem projektiem, tostarp diskusijām, melnrakstiem, atsauksmēm un priekšlikumiem, turpmākai uzziņai.
• Personīgie sasniegumi: Lai e-pastos būtu emocionāla vērtība, saglabājiet tos, atzīmējot svarīgus dzīves notikumus, piemēram, darba piedāvājumus, pieņemšanas vēstules un karjeras sasniegumus.
• Ceļojuma dokumenti: Arhīva biļetes, viesnīcu rezervācijas un ceļojumu plānirarkas var kalpot kā jūsu ceļojumu vēstures juridiskie ieraksti.

13.2 Lēmumu pieņemšanas ceļvedis par arhivēšanu vai dzēšanu

Pieņemot lēmumu par e-pasta arhivēšanu vai dzēšanu, apsveriet tā nākotnes vērtību. Arhivējiet ziņojumus, kas jums varētu būt nepieciešami vēlāk uzziņai, atbilstības nodrošināšanai vai uzskaitei. Izdzēsiet e-pastus, kas nav atbilstoši vai vairs nav nepieciešami, piemēram, novecojušus informatīvos biļetenus, surogātpastu vai pagaidu ziņojumus.rary paziņojumus. Ja neesat pārliecināts, arhivējiet to — to vienmēr varat izdzēst vēlāk, taču neatgriezeniski izdzēstos e-pastus nevar atgūt.

13.3 Regulāra arhīva uzturēšana

Regulāri uzturiet savu arhīvu, periodiski pārskatot arhivētos vienumus un izdzēšot tos, kas vairs nav nepieciešami. Tas novērš arhīva pārblīvēšanu līdz iesūtnes pārslodzei un ļauj failu lielumus pārvaldīt. Ieplānojiet arhīva ceturkšņa vai gada pārskatīšanu, lai nodrošinātu, ka tajā ir tikai vērtīga informācija.

13.4 Arhīva failu dublēšana

Aizsargājiet arhivētos e-pastus, izveidojot dublējumkopijas:

• Vietējās rezerves kopijas: Kopējiet arhīva PST failu ārējā cietajā diskā vai USB diskdzinī. Saglabājiet dublējumu drošā vietā atsevišķi no datora.
• Mākoņkrātuves dublēšana: Augšupielādējiet savu PST arhīva failu mākoņkrātuves pakalpojumos, piemēram, OneDrive, Dropbox vai Google Drive, lai veiktu dublēšanu ārpus vietnes un nodrošinātu aizsardzību pret aparatūras kļūmēm.

Atcerieties, ka arhīva faili nav tas pats, kas dublējumkopijas. Vienmēr saglabājiet atsevišķas arhīva PST faila dublējumkopijas.

13.5 Optimāla automātiskās arhivēšanas biežums

Iestatiet automātisko arhivēšanu tā, lai tā darbotos pietiekami bieži, lai novērstu lielus uzkrājumus, bet ne tik bieži, lai tas ietekmētu veiktspēju.ost Lietotājiem automātiskās arhivēšanas palaišana ik pēc 14 dienām darbojas labi. Ja katru dienu saņemat lielu e-pasta apjomu, apsveriet iespēju to iestatīt reizi nedēļā. Mazāku partiju arhivēšana biežāk ir labāka nekā tūkstošiem vienumu apstrāde vienlaikus, kas var palēnināt datora darbību.

14. Svarīgi fakti par Outlook arhīvu

14.1 PST faila formāts

PST (Personal Store) faila formāts ir Outlook datu faila tips, ko izmanto e-pasta ziņojumu, kalendāra vienumu, kontaktpersonu un citu Outlook datu glabāšanai lokāli datorā. PST failus var atvērt programmā Outlook un pārvietot starp datoriem. Tie ir atsevišķi no jūsu pastkastes un tiek glabāti jūsu norādītā vietā, parasti mapē C:\Lietotāji\JūsuLietotājvārds\Dokumenti\Outlook faili\.

14.2 Arhivēšana pretstatā eksportēšanai

Arhivēšana un eksportēšana ir dažādi procesi. Arhivēšana pārvieto vienumus no to sākotnējās atrašanās vietas uz arhīva failu, noņemot tos no galvenā PST faila un atbrīvojot vietu. Eksportēšana izveido atlasīto vienumu kopijas, bet nenoņem tos no to sākotnējās atrašanās vietas un nesamazina pastkastes lielumu. Izmantojiet arhivēšanu, lai pārvaldītu pastkastes lielumu, un eksportēšanu, lai izveidotu dublējumkopijas.

14.3 Arhīvs pret dublējumu

Arhīva fails nav tas pats, kas dublējums. Arhīvi ir paredzēti vecu vienumu ilgtermiņa glabāšanai, kuriem nav nepieciešama regulāra piekļuve. Dublējumkopijas ir datu dublikāti, kas tiek glabāti atsevišķi ārkārtas atkopšanai. Ja vēlaties dublēt arhivētos e-pastus, izveidojiet arhīva PST faila kopiju un saglabājiet to drošā vietā, piemēram, OneDrive, Dropbox vai ārējā diskā.

Skatiet mūsu visaptverošo ceļvedi par kā dublēt e-pastus no Outlook.

14.4 Kontakti netiek automātiski arhivēti

Pēc noklusējuma programma Outlook automātiski nearhivē kontaktpersonas. Lai gan automātiskā arhivēšana apstrādā e-pasta mapes, kalendārus, uzdevumus, piezīmes un žurnālus, mape Kontaktpersonas netiek arhivēta. Tomēr, ja nepieciešams, varat manuāli arhivēt mapi Kontaktpersonas, izmantojot rīku Notīrīt vecos vienumus.

15. Bieži uzdotie jautājumi

J: Kā arhivēt e-pastus programmā Outlook?

A: Lai arhivētu e-pastus programmā Outlook, atlasiet e-pastu vai e-pastus, kurus vēlaties arhivēt, un rīkjoslā noklikšķiniet uz pogas Arhīvs. Varat arī ar peles labo pogu noklikšķināt un konteksta izvēlnē atlasīt Arhīvs, nospiest taustiņu Backspace vai vilkt e-pastus uz mapi Arhīvs. Lai arhivētu automātiski, iestatiet automātisko arhivēšanu vai izmantojiet noteikumus, lai arhivētu e-pastus no konkrētiem sūtītājiem.

J: Kā es varu arhivēt tūkstošiem e-pasta ziņojumu programmā Outlook?

A: Lai arhivētu lielu e-pasta ziņojumu apjomu, izmantojiet automātisko arhivēšanu, lai ieplānotu veco ziņojumu regulāru arhivēšanu, vai izmantojiet rīku “Notīrīt vecos vienumus”, lai manuāli arhivētu e-pastus, kas ir vecāki par norādīto datumu. Varat arī eksportēt e-pastus uz PST failu, dodoties uz Fails -> Atvērt un eksportēt -> Importēt/eksportēt -> Eksportēt uz failu un atlasot Outlook datu fails (.pst). Šīs metodes efektīvi pārvalda masveida ziņojumus, neprasot manuālu kārtošanu.

J: Vai e-pasta arhivēšana atbrīvo vietu programmā Outlook?

A: Tas ir atkarīgs no arhivēšanas metodes. Ja izmantojat pogu Arhīvs, arhivētie e-pasti tiek pārvietoti uz iebūvēto arhīva mapi, kas joprojām atrodas jūsu galvenajā pastkastē, tāpēc vieta netiks atbrīvota. Tomēr, izmantojot automātisko arhivēšanu vai rīku Veco vienumu tīrīšana, lai pārvietotu e-pastus uz atsevišķu arhīva failu, tiek atbrīvota galvenās pastkastes krātuve. Tiešsaistes arhivēšana arī atbrīvo vietu jūsu galvenajā pastkastē, pārvietojot e-pastus uz atsevišķu servera puses pastkasti.

J: Kā programmā Outlook atrast arhivētos e-pastus?

A: Lai atrastu arhivētus e-pastus, mapju sarakstā dodieties uz mapi Arhīvs vai uz pastkasti Arhīvs, ja izmantojat automātisko arhivēšanu. Izmantojiet meklēšanas joslu Outlook augšdaļā, lai meklētu konkrētus e-pastus pēc sūtītāja, tēmas, datuma vai atslēgvārdiem. Pēc noklusējuma Outlook meklē visās mapēs, tostarp arhivētos vienumus. Lai meklēšanu ierobežotu tikai arhivētos e-pasta ziņojumos, pirms meklēšanas atlasiet mapi Arhīvs.

J: Vai programmā Outlook ir labāk arhivēt vai dzēst e-pastus?

A: Arhivējiet e-pastus, kas jums varētu būt nepieciešami vēlāk atsaucei, atbilstības nodrošināšanai vai uzskaitei. Dzēsiet e-pastus, kas nav būtiski vai vairs nav nepieciešami. Ja pastāv iespēja, ka jums nākotnē būs nepieciešams atsaukties uz e-pastu, arhivējiet to, nevis dzēsiet. Arhivētos e-pastus var meklēt un atjaunot jebkurā laikā, savukārt izdzēstie e-pasti galu galā pazūd neatgriezeniski.

J: Vai programmā Outlook var automātiski arhivēt e-pastus?

A: Jā, automātiskā arhivēšana ļauj iestatīt e-pasta ziņojumu arhivēšanas grafikus, pamatojoties uz vecumu, mapi vai citiem kritērijiem. Tas uztur jūsu iesūtni sakārtotu, neprasot manuālu iejaukšanos. Varat arī izveidot Outlook kārtulas, lai e-pasti, kas atbilst noteiktiem nosacījumiem, automātiski pārvietotos uz mapi Arhīvs. Ņemiet vērā, ka automātiskā arhivēšana ir pieejama tikai klasiskajā Outlook versijā, nevis jaunajā Outlook vai tīmekļa versijā.

J: Vai arhivēšana ietekmēs manus e-pasta meklēšanas rezultātus?

A: Nē, arhivētos e-pastus joprojām var meklēt programmā Outlook. Pēc noklusējuma, meklējot programmā Outlook, tiek meklētas visas jūsu pastkastes mapes, tostarp arhīva mape un arhīva pastkaste. Arhivētos e-pastus var atrast tikpat viegli kā iesūtnē esošos e-pastus.

J: Kā mainīt taruzzināt arhīva atrašanās vietu?

A: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online vai Outlook.com kontiem nevar mainīt iebūvētās arhīva mapes atrašanās vietu — tā ir noklusējuma sistēmas mape, ko nevar pārdēvēt, pārvietot vai dzēst. POP un IMAP kontiem arhīva mapes atrašanās vietu var mainīt, atlasot Fails -> Pastkastes iestatījumi -> Rīki -> Iestatīt arhīva mapi. Izmantojot automātisko arhivēšanu vai veco vienumu tīrīšanu, varat norādīt, kur tiek saglabāts arhīva PST fails, arhīva iestatījumos noklikšķinot uz Pārlūkot.

J: Kāda ir saistība starp automātisko arhivēšanu un Exchange Server tiešsaistes arhivēšanu?

A: Automātiskā arhivēšana ir vecāka Outlook funkcija, kas automātiski pārvieto vecos e-pastus uz lokālu PST failu. Tas nozīmē, ka ziņojumi tiek noņemti no servera un tos ir grūtāk atrast, izmantojot meklēšanu. Ja cietais disks, kurā atrodas automātiskās arhivēšanas PST fails, kļūst nelietojams, šie ziņojumi tiek glabāti.ostExchange Server Online Archive ir uzņēmuma līmeņa automātiskās arhivēšanas aizstājējs, kas arhivētos e-pastus saglabā serverī, nodrošinot to pieejamību no jebkuras ierīces. Automātisko arhivēšanu joprojām var izmantot, ja jums nav Exchange Server Online Archive un jūsu IT nodaļa nav atspējojusi šo funkcionalitāti.

J: Ko darīt, ja mans automātiskās arhivēšanas PST fails tiek bojāts vai to nevar atvērt?

A: Ja jūsu automātiskās arhivēšanas PST fails ir bojāts un programma Outlook to nevar atvērt, varat izmantot specializētu rīku Outlook PST labošanas rīks lai atgūtu arhivētos e-pastus un citus datus. Pirms atkopšanas mēģinājuma vienmēr izveidojiet bojātā arhīva faila dublējumkopiju. Lai novērstu turpmākas problēmas, regulāri pārbaudiet, vai arhīva failus var atvērt, un, ja iespējams, apsveriet iespēju pārvietot svarīgus arhīvus uz Exchange Server Online Archive.

J: Kā atspējot arhivēšanu, izmantojot taustiņu Backspace?

A: Lai neļautu elementiem arhivēt vienumus, izmantojot Backspace taustiņu, ir jāpievieno reģistra ieraksts. Dodieties uz HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (vai OCT ceļu), izveidojiet DWORD vērtību ar nosaukumu DisableOneClickArchive un iestatiet to uz 1. Šis reģistra labojums attiecas uz Outlook Microsoft 365 un nedarbojas ar pastāvīgajām versijām. Pirms izmaiņu veikšanas vienmēr dublējiet reģistru.

J: Kā atspējot atkārtotu kalendāra vienumu automātisko arhivēšanu

A: Šos vienumus var izslēgt trīs veidos:

1. Izslēgt visu Kalendāra mapi.
2. Izslēgt atsevišķu kalendāra vienumu.
3. Izslēgt vairākus kalendāra vienumus.

Sīkāku informāciju varat iegūt sadaļā šajā sadaļā.

16. secinājums

16.1 Arhīva metožu salīdzinājums

Izpratne par atšķirībām starp arhivēšanas metodēm palīdzēs jums izvēlēties pareizo pieeju atbilstoši jūsu vajadzībām:

Piegāde	Arhīva galamērķis	Klients/serveris	Jauns Outlook	Klasiskā perspektīva	Web	Kad lietot	Ietekme uz pastkastes lielumu
Manuāla arhivēšana (arhīva poga)	Iebūvētā arhīva mape	Klienta puses darbība	Jā	Jā	Jā	Ātra iesūtnes organizēšana, nesamazinot krātuvi	Nav samazinājuma — e-pasti paliek pastkastītē
Manuāla arhīva (tīrīšana)	Lokālais PST fails	Klienta puses darbība	Nē	Jā	Nē	Vienreizēja arhivēšana, lai atbrīvotu vietu pastkastē	Ievērojami samazina pastkastes izmēru
Automātiskais arhīvs	Lokālais PST fails	Klienta puses darbība	Nē	Jā	Nē	Automātiska nepārtraukta pastkastes pārvaldība	Laika gaitā samazina pastkastes izmēru
Exchange Server tiešsaistes arhīvs	Atsevišķa servera pastkaste	Servera puses darbība	Jā	Jā	Jā	Uzņēmuma lietotāji ar lielām pastkastēm	Samazina primārās pastkastes lielumu

Piezīme: Lai samazinātu pastkastes izmēru, jums ir nepieciešams kompakts pēc vecu e-pastu arhivēšanas.

16.2 Tīras iesūtnes uzturēšana

Arhivēšana ir tikai viena efektīvas e-pasta pārvaldības sastāvdaļa. Izveidojiet konsekventu e-pasta apstrādes rutīnu, arhivējiet vai dzēsiet e-pastus tūlīt pēc to apstrādes un regulāri pārskatiet savu arhīvu, lai noņemtu vairs nevajadzīgos vienumus. Ieviešot šīs prakses kopā ar atbilstošiem arhivēšanas iestatījumiem, jūs uzturēsiet tīru un efektīvu iesūtni, kas palīdzēs jums saglabāt produktivitāti un koncentrēties uz svarīgiem ziņojumiem.

Atsauces

• Microsoft oficiālais dokuments: vienumu manuāla arhivēšana
• Microsoft oficiālais dokuments: Arhivēšana programmā Outlook darbam ar Windows
• Microsoft oficiālais dokuments: vecāku vienumu automātiska arhivēšana
• Microsoft oficiālais dokuments: automātiskās arhivēšanas iestatījumu skaidrojums
• Oficiālais Microsoft dokuments: Arhīva pastkastīšu iespējošana pakalpojumam Microsoft 365

---

par autoru

Sju Sjiņ ir pieredzējis IT speciālists ar vairāk nekā 8 gadu pieredzi uzņēmumu e-pasta sistēmu un Microsoft Office problēmu novēršanā. Viņš ir palīdzējis tūkstošiem lietotāju atrisināt sarežģītas Outlook problēmas dažādās korporatīvajās vidēs.

Sju specializējas e-pasta sistēmu migrācijā, datu atgūšanā un produktivitātes programmatūras optimizācijā. Viņa praktiskā pieredze ietver Exchange Server izvietošanas pārvaldību, MAPI savienojamības problēmu novēršanu un stabilu dublēšanas stratēģiju ieviešanu kritiski svarīgām e-pasta sistēmām.

Ar savu tehnisko rakstu palīdzību Sju ir apņēmies padarīt sarežģītus IT risinājumus pieejamus ikdienas lietotājiem. Viņš pastāvīgi seko līdzi jaunākajām Office 365 un Exchange Online izstrādēm un jaunajām e-pasta tehnoloģijām. Kad Sju neatrisina e-pasta noslēpumus, viņam patīk dalīties praktiskos tehnoloģiju padomos, kas palīdz cilvēkiem strādāt efektīvāk.

Vai jums ir jautājumi par šo rokasgrāmatu vai nepieciešama papildu palīdzība ar Outlook problēmām? Xiu laipni lūdzam. atsauksmes un ieteikumi lai uzlabotu šos problēmu novēršanas resursus.