Piekļuves pārskata eksportēšana uz a PDF Failu, izmantojot VBA

Uzziniet, kā izveidot VBA funkciju, kas ļaus jums saglabāt piekļuves pārskatu kā PDF tikai ar vienas pogas klikšķi. Nav nepieciešams katru reizi iet uz piekļuves lenti!

Piekļuves pārskatus var manuāli saglabāt kā PDF failu. Viss, kas jums jādara, ir:

1. Atveriet pārskatu.
2. Atveriet piekļuves lenti: Ārējie dati> PDF vai XPS.
3. Atlasiet faila nosaukumu un mapes ceļu, kur vēlaties, lai tas tiktu saglabāts.
4. Noklikšķiniet uz Publicēt un esat pabeidzis.

Viegli, vai ne? Tomēr, ja jums ir nepieciešams atkārtoti eksportēt pārskatus, teiksim, katru dienu, tas var nedaudz uzlikt nodokļus.

Neuztraucieties. Ir vieglāks veids. Tikai ar vienu pogas klikšķi jūsu ziņojumu var nekavējoties eksportēt uz norādīto mapi. To var izdarīt ar VBA palīdzību. Vienkārši izpildiet tālāk norādītās darbības.

Lejupielādēt tagad

Ja vēlaties sākt lietot šo funkciju pēc iespējas ātrāk, varat:

Lejupielādējiet paraugdatu bāzes ar VBA kodiem tūlīt

Pretējā gadījumā, ja vēlaties DIY, varat izlasīt tālāk sniegto saturu.

Darbības, lai izveidotu VBA funkciju, kas piekļuves pārskatu saglabā kā PDF fileja

1. Pārskatā pievienojiet komandas pogu

Šajā rakstā tiek pieņemts, ka jums jau ir izveidots piekļuves pārskats. Atveriet to noformējuma skatā un ziņojuma galvenē pievienojiet pogu (kā parādīts zemāk).

Pārsauciet pogu kā cmd_exportPDF. Lai to izdarītu:

1. Atrodoties noformējuma skatā, atlasiet pogu.
2. Atveriet rekvizītu lapu (ALT + Enter).
3. Atveriet cilni Citi> Nosaukums.
4. Mainiet nosaukuma vērtību uz cmd_exportPDF.

2. Komandas pogai pievienojiet kodu

Lai pievienotu kodu, pogai vispirms jāpievieno notikums On Click.

1. Kad ir atlasīta komandu poga, dodieties vēlreiz uz rekvizītu lapu.
2. Noklikšķiniet uz cilnes Notikums.
3. Meklējiet On Click un atlasiet…
4. Kad tiek parādīta izvēlne Izvēlēties veidotāju, atlasiet Kodu veidotājs un noklikšķiniet uz Labi.
5. Tādējādi tiks atvērts VBA redaktors.

Tagad nokopējiet zemāk esošo kodu.

Neaizmirstiet atjaunināt faila nosaukuma un fldrPath vērtības. Katram no tiem komentāru sadaļā ir zvaigznīte (*).

Function FileExist(FileFullPath As String) As Boolean
  Dim value As Boolean
  value = False
  If Dir(FileFullPath) <> "" Then
    value = True
  End If
  FileExist = value
End Function

Private Sub cmd_exportPDF_Click()
 
  Dim fileName As String, fldrPath As String, filePath As String
  Dim answer As Integer
 
  fileName = "Member Contact Details" 'filename for PDF file*
  fldrPath = "C:\Users\Jessica\Desktop\PDF Exports" 'folder path where pdf file will be saved *
 
  filePath = fldrPath & "\" & fileName & ".pdf"
 
  'check if file already exists
  If FileExist(filePath) Then
    answer = MsgBox(prompt:="PDF file already exists: " & vbNewLine & filePath & vbNewLine & vbNewLine & _
      "Would you like to replace existing file?", buttons:=vbYesNo, Title:="Existing PDF File")
    If answer = vbNo Then Exit Sub
  End If
 
  On Error GoTo invalidFolderPath
  DoCmd.OutputTo objecttype:=acOutputReport, objectName:=Me.Name, outputformat:=acFormatPDF, outputFile:=filePath
 
  MsgBox prompt:="PDF File exported to: " & vbNewLine & filePath, buttons:=vbInformation, Title:="Report Exported as PDF"
  Exit Sub
 
  invalidFolderPath:
  MsgBox prompt:="Error: Invalid folder path. Please update code.", buttons:=vbCritical
 
End Sub

Šīs koda rindas:

1. Vispirms pārbaudiet, vai PDF fails ar tādu pašu faila nosaukumu jau pastāv norādītajā mapē. Ja tas notiks, parādīsies uzvedne, kurā tiks vaicāts, vai vēlaties to aizstāt ar jaunu.

Ja izvēlaties “jā”, atskaites eksportēšanas process turpināsies. Pretējā gadījumā fails netiks konvertēts uz PDF.

2. Ja ievadījāt mapes ceļu, kas nepastāv, parādīsies uzvedne, kurā tiks lūgts atjaunināt mapē norādīto mapes ceļu. Eksportēšanas process netiks turpināts, kamēr tas nebūs izlabots.
3. Kad pārskats ir veiksmīgi eksportēts, parādīsies uzvedne, norādot, kur PDF fails tika saglabāts.

Tieši tā! Tagad ir pienācis laiks pārbaudīt savu pogu.

Nevar atvērt piekļuves datu bāzi

Visbriesmīgākais, kas var notikt ar jebkuru Access lietotāju, ir kādu dienu pamosties un saprast, ka datubāzi vairs nevar atvērt. Tā ir bojāta. Vēl ļaunāk ir tas, ka jūs saprotat, ka jums neizdevās dublēt savus datus. Neuztraucieties. DataNumen Inc. izveidoja programmatūru, kas var noteikt piekļuvi datu bāzē. Jūsu datu bāzi joprojām var atdzīvināt.

Autora ievads:

Džeims Steks ir datu atkopšanas eksperts DataNumen, Inc., kas ir pasaules līderis datu atkopšanas tehnoloģiju, tostarp sql atgūšana un Excel atkopšanas programmatūras produkti. Lai iegūtu vairāk informācijas, apmeklējiet vietni www.datanumen. Ar