Uzziniet 9 labākos padomus, kā novērst Excel failu bojājumus. Ietaupiet laiku un izvairieties no neapmierinātības ar šīm būtiskajām failu pārvaldības metodēm.
Vai zināt to nogrimšanas sajūtu, kad jūsu Excel fails pēkšņi netiek atvērts?
Most no mums ir piedzīvojuši to panikas brīdi – starbezpalīdzīgi pie ekrāna, kamēr programma Excel parāda briesmīgo “bojāta faila” ziņojumu. Statistika liecina, ka katrs trešais Excel lietotājs savas karjeras laikā saskaras ar failu korupcijas problēmām. Tas bieži izraisa kritisku datu zudumu.
Bojāts Excel fails rada vairāk nekā tikai neapmierinātību. Visa jūsu darba diena apstājas, un jūsu uzņēmums var zaudēt tūkstošiem produktivitātes. Excel failu bojājumi var rasties bez brīdinājuma neatkarīgi no tā, vai strādājat ar finanšu pārskatiem, datu analīzi vai projektu izsekošanas lapām.
Sudraba odere? Jūs varat novērst most Excel failu korupcijas problēmas. Mēs esam apkopojuši pārbaudītas stratēģijas, kas aizsargās jūsu vērtīgos Excel failus un saglabās jūsu datus pieejamus, kad vien tie būs nepieciešami.
Vai vēlaties aizsargāt savus Excel failus? Šie profilakses padomi palīdzēs jums gūt panākumus.
Ja jūsu Excel fails jau ir bojāts, varat izmantot jaudīgu Excel labojums rīks, lai to nekavējoties labotu:
1. Izvairieties no pēkšņas Excel izslēgšanas
Pēkšņa izslēgšana izklājlapu darba laikā ir viena no most biežākie Excel failu korupcijas cēloņi. Jūsu dators nepārtraukti atjaunina un saglabā datus cietajā diskā, kamēr Excel faili ir atvērti. Jebkurš traucējums šajā procesā var izraisīt a bojāts Excel fails.
Šie preventīvie pasākumi palīdzēs aizsargāt jūsu darbu:
- Saglabājiet un aizveriet failus, kad nestrādājat
- Lai bieži saglabātu, izmantojiet īsinājumtaustiņus (CTRL+S).
- Ja bieži notiek strāvas padeves pārtraukumi, uzstādiet nepārtrauktās barošanas avotu (UPS).
- Aizveriet programmu Excel, izmantojot Fails > Aizvērt, nevis piespiedu aizvēršanu
Svarīgs brīdinājums: jūsu Excel fails kļūst par most neaizsargāts pret korupciju saglabāšanas procesa laikā, tāpēc šajā laikā nekad neizslēdziet datoru.
Tehniskas problēmas var izraisīt arī Excel avārijas. Ja bieži saskaraties ar avārijām, izmēģiniet šos risinājumus:
Palaidiet programmu Excel drošajā režīmā, turot nospiestu taustiņu CTRL un vienlaikus noklikšķinot uz Excel ikonas. Veiksmīga palaišana drošajā režīmā norāda uz problēmām ar pievienojumprogrammām vai aparatūras paātrinājumu. Jums vajadzētu pārbaudīt savas pievienojumprogrammas un pielāgot aparatūras paātrinājuma iestatījumus, izmantojot Fails > Opcijas > Papildu > Displejs.
Programmas Excel neparedzēta slēgšana koplietotajās darbstacijās bieži uzlabojas, mainot printera noklusējuma iestatījumus. Izvēlieties citu noklusējuma printeri no Start > Ierīces un printeri — izmantojot Microsoft XPS Document Writer kā noklusējuma iestatījumu, bieži tiek apturēta negaidīta aizvēršana.
Aparatūras grafikas paātrinājuma atspējošana palīdz novērst nejaušas Excel avārijas un novērš failu bojājumus Excel bojāts fails problēmas turpinās. Šis iestatījums ir izrādījies efektīvs daudziem lietotājiem.
2. Izmantojiet uzticamus uzglabāšanas risinājumus
Jūsu izvēles datu nesējs Excel failiem būtiski ietekmē to korupcijas risku. Daudzi lietotāji savus failus glabā neuzticamās vietās, kā rezultātā bieži rodas šādi gadījumi bojāti Excel faili.
Šīs pārbaudītās uzglabāšanas metodes palīdzēs aizsargāt Excel failus:
- Pirms izmaiņu veikšanas saglabājiet failus lokāli
- Automātiskai dublēšanai izmantojiet mākoņrisinājumus, piemēram, OneDrive vai Google disku
- Izveidojiet atsevišķas mapes neapstrādātiem un apstrādātiem datiem
- Izvairieties strādāt tieši no tīkla diskdziņiem ar nestabiliem savienojumiem
- Regulāri veiciet sinhronizāciju ar mākoņkrātuvi
Tīkla serveri rada papildu riskus. Lēns interneta ātrums un savienojuma problēmas ir atstājušas daudzus excel fails ir bojāts ārpus atveseļošanās. Vairāki lietotāji, kas mēģina modificēt vienu un to pašu failu, šo problēmu vēl vairāk pasliktina.
Mākoņkrātuves priekšrocības
Microsoft OneDrive un Google disks ir uzticami mākoņa krātuves risinājumi. Šīs platformas nodrošina spēcīgus drošības līdzekļus un tiek automātiski sinhronizētas, lai dublētu jūsu darbu. Varat arī atgūt iepriekšējās versijas, ja jūsu excel fails ir bojāts pateicoties to versiju vēstures funkcijai.
Divkāršās krātuves pieeja nodrošina vislabāko aizsardzību. Vispirms saglabājiet darba failus datora cietajā diskā. Pēc tam ļaujiet automātiskajai mākoņa sinhronizācijai izveidot jūsu rezerves kopiju. Šī metode palīdz lietotājiem samazināt datu zudumu un viegli atgūties no korupcijas problēmām.
Ņemiet vērā, ka, koplietojot Excel failus, ļoti svarīgi ir stabili tīkla savienojumi un pareizi failu pārvaldības protokoli. Pieredze rāda, ka faili bieži tiek bojāti, ja vairāki lietotāji vienlaikus saglabā izmaiņas, izmantojot nestabilus savienojumus.
3. Novērst Excel failus no pārāk lieliem
Excel faili, kas lielāki par 20 MB, var tikt bojāti jebkurā laikā. Jūsu lielizmēra izklājlapa ir ne tikai lēna — tā ir bumba ar laika degli, kas var izraisīt bojāts Excel fails bez brīdinājuma.
Šīs izplatītās problēmas padara Excel failus lielākus, nekā tiem vajadzētu būt:
- Slēptas lapas ar aizmirstiem datiem
- Nelietots formatējums tukšās šūnās
- Pārāk daudz formulu un aprēķinu
- Augstas izšķirtspējas attēli
- Rakurstabulas kešatmiņas
- Tukšas rindas un kolonnas ārpus jūsu datu diapazona
Šeit ir pārbaudītas metodes, lai samazinātu izmēru un novērstu excel fails ir bojāts problēmas:
- Pārbaudi savu darbgrāmatu
- Pārskatīšana > Darbgrāmatas statistika parāda informāciju par faila komponentiem
- CTRL+END palīdz atrast pēdējo izmantoto šūnu
- Dzēsiet rindas un kolonnas, kas pārsniedz datu diapazonu
- Optimizējiet savu saturu
- Manuālais aprēķinu režīms vislabāk darbojas loksnēm, kurās ir liela formula
- Pēc aprēķiniem vērtības jāaizstāj formulas
- Attēli ir jāsaspiež līdz 150 ppi
- Neizmantotajām šūnām jābūt bez formatējuma
- Rakurstabulas avota datu kešatmiņa ir jānoņem
Lietotāji bieži savās izklājlapās glabā nevajadzīgu formatējumu un aprēķinus, to nezinot. Šīs stratēģijas ir palīdzējušas profesionāļiem samazināt failu izmērus līdz pat 70%. Tas ir liels darījums, jo tas nozīmē, ka pastāv risks Excel bojāts fails problēmas pilieni.
Jūsu darbgrāmatas statistika ir regulāri jāpārbauda, lai saglabātu tikai nepieciešamo. Lielas darbgrāmatas ar finanšu modeļiem vai lielu datu analīzi darbojas labāk, ja tās ir sadalītas mazākos failos.
4. Atjauniniet programmu Excel
Jūsu Excel versijai ir būtiska nozīme failu korupcijas problēmu novēršanā. Vecākas Excel versijas mēdz radīt bojāti Excel faili biežāk, īpaši ar jaunākiem failu formātiem.
Microsoft 365 sniedz jums vislabāko aizsardzību pret excel fails ir bojāts jautājumiem. Abonēšanas pakalpojums tiek automātiski atjaunināts un ietver jaunākos drošības līdzekļus. Atšķirībā no vecākām versijām jums vienmēr būs piekļuve jaunākajām funkcijām un uzlabojumiem.
Tālāk ir norādīts, kā mēs pārbaudām mūsu Excel versiju un atjaunināšanas statusu.
- Atveriet programmu Excel
- Pārejiet uz Fails > Konts
- Skatiet sadaļu Informācija par produktu
- Pārbaudiet atjaunināšanas kanālu un būvējuma numuru
Izpratne par atjaunināšanas kanāliem
Atjaunināšanas kanāli būtiski ietekmē to, cik ātri saņemat jaunas funkcijas. Most korporatīvajā vidē tiek izmantots pusgada kanāls, kas piedāvā labāku stabilitāti un samazina risku Excel bojāts fails jautājumiem. Ikmēneša drošības atjauninājumi joprojām tiek saņemti, izmantojot “Patch otrdien”, neatkarīgi no izmantotā atjaunināšanas kanāla.
Mēs aktīvi uzraugām šos resursus, lai būtu aktuāli:
- Oficiālās izlaiduma piezīmes, lai iegūtu detalizētu informāciju par atjauninājumiem
- Excel līdzekļu skrejlapa gaidāmajai funkciju izlaišanai
- Excel funkciju saraksts versiju saderībai
Atjauninātās Excel versijas palīdz novērst kompilētā koda bojājumus VBA projektos, īpaši darbgrāmatās ar iespējotu makro. Tas kļūst ļoti svarīgi, ja jums ir jāizvairās excel fails ir bojāts kļūdas versiju neatbilstības dēļ.
Vecākas Excel versijas cīnās ar jaunākiem failu formātiem un var izraisīt bojājumus. Regulāri atjauninājumi nodrošinās Excel instalācijas nevainojamu darbību, vienlaikus saglabājot faila integritāti.
5. Piekļūstiet savam Excel failam lokāli
Excel faili var tikt bojāti, ja tiem piekļūst tieši no koplietojamiem tīkla diskiem vai SharePoint atrašanās vietām — līdzīgi kā ejot pa plānu ledu. Mūsu pieredze liecina, ka vietējā piekļuve joprojām ir drošākais veids, kā strādāt ar programmu Excel.
Šī pārbaudītā sistēma palīdz droši pārvaldīt Excel failus:
- Izveidojiet īpašu lokālo mapju struktūru
- Lejupielādējiet failus pirms rediģēšanas
- Izmantojiet aprakstošas nosaukšanas metodes (piem., “ProjectName_DataType_Date”)
- Saglabājiet dažādas versijas būtiskām izmaiņām
- Augšupielādējiet pabeigto darbu atpakaļ koplietotajā krātuvē
Svarīgs brīdinājums: vairāki lietotāji, kas mēģina piekļūt vienam un tam pašam Excel failam no koplietotām vietām, saskaras ar lielu risku iegūt Excel bojāts fails. Sistēma ļauj tikai vienam lietotājam rediģēt koplietotu darbgrāmatu, bet citi to var skatīt.
Neapstrādātajiem datiem nepieciešama papildu aprūpe un aizsardzība. Darba kopijai jūsu lokālajā diskā ir jāaizstāj tiešais darbs ar oriģinālo failu. Šī pieeja ir palīdzējusi mums izvairīties no saskarsmes ar excel fails ir bojāts neskaitāmas reizes neremontējams.
Mūsu komanda izstrādāja uzticamu darbplūsmu sadarbības projektiem. Mēs lejupielādējam failu lokāli, veicam izmaiņas, saglabājam ar jaunu versijas numuru un augšupielādējam atpakaļ koplietotajā vietā. Šī metode ir samazinājusi mūsu excel fails ir bojāts daudz kļūdu.
Ņemiet vērā, ka Excel darbojas kā izklājlapu lietojumprogramma, nevis datu bāze. Komandām, kurām nepieciešama vienlaicīga piekļuve vieniem un tiem pašiem datiem, vajadzētu izmantot atbilstošus datu bāzes risinājumus, nevis koplietotas Excel darbgrāmatas, kurās pastāv korupcijas risks.
6. Esiet piesardzīgs ar trešo pušu pievienojumprogrammām
Excel pievienojumprogrammas var būt gan svētība, gan lāsts. Šie instrumenti boost funkcionalitāti, taču bieži rada problemātiskas pievienojumprogrammas bojāti Excel faili.
Brīdinājuma pazīmes par pievienojumprogrammas problēmām:
- Excel negaidīti avarē
- Faili tiek atvērti lēni
- Pievienojumprogrammu instalācijas izraisa nepāra darbību
- Par nezināmiem izdevējiem tiek parādīti drošības brīdinājumi
Excel testēšana drošajā režīmā ir mūsu pirmais solis, saskaroties ar excel fails ir bojāts kļūda. Tālāk ir norādīts mūsu pārbaudītais problēmu novēršanas process.
- Atveriet programmu Excel drošajā režīmā (palaišanas laikā turiet nospiestu taustiņu CTRL)
- Dodieties uz Fails > Opcijas > Pievienojumprogrammas
- Pārvaldības nolaižamajā izvēlnē atlasiet “COM pievienojumprogrammas”.
- Noklikšķiniet uz "Aiziet" un noņemiet atzīmi no visām pievienojumprogrammām
- Restart Excel parasti
Kibernoziedznieki bieži izmanto pievienojumprogrammas kā ļaunprātīgas programmatūras izplatīšanas rīkus. Jaunākie ziņojumi liecina, ka ļaunprātīgu pievienojumprogrammu uzbrukumi ir pieauguši par 600%. Mēs ievērojam stingras vadlīnijas, lai aizsargātu mūsu Excel bojāts fails no šiem draudiem.
Papildprogrammu instalēšana no nezināmiem avotiem ir riskanta, pat ja tās apgalvo, ka tās labo excel fails ir bojāts kļūda. Daudzi gadījumi liecina, ka noderīga izskata pievienojumprogrammas saturēja ļaunprātīgu programmatūru. Likumīgiem uzņēmumiem nav nepieciešamas pievienojumprogrammas, lai atvērtu vai rediģētu vienkāršus Excel failus.
Korporatīvajiem lietotājiem ir jāpārbauda pievienojumprogrammas saskaņā ar uzņēmuma apstiprināto programmatūras sarakstu. Šis verifikācijas solis ir novērsis daudzas iespējas excel bojāts fails incidentiem un drošības pārkāpumiem.
7. Aizsargājiet ļaunprātīgu programmatūru un vīrusus
Excel failu aizsardzība pret ļaunprātīgu programmatūru un vīrusiem ir svarīgs solis, lai novērstu korupciju. Ļaunprātīga programmatūra var apdraudēt izklājlapas tādos veidos, ko nevar apturēt standarta paroles aizsardzība.
Programmas Excel aizsargātais skats ļauj mums droši pārbaudīt failus pirms rediģēšanas. Šī funkcija kļūst būtiska e-pasta pielikumiem vai lejupielādēm, kurās var būt kaitīgs saturs.
Šeit ir viss nodrošināšanā bojāti Excel faili:
- Iespējot aizsargāto skatu failiem no interneta
- Pirms atvēršanas skenējiet lejupielādētās darbgrāmatas
- Pēc noklusējuma atspējojiet ārējās saites un makro
- Atjauniniet Windows drošību (vai pretvīrusu).
- Izmantojiet jaunāko aizsardzību programmā Excel
Svarīgs brīdinājums: Paroles aizsardzība vien nevar garantēt failu drošību. Ļaunprātīga programmatūra var kaitēt jūsu sistēmai, izmantojot ar paroli aizsargātu programmatūru excel fails ir bojāts.
Makro ir nepieciešama īpaša piesardzība. Daudzi gadījumi parāda, kā ļaunprātīgi makro var pārvērst parastu darbgrāmatu par Excel bojāts fails. Mēs nekad neiespējojam makro no neuzticamiem avotiem, pat ja failā tiek apgalvots, ka tie ir nepieciešami.
Koplietojamām darbgrāmatām ir nepieciešami papildu drošības slāņi. Pirms jebkuras atvēršanas excel fails ir bojāts ziņojumu, pārbaudiet faila avotu un skenējiet to. Šī stratēģija mūs ir pasargājusi no daudziem drošības pārkāpumiem, kas varēja izraisīt excel bojāts fails.
Ņemiet vērā, ka Microsoft 365 iebūvētie drošības līdzekļi vislabāk darbojas ar regulāriem atjauninājumiem. Regulāra skenēšana un jaunākā aizsardzība ir ievērojami samazinājusi mūsu failu bojājumu risku ļaunprātīgas programmatūras dēļ.
Pareiza neaktīvo lietotāju pārvaldība koplietotajās Excel darbgrāmatās ir ļoti svarīga, lai novērstu failu bojājumus un nodrošinātu optimālu veiktspēju. Mēs atklājām, ka pastāv tieša saikne starp aizmirstajām lietotāju sesijām un bojāti Excel faili, kas arī rada nevajadzīgu uzpūšanos darbgrāmatām.
Tālāk ir norādīts mūsu pārbaudītais process neaktīvo lietotāju noņemšanai.
- Dodieties uz cilni Pārskatīšana
- Grupā Izmaiņas noklikšķiniet uz Kopīgot darbgrāmatu
- Atlasiet cilni Rediģēšana
- Pārskatiet sarakstu “Kam šī darbgrāmata tagad ir atvērta”.
- Atlasiet neaktīvos lietotājus un noklikšķiniet uz Noņemt lietotāju
- Notīriet visus atlikušos pielāgotos skatus
Lielām organizācijām ir jāievieš šāda labākā prakse:
- Regulāri veiciet piekļuves atļauju auditus
- Noņemiet piekļuvi lietotājiem, kuri vairs nepiedalās projektā
- Iestatiet dīkstāves sesijas taimautus
- Regulāri notīriet pielāgotos skatus
Uzlabotā aizsardzība: mūsu pielāgotais makro risinājums automātiski uzrauga lietotāju aktivitātes. Šī automatizācija ir būtiski samazinājusi mūsu excel fails ir bojāts kļūdas, noņemot neaktīvos lietotājus pēc divu stundu neaktivitātes.
Koplietojamām darbgrāmatām ir rūpīgi jāpārvalda vairāki lietotāji. Pieredze rāda, ka pārāk daudz vienlaicīgu savienojumu bieži vien rada Excel bojāts fails situāciju. Mēs iesakām dīkstāves sesijas izrakstīšanās politikas, īpaši failiem, kas glabājas SharePoint vai OneDrive.
Microsoft 365 sadarbības līdzekļi piedāvā labāku aizsardzību nekā mantotā koplietotā darbgrāmatas līdzeklis. Šī modernā pieeja palīdz komandām izvairīties no bailēm excel fails ir bojāts ziņu, vienlaikus saglabājot produktīvu komandas darbu.
9. Regulāri dublējiet
Excel failiem ir nepieciešama regulāra dublēšana kā galīgā aizsardzība pret neatgriezenisku datu zudumu. Pieredze liecina, ka stabila rezerves stratēģija joprojām ir būtiska, neskatoties uz preventīviem pasākumiem.
Lūk, mūsu pārbaudītā rezerves stratēģija, kas ir ietaupījusi neskaitāmas darba stundas:
- Iespējot automātisko saglabāšanu mākonī saglabātajiem failiem
- Izveidojiet manuālas dublējumkopijas ar datuma/laika zīmogiem
- Konfigurējiet programmas Excel automātiskās atkopšanas iestatījumus
- Saglabājiet dublējumus vairākās vietās
- Regulāri pārbaudiet dublējuma failus
Kritiskām izklājlapām ir nepieciešama opcija “Vienmēr izveidot dublējumu”. Iestatīšanas process ir vienkāršs:
- Dodieties uz Fails > Saglabāt kā
- Noklikšķiniet uz Rīki > Vispārīgās opcijas
- Atzīmējiet “Vienmēr izveidot dublējumu”
- Noklikšķiniet uz Labi un saglabājiet
Automātiskā saglabāšana vien nenodrošina pietiekamu aizsardzību. OneDrive uztur versiju vēsturi, tomēr svarīgām darbgrāmatām ir nepieciešamas īpašas rezerves kopijas. Lai citētu piemēru, skatiet, kā mēs saglabājam “Budget2023.xlsx” kā “Budget2023_20231215_1008.xlsx” (tiek rādīts datums un laiks).
Svarīgs brīdinājums: vairākas rezerves versijas ir lielisks veids, kā iegūt aizsardzību, strādājot ar a bojāts Excel fails. Mūsu komanda ir redzējusi gadījumus, kad an excel fails ir bojāts nav labojams, taču sistemātiskas dublējumkopijas projektu izglāba.
Koplietojamām darbgrāmatām ir nepieciešamas gan mākoņdatošanas, gan vietējās dublējumkopijas. Šī divvirzienu pieeja ir aizsargājusi mūsu darbu daudzas reizes, kad Excel bojāts fails problēma parādījās. Ņemiet vērā, ka dublēšanas biežumam ir jāatbilst jūsu faila modifikācijas ātrumam — lai veiktu lielākas izmaiņas, nepieciešama biežāka dublēšana.
Šīs rezerves stratēģijas ir samazinājušas ietekmi excel bojāts fails negadījumu mūsu darbplūsmā. Mūsu vienkāršais noteikums: viss vērtīgais ir pelnījis rezerves kopiju!
10. Atgūt bojātus Excel failus
Izmantojot iepriekš minētos padomus, jūs varat novērst most Excel failu bojājumiem. Tomēr, ja korupcija joprojām notiek, varat izmantot DataNumen Excel Repair uz atgūt bojātus Excel failus:
11. secinājums
Excel failu sabojāšana traucē darbu un izraisa būtisku datu zudumu, bet most problēmas var novērst, izmantojot atbilstošu praksi. Regulāra saglabāšana, uzticami krātuves risinājumi un rūpīga failu lieluma pārvaldība ir Excel failu aizsardzības pamatā.
Darbs ar vietējām kopijām, Excel versiju atjaunināšana un rūpīga pievienojumprogrammu pārbaude ievērojami samazinās korupcijas risku. Pareiza lietotāju pārvaldība koplietotajās darbgrāmatās un spēcīga aizsardzība pret ļaunprātīgu programmatūru rada papildu drošības slāņus.
Failu bojājumi joprojām var rasties, neskatoties uz novēršanas pasākumiem. DataNumen Excel Repair palīdz efektīvi salabot bojātus Excel failus. Jūsu datu drošība ir atkarīga no regulāras dublēšanas uzturēšanas vairākās vietās.
Šīs novēršanas stratēģijas, konsekventi īstenojot, ievērojami samazinās jūsu darba neaizsargātību pret failu korupciju. Stingra uzmanība detaļām un pārbaudīta paraugprakse rada visas atšķirības.
Norādes:
Autora ievads:
Vivians Stīvenss ir datu atkopšanas eksperts DataNumen, Inc., kas ir pasaules līderis datu atkopšanas tehnoloģiju jomā. Lai iegūtu vairāk informācijas, apmeklējiet www.datanumen. Ar