Kaip archyvuoti el. laiškus programoje „Outlook“: išsamus vadovas [2026]

1. Įvadas

1.1 Kas yra el. laiškų archyvavimas programoje „Outlook“?

El. laiškų archyvavimas programoje „Outlook“ – tai procesas, kurio metu el. laiškai perkeliami iš pagrindinės gautųjų dėžutės į paskirtą saugojimo vietą, kad jūsų pašto dėžutė būtų tvarkinga ir lengvai valdoma. Skirtingai nuo el. laiškų trynimo, archyvavimas išsaugo juos ateičiai, tuo pačiu sutvarkant aktyvią darbo vietą. Šiame vadove parodysime, kaip archyvuoti el. laiškus programoje „Outlook“ naudojant skirtingus metodus.

1.2 Kodėl reikia archyvuoti el. laiškus programoje „Outlook“?

El. laiškų archyvavimas suteikia keletą svarbių privalumų:

• Palaiko organizaciją: Palaiko tvarkingą gautųjų dėžutę ir sutelkia dėmesį į naujausius el. laiškus, neprarandant senesnių pranešimų visam laikui.
• Pagerina našumą: Sumažina netvarką gautuosiuose, todėl „Outlook“ tampa greitesnė ir reaguoja greičiau.
• Išsaugo svarbią informaciją: Išsaugo prieigą prie el. laiškų, kurių jums gali prireikti norint susipažinti, laikytis reikalavimų ar tvarkyti įrašus.
• Tvarko saugyklą: Priklausomai nuo archyvavimo metodo, galite atlaisvinti pašto dėžutės vietos ir neviršyti saugyklos apribojimų.
• Palengvina paiešką: Archyvuotuose el. laiškuose galima ieškoti, todėl prireikus juos galite rasti.

2. Įvairių archyvavimo metodų supratimas programoje „Outlook“

„Outlook“ siūlo keturis skirtingus el. laiškų archyvavimo metodus, kurių kiekvienas skirtas skirtingiems naudojimo atvejams ir saugojimo reikalavimams.

2.1 Rankinis archyvavimas į integruotą aplanką (archyvo mygtukas)

Mygtukas „Archyvuoti“ perkelia el. laiškus į integruotą archyvo aplanką jūsų pašto dėžutėje. Jis išsaugo el. laiškus pagrindinėje pašto dėžutėje ir idealiai tinka norint sutvarkyti gautuosius nemažinant saugyklos vietos. Archyvuoti elementai lieka pasiekiami visuose įrenginiuose.

2.2 Rankinis archyvavimas į išorinį failą (senų elementų valymo įrankis)

Įrankis „Išvalyti senus elementus“ perkelia el. laiškus į atskirą archyvo failą, saugomą jūsų kompiuteryje. Šis metodas iš tikrųjų pašalina el. laiškus iš jūsų pašto dėžutės, atlaisvindamas vietos serveryje. Tai yra pageidaujamas pasirinkimas, kai reikia sumažinti pašto dėžutės dydį.

2.3 Automatinis archyvavimas

Automatinio archyvavimo funkcija automatiškai perkelia senesnius el. laiškus į vietinį PST failą pagal konfigūruojamus nustatymus ir senėjimo laikotarpius. Ši funkcija veikia pagal grafiką ir valdo pašto dėžutės dydį be rankinio įsikišimo, todėl ji idealiai tinka vartotojams, gaunantiems daug el. laiškų.

2.4 „Exchange Server“ internetinis archyvas (įmonės funkcija)

„Exchange Server“ internetinis archyvavimas, dar vadinamas archyvavimu vietoje, yra „Microsoft 365“ debesijos pagrindu veikiantis, įmonės klasės sprendimas, veikiantis kaip atskira pašto dėžutė serveryje. Administratoriai įjungia ir tvarko šią funkciją, kuri suteikia papildomos saugyklos vietos, tuo pačiu metu išlaikant archyvuotus el. laiškus pasiekiamus iš bet kurio įrenginio. Įjungus internetinį archyvavimą, automatinis archyvavimas automatiškai išjungiamas.

3. Rankinis archyvavimas į integruotą aplanką (archyvo mygtukas)

3.1 Archyvavimas naujoje „Outlook“ versijoje

Norėdami archyvuoti el. laiškus naudodami mygtuką „Archyvuoti“ naujoje „Outlook“ versijoje:

1. Pasirinkite el. laišką arba el. laiškus, kuriuos norite archyvuoti.
2. Spauskite Archyvas įrankių juostoje.
3. Pasirodys patvirtinimo pranešimas. Galite spustelėti anuliuoti Jei reikia.

Pastaba: Naujoji „Outlook“ versija nepalaiko automatinio archyvavimo funkcijos.

3.2 Archyvavimas klasikinėje „Outlook“ versijoje

3.2.1 Archyvavimo mygtukas

Norėdami archyvuoti el. laiškus naudodami mygtuką „Archyvuoti“ klasikinėje „Outlook“ versijoje:

1. Pasirinkite el. laiškus, kuriuos norite archyvuoti.
2. pagal Pagrindinis skyriuje, panaikinti grupė, spustelėkite Archyvas.
3. „Outlook“ perkels el. laiškus į archyvo aplanką.

Jei el. laišką archyvavote per klaidą, eikite į archyvo aplanką ir perkelkite el. laišką atgal į pradinį aplanką.

3.2.2 Sparčiųjų klavišų naudojimas (Backspace klavišas)

Galite greitai archyvuoti pasirinktus el. laiškus naudodami klaviatūrą:

1. Pasirinkite el. laiškus, kuriuos norite archyvuoti.
2. Paspauskite Backspace Raktas.
3. Pasirinkti el. laiškai bus nedelsiant archyvuoti.

Svarbu: Jei el. laišką atidarote naujame lange, turite jį uždaryti ir atlikti aukščiau nurodytus veiksmus, kad jį archyvuotumėte.

3.2.3 Kaip išjungti „Backspace“ klavišo archyvavimą

Kai kurie vartotojai nori išjungti „Backspace“ klavišo archyvavimo funkciją dėl šių priežasčių:

• Atsitiktinis archyvavimas: Vartotojai, kurie nėra susipažinę su šia funkcija, gali netyčia arba kitais tikslais paspausti „Backspace“, dėl ko el. laiškai netikėtai dingsta iš gautųjų aplanko.
• Sumišimas su ištrynimo klavišu: „Backspace“ klavišas yra arti „Delete“ klavišo, tačiau jo veikimas nenuoseklus ir gali kelti painiavą.
• Organizacijos politika: Kai kurios organizacijos pageidauja kontroliuoti archyvavimo metodus ir neleisti darbuotojams naudoti sparčiųjų klavišų.
• Archyvavimo funkcijos nenaudojimas: Vartotojai, kurie nenaudoja archyvo aplanko, gali pastebėti, kad šis spartusis klavišas yra nenaudingas.

Norėdami neleisti elementams archyvuoti naudojant „Backspace“ klavišą, turite atlikti šiuos veiksmus:

1. Visiškai uždarykite „Outlook“.
2. spauda "Windows + R norėdami atidaryti Vykdyti dialogą.
3. Tipas regedit ir paspauskite „Enter“, kad atidarytumėte registro rengyklę.
4. Vykti į: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\politikos\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite dešiniajame lange ir pasirinkite Naujienos -> DWORD (32-bitų).
6. Pavadinkite vertę Išjungti „OneClickArchive“.
7. Dukart spustelėkite naują reikšmę ir nustatykite ją į 1.
8. Spauskite OK ir uždarykite registro rengyklę.
9. Raiškatart Outlook.

Pastaba: Šis registro pataisymas taikomas „Outlook“ „Microsoft 365“ ir neveikia su nuolatinėmis versijomis.

3.2.4 Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, kad archyvuotumėte

Norėdami archyvuoti naudodami kontekstinį meniu:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. laišką, kurį norite archyvuoti.
2. pasirinkti Archyvas iš iššokančio meniu.
3. El. laiškai bus perkelti į aplanką „Archyvas“.

3.2.5 Nuvilkite į archyvo aplanką

Rankiniam archyvavimo valdymui:

1. Raskite Archyvas aplanką naršymo srityje.
2. Spustelėkite ir palaikykite el. laišką, kurį norite archyvuoti.
3. Nuvilkite jį į aplanką „Archyvas“ ir numeskite.

3.3 Archyvuoti elementus pagal konkrečius kriterijus

Pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ archyvavimo funkcija gali išvalyti tik senus elementus pagal datą. Jei norite archyvuoti visus elementus, kurie atitinka konkrečius kriterijus, atlikite šiuos veiksmus:

1. Lauke Išplėstinė paieška dialogo langas spustelėkite Naršyti ... , kad pasirinktumėte aplanką, kuriame norite rasti elementus.
2. Nustatykite paieškos kriterijus.
3. Spauskite Raskite dabar kad rastumėte visus kriterijus atitinkančius elementus.
4. Pasirinkite visus rastus elementus.
5. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pasirinktus elementus ir spustelėkite Perkeltiir pasirinkite archyvo aplanką kaip targauti.
6. Visi rasti elementai bus perkelti į archyvo aplanką.

1 pavyzdys: archyvuokite visus didesnius nei 10 KB el. laiškus:

1. Lauke Išplėstinė paieška dialogo lange spustelėkite Naršyti ... , kad pasirinktumėte aplanką, kuriame norite rasti elementus.
2. Spustelkite Daugiau pasirinkimų kortelė
3. Nustatyti Dydis (kilobaitais) į didesnis nei 10
4. Spauskite Raskite dabar
   

2 pavyzdys: visų pasibaigusio galiojimo el. laiškų archyvavimas:

1. Lauke Išplėstinė paieška dialogo lange spustelėkite Naršyti ... , kad pasirinktumėte aplanką, kuriame norite rasti elementus.
2. Spustelkite pažangus kortelė
3. In Apibrėžkite daugiau kriterijų skyriuje pasirinkite Pasibaigia nuo Visi pašto laukai.
4. Nustatykite sąlygą, pvz. Rytoj.
5. Spauskite Pridėti į sąrašą
6. Spauskite Raskite dabar

3 pavyzdys: archyvuokite visus užbaigtus el. laiškus:

4 pavyzdys: archyvuokite visus el. laiškus su konkrečia spalvų kategorija:

5 pavyzdys: Archyvuokite visus el. laiškus be tolesnių veiksmų:

vėliava:

 

4. Rankinis archyvavimas į išorinį failą (senų elementų valymo įrankis)

4.1 Senų elementų valymo įrankio naudojimas

Norėdami rankiniu būdu archyvuoti „Outlook“ el. laiškus programoje „Outlook“ į PST failą:

1. Spustelkite filė skirtukas.
2. Spauskite Informacija, tada spustelėkite Ištekliai.
3. pasirinkti Išvalykite senus daiktus.
   
4. Geriausios Archyvas bus rodomas dialogo langas.
5. Pasirinkite Archyvuoti šį aplanką ir visus poaplankius pasirinkimas.
6. Pasirinkite aplanką, kurį norite archyvuoti (pvz., Gautieji). Norėdami archyvuoti visus elementus, pasirinkite šakninį savo pašto dėžutės aplanką.
7. Pagal Archyvuoti elementus, senesnius nei, įveskite datą. Senesni nei ši data elementai bus archyvuoti.
8. Pagal Archyvinis failas, priimkite numatytąją vietą arba spustelėkite Naršyti , kad pasirinktumėte kitą vietą ir failo pavadinimą.
9. Pasirinktinai, patikrinkite Įtraukti elementus, kurių langelis „Nearchyvuoti automatiškai“ pažymėtas jei norite archyvuoti elementus, kurie anksčiau nebuvo įtraukti į automatinį archyvavimą.
10. Spauskite OK į start archyvavimas.
    

Baigus, kairiajame skydelyje pasirodys pašto dėžutė „Archyvai“, kurioje galėsite pasiekti archyvuotus el. laiškus.

4.2 Kelių aplankų su skirtingais saugojimo laikotarpiais archyvavimas.

Norėdami archyvuoti elementus skirtinguose aplankuose su skirtingais saugojimo laikotarpiais, išlaikant juos tame pačiame PST faile:

1. Atidarykite dialogo langą Archyvas (filė -> Informacija -> Ištekliai -> Išvalykite senus daiktus).
2. Pasirinkite pirmąjį aplanką (pvz., Gautieji) ir nustatykite datą į prieš 6 mėnesius. Dar nespauskite Gerai.
3. Pasirinkite kitą aplanką (pvz., „Išsiųsta“) ir nustatykite kitą datą (pvz., „Prieš 1 metus“). Dar nespauskite Gerai.
4. Toliau pasirinkite aplankus ir nustatykite skirtingas datas pagal poreikį.
5. Įsitikinkite, kad visi aplankai naudoja tą patį archyvo failo kelią.
6. Spauskite OK kai visi aplankai bus sukonfigūruoti.

5. Automatinis el. laiškų archyvavimas programoje „Outlook“

5.1 Automatinio archyvavimo įjungimas

Norėdami įjungti ir konfigūruoti automatinį archyvavimą klasikinėje „Outlook“ versijoje:

1. Spauskite filė -> Nustatymai.
2. Pasirinkite pažangus skirtukas.
3. pagal „AutoArchive“ skiltyje spustelėkite mygtuką Automatinio archyvavimo nustatymai mygtukas:
   
4. Patikrink Vykdyti automatinį archyvavimą kas N dienų dėžė.
5. Nurodykite, kaip dažnai norite paleisti automatinį archyvavimą (pvz., kas 14 dienų).
6. Konfigūruokite papildomus nustatymus, pvz., archyvo vietą ir senėjimo laikotarpį. Šiuos nustatymus išsamiau paaiškinsime kitame skyriuje.
7. Spauskite OK norėdami išsaugoti nustatymus.
   

Automatinis archyvavimas dabar veiks automatiškai pagal jūsų sukonfigūruotą tvarkaraštį.

5.2 Automatinio archyvavimo nustatymų paaiškinimas

Suprasdami kiekvieną automatinio archyvavimo nustatymą, galėsite efektyviai valdyti archyvavimo procesą:

• Vykdyti automatinį archyvavimą kas N dienų: Valdo automatinio archyvavimo tvarkaraštį. Dažnai jį paleidus (pvz., kas savaitę), apdorojamos mažesnės el. laiškų partijos, o tai našiau nei archyvuojant tūkstančius elementų vienu metu. Norėdami visiškai sustabdyti automatinį archyvavimą, panaikinkite šios parinkties žymėjimą.
• Klausimas prieš paleidžiant automatinį archyvavimą: Jei norite gauti išankstinį pranešimą prieš archyvuojanttarts, įjunkite šią parinktį. Pamatysite pranešimą, kuriame galėsite atšaukti operaciją, jei reikės.
• Ištrinti pasibaigusio galiojimo elementus (tik el. pašto aplankams): Tai pašalina pranešimus, kurių galiojimo laikas pasibaigęs. Atminkite, kad pasibaigusio galiojimo elementai skiriasi nuo senų elementų – galiojimo laikas nustatomas rankiniu būdu, kai rašote el. laiškus Nustatymai skirtukas. Būkite atsargūs su šiuo nustatymu, nes jis ištrina elementus, o ne juos archyvuoja.
• Archyvuoti arba ištrinti senus elementus: Šis pagrindinis jungiklis suaktyvina jūsų pasirinktinę automatinio archyvavimo konfigūraciją. Palikite jį nepažymėtą, jei norite naudoti „Outlook“ numatytuosius nustatymus.
• Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše: Kai ši funkcija įjungta, archyvo aplankai automatiškai rodomi naršymo srityje. Jei šios funkcijos nėra, kiekvieną kartą norint pasiekti archyvuotus elementus, reikės rankiniu būdu atidaryti archyvo PST failą.
• Išvalykite daiktus, senesnius nei: Nustato archyvavimo ribą. Senesni nei ši riba elementai perkeliami į archyvo failą. Intervalas yra lankstus – nuo ​​1 dienos iki 60 mėnesių, nurodomas dienomis, savaitėmis arba mėnesiais.
• Perkelti senus elementus į: Nurodo „Outlook“, kur saugoti archyvuotus elementus. Pagal numatytuosius nustatymus failas archive.pst sukuriamas aplanke Dokumentai\Outlook failai. Spustelėkite Naršyti , kad pasirinktumėte kitą vietą arba failo pavadinimą. Pasirinkus šią parinktį, išjungiamas toliau nurodytas nuolatinio ištrynimo nustatymas.
• Visam laikui ištrinti elementus: Užuot išsaugojus archyvuotas kopijas, šis nustatymas visiškai ištrina senus elementus, kai jie pasiekia amžiaus ribą. Naudokite tai atsargiai – ištrintų elementų atkurti negalima. Įjungus šią parinktį, išjungiama aukščiau pateikta archyvavimo parinktis.
• Taikyti šiuos nustatymus visiems aplankams dabar: Šis mygtukas nedelsdamas pritaiko dabartinę konfigūraciją visiems „Outlook“ aplankams. Praleiskite šį veiksmą, jei norite nustatyti skirtingas taisykles atskiriems aplankams – jas galite konfigūruoti kiekvieno aplanko ypatybėse.

5.3 Numatytieji „Outlook“ aplankų senėjimo laikotarpiai

„Outlook“ taiko skirtingus numatytuosius senėjimo laikotarpius įvairių tipų aplankams:

• Gautieji ir juodraščiai: 6 mėnesių
• Išsiųsti ir ištrinti elementai: 2 mėnesių
• Siunčiamieji: 3 mėnesių
• Kalendorius, užduotys, užrašai ir žurnalas: 6 mėnesių
• Kontaktai: Pagal numatytuosius nustatymus automatiškai nearchyvuojama

Jūsų sukurti aplankai paveldi panašių numatytųjų aplankų senėjimo laikotarpį. Pavyzdžiui, pasirinktinio pašto aplankams, kaip ir Gautieji, taikomas 6 mėnesių senėjimo laikotarpis.

5.4 Kaip nustatomas daikto amžius

Skirtingi „Outlook“ elementų tipai naudoja skirtingus datos kriterijus, kad nustatytų, ar jie pakankamai seni archyvavimui:

• El. pašto žinutės: Sistema patikrina, kada gavote laišką ir kada jį paskutinį kartą modifikavote, o tada naudoja vėlesnę datą. Net paprasti veiksmai, tokie kaip žymėjimas kaip perskaityto / neskaityto ar el. laiško perkėlimas, atnaujina modifikavimo laiko žymą.
• Kalendoriaus elementai: Susitikimų ir paskyrimų atveju aktuali data yra ta, kada jūsost neseniai redagavote ir išsaugojote įrašą. Elementai su pasikartojimo šablonais nėra automatiškai archyvuojami. Svarbu tai, kad archyvuoti galima tik praeities įvykius – būsimi susitikimai lieka išsaugomi, nepaisant jų paskutinio pakeitimo datos.
• Užduotys: Čia svarbios dvi datos: užbaigimo data ir paskutinio pakeitimo data. Tinkamumas nustatomas pagal naujesnę datą. Užduotys, kurios vis dar rodomos kaip nebaigtos, niekada nėra automatiškai archyvuojamos. Deleguotos užduotys archyvuojamos tik po to, kai kas nors jas pažymi kaip atliktas.
• Pastabos: Data, kurią most Neseniai redaguota ir išsaugota informacija lemia, kada užrašas tampa tinkamas archyvuoti.
• Žurnalo įrašai: Arba pradinė sukūrimo data, arba most Taikoma naujausia pakeitimo data, pirmenybę teikiant naujesnei datai.
• Kontaktai: Automatinio archyvavimo funkcija visiškai praleidžia kontaktus. Jei reikia archyvuoti kontaktų aplanką, naudokite įrankį „Išvalyti senus elementus“ rankiniu būdu.

5.5 Automatinio archyvavimo tinkinimas konkretiems aplankams

Norėdami konfigūruoti pasirinktinius automatinio archyvavimo nustatymus konkrečiam aplankui:

1. Naršymo srities aplankų sąraše dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką, kurį norite tinkinti.
2. Spauskite Skelbimų.
3. Spustelkite „AutoArchive“ skirtukas.
4. pasirinkti Archyvuoti šį aplanką naudojant šiuos nustatymus.
5. Konfigūruokite senėjimo laikotarpį ir kitas šiam aplankui būdingas parinktis.
6. Spauskite OK išsaugoti nustatymus.

Pastaba: Naudokite Visam laikui ištrinti senus elementus parinktis automatiškai pašalinti senus el. laiškus Istrinti daiktai bei Šlamštas aplankus po nustatyto saugojimo laikotarpio.

5.6 Elementų neįtraukimas į automatinį archyvavimą / įtraukimas iš jo

Kartais NENORITE archyvuoti kai kurių elementų, kurie bus naudojami dažnai. Žemiau pateikiami 3 skirtingų scenarijų sprendimai. Žinoma, taip pat galite atšaukti operaciją ir įtraukti elementus iš automatinio archyvavimo.

5.6.1 Vieno elemento pašalinimas

1. Pasirinkite konkretų elementą.
2. spauda Alt + Enter raktai.
3. A Skelbimų pasirodys dialogo langas.
4. Patikrink Neautomatiškai archyvuoti šio elemento pasirinkimas.

5.6.2 Kelių elementų neįtraukimas

1. 1. Eiti į Žiūrėti kortelė
   2. Spauskite Peržiūrėti nustatymus
   3. Lauke Išplėstiniai rodinio nustatymai Dialogo lange spustelėkite Stulpeliai:
   4. Geriausios Rodyti stulpelius pasirodys dialogo langas. Norėdami pridėti, atlikite toliau nurodytus veiksmus. Nearchyvuoti automatiškai stulpelis:
      • pasirinkti Visi pašto laukai.
      • pasirinkti Nearchyvuoti automatiškai prieinamuose stulpeliuose.
      • Spauskite papildyti
      • Jei norite pakeisti tvarką, pasirinkite ją ir naudokite Perkelti or Judėk žemyn.
      • Spauskite OK
   5. Spustelėję OK, jūs grįšite į Išplėstiniai rodinio nustatymai dialogo lange, kuriame reikia spustelėti Kiti nustatymai.
   6. Lauke Kiti nustatymai dialogo lange pažymėkite Leisti redaguoti langelyje pasirinkimas.
   7. Spustelėkite seriją OK , kad išsaugotumėte pakeitimus ir grįžtumėte į pagrindinį „Outlook“ langą. Dabar, norėdami neįtraukti konkrečių elementų į automatinį archyvavimą, tiesiog pažymėkite Nearchyvuoti automatiškai stulpelis jiems:

5.6.3 Aplanko neįtraukimas

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką naršymo srityje.
2. pasirinkti Skelbimų.
3. Spustelkite „AutoArchive“ skirtukas.
4. pasirinkti Nearchyvuoti elementų šiame aplanke.
5. Spauskite OK.

6. Automatinis el. laiškų archyvavimas programoje „Outlook“ naudojant taisykles

„Outlook“ taisyklės leidžia automatiškai archyvuoti el. laiškus iš konkrečių siuntėjų arba atitinkančius tam tikrus kriterijus. Norėdami sukurti archyvavimo taisyklę:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. laišką, kurį norite archyvuoti.
2. Spauskite Taisyklės -> Sukurti taisyklę iššokančiajame meniu.
3. Geriausios Sukurti taisyklę bus rodomas dialogo langas.
4. Lauke Kai gaunu el. laišką su visomis pasirinktomis sąlygomis skyriuje nurodykite taisyklės sąlygą, pvz. Kaina nuo, Tema yraarba Siunčiami įSudėtingesnėms sąlygoms spustelėkite Advanced Options apatiniame dešiniajame kampe.
5. Lauke Atlikite šiuos veiksmus skyriuje pasirinkite Perkelti elementą į aplanką: ir nurodykite archyvo aplanką spustelėdami Pasirinkite aplanką… mygtuką.
6. Spauskite OK kad išsaugotumėte taisyklę.

„Outlook“ dabar automatiškai perkels visus el. laiškus, kurie atitinka sąlygas, į archyvo aplanką.

7. Archyvavimas pagal gavimo datą

Pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ automatinio archyvavimo funkcija naudoja pakeitimo arba gavimo datą, atsižvelgiant į tai, kuri yra vėlesnė. Jei norite, kad „Outlook“ archyvuotų el. laiškus tik pagal gavimo datą (ignoruojant pakeitimus), turite modifikuoti „Windows“ registrą:

1. Visiškai uždarykite „Outlook“.
2. Atidarykite registro redaktorių.
3. Vykti į: HKEY_CURRENT_USER\Programinė įranga\Microsoft\Office\ Nuostatos.
4. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Nustatymai ir tuomet Naujienos -> DWORD (32-bitų).
5. Pavadinkite naują vertę ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
6. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite naujai sukurtą reikšmę ir spustelėkite modifikuoti.
7. Nustatykite vertę į 1 ir spauskite OK.
8. Uždarykite registro rengyklę ir išsaugokitetart Outlook.

Po šių pakeitimų „Outlook“ archyvuos el. laiškus pagal jų gavimo, o ne modifikavimo datą.

8. Išplėstinė: automatinis archyvavimas naudojant VBA

Jei jums reikia sudėtingesnių valdiklių, automatinis archyvavimas, galite naudoti „Outlook VBA“ makrokomandas. Žemiau pateikiami keli scenarijų pavyzdžiai:

• Automatinis atliktų užduočių archyvavimas programoje „Outlook“
• Archyvuokite el. laiškus, didesnius nei nurodytas dydis
• Automatiškai archyvuokite senus el. laiškus, didesnius nei konkretus dydis
• Automatinis el. laiškų klasifikavimas ir archyvavimas pagal mėnesį
• Automatinis gaunamų el. laiškų klasifikavimas ir archyvavimas pagal siuntėjo vardą
• Automatiškai archyvuokite atmestus susitikimus į konkretų kalendorių
• Automatiškai archyvuoti seniausią el. laišką, kai gaunamas naujas el. laiškas
• Automatiškai archyvuoti gaunamus el. laiškus be tolesnių veiksmų žymų
• Automatiškai archyvuoti senus laiškus, kai gautųjų aplanke yra per daug elementų
• Archyvuokite visus vėluojančius susitikimus ir užduotis
• Archyvuoti visus pasibaigusio galiojimo el. laiškus
• Automatiškai archyvuokite pažymėtą el. laišką, kai pažymėsite jį kaip užbaigtą
• Automatiškai archyvuokite elementus, kurių galiojimo laikas pasibaigęs, kai „Outlook“ failas yra didesnis nei konkretus dydis
• Archyvuoti visus perskaitytus RSS elementus
• Archyvuokite, skaitykite el. laiškus į skirtingus aplankus pagal siuntėjus
• Paketinis išjungimas „AutoArchive“ parinktį visiems „Outlook“ aplankams
• Paketinis taikymas visiems „Outlook“ aplankams – tas pats „AutoArchive“ nustatymas
• Paketinis įjungimas „Neautomatiškai archyvuoti šio elemento“ parinktį keliems „Outlook“ el. laiškams
• Paketas išjungti visų pasikartojančių kalendoriaus elementų automatinio archyvavimo parinktį

9. „Exchange Server“ internetinis archyvas

„Exchange Server Online Archive“ (dar vadinamas archyvavimu vietoje) yra įmonės lygio archyvavimo funkcija, skirta „Microsoft 365“, suteikianti vartotojams papildomos pašto dėžučių saugyklos vietos, archyvuojant senus el. laiškus į pašto dėžutes. Skirtingai nuo kliento pusės archyvavimo metodų, šią funkciją visiškai valdo administratoriai ir ji veikia serveryje.

9.1 Administratoriaus sąrankos reikalavimai

Tik administratoriai gali įjungti arba išjungti „Exchange Server Online Archive“. Norėdami konfigūruoti archyvo pašto dėžutes, administratoriai turi:

• Būti priskirtam pašto gavėjų vaidmeniui sistemoje „Exchange Online“
• Prieiga prie „Exchange“ administravimo centro (EAC)
• Turėti atitinkamas „Microsoft 365“ licencijas vartotojams

9.2 Kaip administratoriai įjungia archyvo pašto dėžutes

Administratoriai gali įjungti archyvo pašto dėžutes per „Exchange“ administravimo centrą:

1. Prisijunkite prie „Exchange“ administravimo centro (EAC) ir eikite į Gavėjai -> Pašto dėžutės.
2. Pasirinkite vartotoją, kad įgalintumėte savo pašto dėžutės archyvavimą.
3. Išskleidžiamajame lange pasirinkite kitiir pagal Pašto dėžutės archyvas, Pasirinkite Tvarkyti pašto dėžutės archyvą.
4. Įjungti Pašto dėžutės archyvas, tada spustelėkite Sutaupote.

Archyvo pašto dėžutės būsena bus rodoma kaip Aktyvūs pasirinktam vartotojui.

9.3 Automatinis archyvinių pašto dėžučių įjungimas

Administratoriai gali naudoti „PowerShell“, kad automatiškai įgalintų archyvo pašto dėžutes, kai pagrindinė pašto dėžutė pasiekia 90 % savo kvotos:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Archyvinių pašto dėžučių laipsniškas atsisakymas

Jei dėl įvairių priežasčių, pvz., ribotos vietos, norite palaipsniui atsisakyti archyvinių pašto dėžučių, galite atlikti šiuos veiksmus:

1. Eksportuokite archyvo pašto dėžutes.
2. Išjungti archyvą.

9.5 Poveikis kitoms archyvo funkcijoms

Kai vartotojui įjungtas „Exchange Server Online Archive“:

• Automatinio archyvavimo ir senų elementų valymo įrankiai nebepasiekiami klasikinėje „Outlook“ versijoje
• Mygtukas „Archyvuoti“ programoje „Outlook“ toliau veikia įprastai
• „Exchange Online“ pašto dėžutėms priskirtos saugojimo strategijos kontroliuoja archyvavimo elgseną

Pastaba: Ši funkcija nepasiekiama „Microsoft 365 Government“ debesyse, „21Vianet“ valdomoje „Microsoft 365“ arba „Microsoft 365 Germany“.

10. Archyvuotų el. laiškų paieška ir tvarkymas programoje „Outlook“

10.1 Archyvo aplanko ir failo paieška

Norėdami rasti archyvuotus el. laiškus:

• Archyvo aplankas: Integruotas archyvo aplankas rodomas naršymo srities aplankų sąraše. Pasirinkite Žiūrėti -> Aplanko sritis -> Normalus , kad būtų rodomas aplankų sąrašas, jei jis paslėptas.
• Archyvų pašto dėžutė (PST failas): Naudojant automatinį archyvavimą arba senų elementų valymo įrankį, archyvo pašto dėžutė rodoma kaip atskiras elementas aplankų sąraše, jei pasirinkote Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše automatinio archyvavimo nustatymuose.

Jei archyvų pašto dėžutė nerodoma, galite ją atidaryti rankiniu būdu:

1. Eiti į filė -> Parinktys -> Išplėstiniai 
2. pagal „AutoArchive“ skiltyje spustelėkite mygtuką Automatinio archyvavimo nustatymai mygtuką.
3. Visą archyvo PST failo kelią rasite adresu Perkelkite senus daiktus į.
4. Spauskite filė -> Atidaryti ir eksportuoti -> Atidarykite „Outlook“ duomenų failą ir pasirinkite savo archyvo PST failą per visą jo kelią.
   

10.2 Archyvo failo perkėlimas

1. Uždarykite archyvo PST failą programoje „Outlook“.
2. Perkelkite failą į naują vietą.
3. Atidarykite jį iš naujo programoje „Outlook“.
4. Pakeiskite kelią į filė -> Parinktys -> Išplėstiniai -> Automatinis archyvavimas -> Automatinio archyvavimo nustatymai -> Perkelti senus elementus į

10.3 Archyvuotų el. laiškų paieška

Norėdami ieškoti archyvuotų el. laiškų aplanke Archyvas:

1. Pagal numatytuosius nustatymus, kai įvedate paieškos terminą paieškos lauke „Outlook“ viršuje, ieškoma visuose jūsų pašto dėžutės aplankuose, įskaitant archyvuotus elementus.
2. Norėdami apriboti paiešką tik archyvo aplanke, pirmiausia pasirinkite Archyvas aplanką naršymo srityje.
3. Tada paieškos laukelyje įveskite paieškos terminą.
4. Paieškos rezultatuose bus rodomi tik elementai iš archyvo aplanko.

Norėdami ieškoti archyvuotų el. laiškų archyvo faile:

1. Kairiajame skydelyje spustelėkite archyvo failą.
2. Spustelėkite paieškos laukelį viduryje.
3. Atsiras skirtukas „Paieška“.
4. Spustelkite Paieška kortelė
5. Spauskite Paieškos įrankiai -> Išplėstinė paieška…
   
   
6. Geriausios Išplėstinė paieška bus rodomas dialogo langas.
7. Spustelkite Naršyti ... mygtuką.
8. Lauke Pasirinkite aplanką (-us) dialogo lange patikrinkite archyvo failą
9. Patikrink Ieškokite poaplankių
10. Spauskite OK
11. Tada „Outlook“tart paieška archyvo faile, įskaitant visus jo poaplankius:
    

10.4 Archyvuotų el. laiškų atkūrimas gautuosiuose

Norėdami perkelti archyvuotus el. laiškus atgal į gautuosius:

1. Eikite į archyvo aplanką arba archyvų pašto dėžutę.
2. Pasirinkite el. laišką arba el. laiškus, kuriuos norite atkurti.
3. Nuvilkite el. laiškus į gautuosius arba spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkite Perkelti -> Pašto dėžutė.

El. laiškai bus perkelti atgal į jūsų pašto dėžutę ir pašalinti iš archyvo vietos.

11. Archyvo failų dydžio apribojimai ir valdymas

11.1 Numatytieji PST failo dydžio apribojimai

„Outlook PST“ failas turi numatytąjį dydžio apribojimą:

• „Outlook 365“, 2024, 2021, 2019, 2016 ir 2013 m.: 50 LT
• „Outlook 2010“ ir ankstesnės versijos: 20 LT

Kai archyvo PST failas artėja prie šios ribos arba ją pasiekia, „Outlook“ gali nustoti archyvuoti naujus elementus arba elgtis nenuspėjamai.

11.2 Didelių archyvinių failų tvarkymas

Kai archyvo failas artėja prie dydžio ribos, apsvarstykite šias parinktis:

• Naujų archyvo failų kūrimas: Sukurkite naują archyvo PST failą irtarel. laiškų archyvavimas programoje „Outlook“. Galite tvarkyti kelis archyvo failus, surūšiuotus pagal metus arba projektą.
• Nereikalingų elementų ištrynimas: Peržiūrėkite archyvuotus el. laiškus ir visam laikui ištrinkite nereikalingus elementus, tada suspausti archyvo failą.

11.3 PST failo dydžio ribos didinimas (nerekomenduojama)

Nors galite padidinti numatytąją 50 GB ribą iki 100 GB atlikdami registro pakeitimus, tai nerekomenduojama. Dideli PST failai sulėtins „Outlook“ veikimą ir padidins sugadinimo riziką. Jei vis tiek turite padidinti ribą, galite vadovautis šiais nurodymais: šis vadovas .

Užuot didinę dydžio ribą, apsvarstykite galimybę sukurti naujus archyvo failus arba naudoti internetinį archyvą.

12. „Outlook“ archyvavimo problemų sprendimas

12.1 Automatinis archyvavimas negalimas

Jei automatinio archyvavimo parinktys nepasiekiamos arba yra pilkos, priežastis gali būti:

• „Exchange Server Online“ archyvas įjungtas: Jei jūsų organizacijoje įjungtas „Exchange Server“ internetinis archyvavimas, automatinis archyvavimas automatiškai išjungiamas. Internetinis archyvavimas yra įmonės lygio automatinio archyvavimo pakaitalas. Norėdami naudoti internetinį archyvavimą, susisiekite su administratoriumi.
• Administratoriaus išjungta funkcija: Jūsų tinklo administratorius galėjo išjungti automatinį archyvavimą naudodamas grupės politiką arba saugojimo strategijas, kurios nepaiso automatinio archyvavimo funkcijos. Norėdami sužinoti apie savo organizacijos el. pašto valdymo strategijas, susisiekite su sistemos administratoriumi.
• Nauji „Outlook“ apribojimai: Naujoji „Outlook“ versija nepalaiko automatinio archyvavimo ir senų elementų valymo įrankio. Norėdami pasiekti šias funkcijas, naudokite klasikinę „Outlook“ versiją.

12.2 Automatinis archyvavimas neveikia

Jei automatinis archyvavimas nustojo veikti, patikrinkite šiuos veiksmus:

• Automatinio archyvavimo nustatymų tikrinimas: Atidaryti automatinio archyvavimo nustatymus (filė -> Nustatymai -> pažangus -> Automatinio archyvavimo nustatymai) ir patikrinkite, ar jūsų konfigūracija teisinga.
• Žymimasis langelis „Vykdyti automatinį archyvavimą“: Užtikrinkite Vykdyti automatinį archyvavimą kas N dienų parinktis pažymėta. Jei nepažymėta, automatinis archyvavimas nebus vykdomas automatiškai.

12.3 Konkretūs nearchyvuojami elementai

Jei kai kurie elementai nėra archyvuojami, priežastys gali būti šios:

• Modifikavimo data per neseniai: Pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ naudoja gavimo arba modifikavimo datą, atsižvelgiant į tai, kuri yra vėlesnė. Jei neseniai modifikavote el. laišką, jis nebus archyvuotas, kol nepraeis kitas senėjimo laikotarpis.
• „Nearchyvuoti automatiškai“ Nuosavybė įjungta: Elementams gali būti įjungta ypatybė „Nearchyvuoti šio elemento automatiškai“.
  • Norėdami pažymėti vieną elementą, dukart spustelėkite jį, kad atidarytumėte naujame lange, tada spustelėkite filė -> Skelbimųir patikrinkite Neautomatiškai archyvuoti šio elemento pasirinkimas.
  • Norėdami patikrinti kelis elementus vienu metu, į rodinio nustatymus įtraukite stulpelį „Nearchyvuoti automatiškai“, tada padidinkite el. pašto adresų sąrašo plotį, kad jis galėtų rodyti šį stulpelį.

12.4 Archyvo aplankas nerodomas

Jei Archyvų aplankai (Archyvavimo pašto dėžutės failas) nerodomas kairiajame „Outlook“ skydelyje. Išbandykite šiuos sprendimus:

• Įgalinti rodyti archyvo aplanką: Atidarykite automatinio archyvavimo nustatymus ir įsitikinkite, kad Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše yra patikrintas.
• Archyvo failo pridėjimas rankiniu būdu: Jei archyvų pašto dėžutė vis tiek nerodoma, atidarykite ją rankiniu būdu spustelėdami filė -> Atidaryti ir eksportuoti -> Atidarykite „Outlook“ duomenų failą ir pasirinkdami savo archyvo PST failą.
• „Outlook“ atnaujinimas: „Microsoft 365“, „Exchange“, „Exchange Online“ ir „Outlook.com“ paskyroms jūsų archyvo aplankas turėtų būti sukurtas pagal numatytuosius nustatymus. Jei jo nematote programoje „Outlook 2016“ arba „Outlook for Microsoft 365“, eikite į filė -> „Office“ paskyra -> Atnaujinti Nustatymai -> Atnaujinti dabar.

12.5 Archyvo PST failas yra sugadintas

Jei archyvo PST failas sugadintas, „Outlook“ negali į jį perkelti naujų el. laiškų. PST failą galite pataisyti taip:

• Naudojant pašto dėžutės taisymo įrankį (scanpst.exe)
• Trečiųjų šalių atkūrimo įrankių naudojimas

Prašome žiūrėti mūsų išsamus vadovas dėl aukščiau nurodytų metodų, taip pat kitų remonto būdų.

13. Geriausia el. laiškų archyvavimo praktika

13.1 Kokius el. laiškus archyvuoti

Tam tikrų tipų el. laiškus reikėtų archyvuoti, o ne ištrinti, kad būtų išsaugoti svarbūs įrašai:

• Finansiniai įrašai: Archyvuokite el. laiškus su banko išrašais, sąskaitomis faktūromis, kvitais ir su mokesčiais susijusia informacija, kad galėtumėte juos peržiūrėti ateityje ir sudaryti biudžetą.
• Darbo pokalbiai: Svarbias su darbu susijusias diskusijas, sprendimus, projekto informaciją ir dokumentus saugokite nuorodų arba veiklos apžvalgų.
• Kvitai ir patvirtinimai: Išsaugokite pirkimo patvirtinimus, rezervacijas, paslaugų prenumeratas ir užsakymų kvitus, jei kiltų problemų.
• Teisiniai dokumentai: Archyvuokite el. laiškus, kuriuose yra sutartys, susitarimai, teisiniai pranešimai ar bet kokia korespondencija, kuri naudojama kaip teisiniai įrašai.
• Projekto failai: Išsaugokite el. laiškus, susijusius su vykdomais ar užbaigtais projektais, įskaitant diskusijas, juodraščius, atsiliepimus ir pasiūlymus, kad galėtumėte juos peržiūrėti ateityje.
• Asmeniniai etapai: El. laiškuose pažymėkite svarbius gyvenimo įvykius, tokius kaip darbo pasiūlymai, priėmimo laiškai ir karjeros pasiekimai, kad jie suteiktų emocinę vertę.
• Kelionės dokumentai: Archyvuokite bilietus, viešbučių rezervacijas ir kelionių planusrarkurie gali būti naudojami kaip teisiniai jūsų kelionių istorijos įrašai.

13.2 Archyvavimo ir ištrynimo sprendimų vadovas

Spręsdami, ar archyvuoti, ar ištrinti el. laišką, atsižvelkite į jo būsimą vertę. Archyvuokite pranešimus, kurių vėliau gali prireikti norint peržiūrėti, laikytis reikalavimų ar tvarkyti įrašus. Ištrinkite el. laiškus, kurie yra nesvarbūs arba nebereikalingi, pvz., pasenusius naujienlaiškius, šlamštą ar laiškus.rary pranešimus. Jei nesate tikri, archyvuokite – visada galite jį ištrinti vėliau, bet atkurti visam laikui ištrintų el. laiškų negalėsite.

13.3 Reguliarus archyvo priežiūra

Reguliariai tvarkykite savo archyvą, periodiškai peržiūrėdami archyvuotus elementus ir ištrindami tuos, kurių jums nebereikia. Taip apsaugote savo archyvą nuo tokio didelio susigrūdimo kaip gautųjų aplankas ir failų dydžius galite valdyti. Planuokite ketvirtines arba metines archyvo peržiūras, kad užtikrintumėte, jog jame yra tik vertinga informacija.

13.4 Archyvinių failų atsarginių kopijų kūrimas

Apsaugokite archyvuotus el. laiškus kurdami atsargines kopijas:

• Vietinės atsarginės kopijos: Nukopijuokite archyvo PST failą į išorinį standųjį diską arba USB atmintinę. Atsarginę kopiją laikykite saugioje vietoje, atskirai nuo kompiuterio.
• Atsarginė kopija debesies saugykloje: Įkelkite savo archyvo PST failą į debesies saugyklos paslaugas, tokias kaip „OneDrive“, „Dropbox“ arba „Google“ diskas, kad galėtumėte sukurti atsarginę kopiją ne svetainėje ir apsaugoti nuo aparatinės įrangos gedimų.

Atminkite, kad archyvo failai nėra tas pats, kas atsarginės kopijos. Visada turėkite atskiras archyvo PST failo atsargines kopijas.

13.5 Optimalus automatinio archyvavimo dažnis

Nustatykite automatinį archyvavimą taip, kad jis veiktų pakankamai dažnai, kad būtų išvengta didelių vėlavimų, bet ne taip dažnai, kad tai paveiktų našumą.ost Vartotojams, automatinio archyvavimo paleidimas kas 14 dienų veikia gerai. Jei kasdien gaunate daug el. laiškų, apsvarstykite galimybę nustatyti, kad jis būtų vykdomas kas savaitę. Dažnesnis mažesnių paketų archyvavimas yra geresnis nei tūkstančių elementų apdorojimas vienu metu, nes tai gali sulėtinti jūsų kompiuterio darbą.

14. Svarbūs faktai apie „Outlook“ archyvą

14.1 PST failo formatas

PST (asmeninės saugyklos) failo formatas yra „Outlook“ duomenų failo tipas, naudojamas el. laiškams, kalendoriaus elementams, kontaktams ir kitiems „Outlook“ duomenims saugoti lokaliai jūsų kompiuteryje. PST failus galima atidaryti programoje „Outlook“ ir perkelti tarp kompiuterių. Jie yra atskirti nuo jūsų pašto dėžutės ir saugomi jūsų nurodytoje vietoje, paprastai C:\Vartotojai\JūsųVartotojoName\Dokumentai\„Outlook“ failai\.

14.2 Archyvavimas ir eksportavimas

Archyvavimas ir eksportavimas yra skirtingi procesai. Archyvuojant elementai perkeliami iš jų pradinės vietos į archyvo failą, pašalinant juos iš pagrindinio PST failo ir atlaisvinant vietos. Eksportuojant sukuriama pasirinktų elementų kopija, bet jie nepašalinami iš pradinės vietos ir nesumažinamas pašto dėžutės dydis. Archyvavimą naudokite pašto dėžutės dydžiui valdyti, o eksportavimą – atsarginėms kopijoms kurti.

14.3 Archyvavimas ir atsarginė kopija

Archyvo failas nėra tas pats, kas atsarginė kopija. Archyvai skirti ilgalaikiam senų elementų, prie kurių nereikia reguliarios prieigos, saugojimui. Atsarginės kopijos yra duomenų kopijos, saugomos atskirai, kad būtų galima atkurti duomenis po nelaimės. Jei norite sukurti archyvuotų el. laiškų atsarginę kopiją, sukurkite archyvuoto PST failo kopiją ir išsaugokite ją saugioje vietoje, pvz., „OneDrive“, „Dropbox“ arba išoriniame diske.

Žr. mūsų išsamų vadovą apie kaip sukurti atsargines „Outlook“ el. laiškų kopijas.

14.4 Kontaktai nėra automatiškai archyvuojami

„Outlook“ pagal numatytuosius nustatymus automatiškai nearchyvuoja kontaktų. Nors automatinio archyvavimo funkcija apdoroja el. pašto aplankus, kalendorius, užduotis, pastabas ir žurnalus, kontaktų aplankas neįtraukiamas. Tačiau prireikus galite rankiniu būdu archyvuoti kontaktų aplanką naudodami įrankį „Išvalyti senus elementus“.

15. Dažnai užduodami klausimai

K: Kaip archyvuoti el. laiškus programoje „Outlook“?

A: Norėdami archyvuoti el. laiškus programoje „Outlook“, pasirinkite el. laišką ar el. laiškus, kuriuos norite archyvuoti, ir įrankių juostoje spustelėkite mygtuką „Archyvuoti“. Taip pat galite spustelėti dešiniuoju pelės mygtuku ir kontekstiniame meniu pasirinkti „Archyvuoti“, paspausti klavišą „Backspace“ arba nuvilkti el. laiškus į aplanką „Archyvas“. Norėdami automatiškai archyvuoti, nustatykite automatinį archyvavimą arba naudokite taisykles, kad archyvuotumėte el. laiškus iš konkrečių siuntėjų.

K: Kaip archyvuoti tūkstančius el. laiškų programoje „Outlook“?

A: Norėdami archyvuoti didelius el. laiškų kiekius, naudokite automatinį archyvavimą, kad suplanuotumėte reguliarų senų laiškų archyvavimą, arba naudokite įrankį „Išvalyti senus elementus“, kad rankiniu būdu archyvuotumėte el. laiškus, senesnius nei nurodyta data. Taip pat galite eksportuoti el. laiškus į PST failą, nueidami į Failas -> Atidaryti ir eksportuoti -> Importuoti/eksportuoti -> Eksportuoti į failą ir pasirinkę „Outlook“ duomenų failas (.pst). Šie metodai efektyviai tvarko didelius laiškus, nereikalaujant rankinio rūšiavimo.

K: Ar el. laiškų archyvavimas atlaisvina vietos programoje „Outlook“?

A: Tai priklauso nuo archyvavimo metodo. Jei naudojate mygtuką „Archyvuoti“, archyvuoti el. laiškai perkeliami į integruotą archyvo aplanką, kuris vis dar yra jūsų pagrindinėje pašto dėžutėje, todėl vietos tai neatlaisvins. Tačiau naudojant automatinį archyvavimą arba įrankį „Išvalyti senus elementus“, kad el. laiškai būtų perkelti į atskirą archyvo failą, atlaisvinama pagrindinės pašto dėžutės saugykla. Internetinis archyvavimas taip pat atlaisvina vietos pagrindinėje pašto dėžutėje, perkeldamas el. laiškus į atskirą serverio pašto dėžutę.

K: Kaip rasti archyvuotus el. laiškus programoje „Outlook“?

A: Norėdami rasti archyvuotus el. laiškus, aplankų sąraše eikite į aplanką „Archyvas“ arba pašto dėžutę „Archyvai“, jei naudojate automatinį archyvavimą. Norėdami ieškoti konkrečių el. laiškų pagal siuntėją, temą, datą arba raktinius žodžius, naudokite paieškos juostą „Outlook“ viršuje. Pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ ieško visuose aplankuose, įskaitant archyvuotus elementus. Norėdami apriboti paiešką tik archyvuotais el. laiškais, prieš ieškodami pasirinkite aplanką „Archyvas“.

K: Ar geriau archyvuoti ar ištrinti el. laiškus programoje „Outlook“?

A: Archyvuokite el. laiškus, kurių vėliau gali prireikti peržiūrai, atitikčiai užtikrinti ar įrašams tvarkyti. Ištrinkite el. laiškus, kurie yra nesvarbūs arba nebereikalingi. Jei yra bent menkiausia tikimybė, kad ateityje jums reikės peržiūrėti el. laišką, archyvuokite jį, o ne ištrinkite. Archyvuotuose el. laiškuose galima ieškoti ir juos galima bet kada atkurti, o ištrinti el. laiškai galiausiai išnyksta visam laikui.

K: Ar galiu automatiškai archyvuoti el. laiškus programoje „Outlook“?

A: Taip, automatinio archyvavimo funkcija leidžia nustatyti el. laiškų archyvavimo tvarkaraščius pagal amžių, aplanką ar kitus kriterijus. Tai padeda išlaikyti jūsų pašto dėžutę tvarkingą, nereikalaujant rankinio įsikišimo. Taip pat galite sukurti „Outlook“ taisykles, kad el. laiškai, atitinkantys konkrečias sąlygas, būtų automatiškai perkelti į archyvo aplanką. Atminkite, kad automatinio archyvavimo funkcija pasiekiama tik klasikinėje „Outlook“ versijoje, o ne naujoje „Outlook“ ar žiniatinklio versijoje.

K: Ar archyvavimas paveiks mano el. pašto paieškos rezultatus?

A: Ne, archyvuotų el. laiškų galima ieškoti programoje „Outlook“. Pagal numatytuosius nustatymus, ieškant programoje „Outlook“, ieškoma visuose jūsų pašto dėžutės aplankuose, įskaitant archyvo aplanką ir archyvų pašto dėžutę. Archyvuotus el. laiškus galite rasti taip pat lengvai, kaip ir gautuosiuose.

K: Kaip pakeisti tarsužinoti archyvo vietą?

A: „Microsoft 365“, „Exchange“, „Exchange Online“ arba „Outlook.com“ paskyrose negalite keisti integruoto archyvo aplanko vietos – tai numatytasis sistemos aplankas, kurio negalima pervardyti, perkelti ar ištrinti. POP ir IMAP paskyrose galite pakeisti archyvo aplanko vietą pasirinkdami Failas -> Pašto dėžutės parametrai -> Įrankiai -> Nustatyti archyvo aplanką. Naudodami automatinį archyvavimą arba senų elementų valymą, galite nurodyti, kur išsaugomas archyvo PST failas, spustelėdami Naršyti archyvo nustatymuose.

K: Koks yra ryšys tarp automatinio archyvavimo ir „Exchange Server Online Archive“?

A: Automatinis archyvavimas yra senesnė „Outlook“ funkcija, kuri automatiškai perkelia senus el. laiškus į vietinį PST failą. Tai reiškia, kad pranešimai pašalinami iš serverio ir juos sunkiau rasti naudojant paiešką. Jei standusis diskas, kuriame yra automatinio archyvavimo PST failas, tampa nebenaudojamas, šie pranešimai yra išsaugomi.ost„Exchange Server Online Archive“ yra įmonės lygio automatinio archyvavimo pakaitalas, kuris saugo archyvuotus el. laiškus serveryje ir leidžia juos pasiekti iš bet kurio įrenginio. Automatinį archyvavimą vis tiek galima naudoti, jei neturite „Exchange Server Online Archive“ ir jūsų IT skyrius neišjungė šios funkcijos.

K: Ką daryti, jei mano automatinio archyvavimo PST failas sugadinamas arba jo neatsidaro?

A: Jei jūsų automatinio archyvavimo PST failas yra sugadintas ir „Outlook“ negali jo atidaryti, galite naudoti specializuotą Outlook PST taisymo įrankis atkurti archyvuotus el. laiškus ir kitus duomenis. Prieš bandydami atkurti, visada sukurkite sugadinto archyvo failo atsarginę kopiją. Kad išvengtumėte problemų ateityje, reguliariai tikrinkite, ar archyvo failus galima atidaryti, ir, jei įmanoma, apsvarstykite galimybę perkelti svarbius archyvus į „Exchange Server Online Archive“.

K: Kaip išjungti archyvavimą naudojant „Backspace“ klavišą?

A: Kad neleistumėte elementams archyvuoti naudojant „Backspace“ klavišą, turite pridėti registro įrašą. Eikite į HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (arba OCT kelią), sukurkite DWORD reikšmę pavadinimu „DisableOneClickArchive“ ir nustatykite ją į 1. Šis registro pataisymas taikomas „Outlook“ „Microsoft 365“ ir neveikia su nuolatinėmis versijomis. Prieš atlikdami pakeitimus, visada sukurkite atsarginę registro kopiją.

K: Kaip išjungti pasikartojančių kalendoriaus elementų automatinį archyvavimą

A: Šiuos elementus galite neįtraukti trimis būdais:

1. Neįtraukti viso Kalendoriaus aplanko.
2. Neįtraukti atskiro kalendoriaus elemento.
3. Neįtraukti kelių kalendoriaus elementų.

Daugiau informacijos galite gauti adresu šis skyrius.

16. Išvada

16.1 Archyvavimo metodų palyginimas

Supratimas apie archyvavimo metodų skirtumus padės pasirinkti tinkamiausią būdą pagal savo poreikius:

Siuntimas	Archyvo paskirties vieta	Kliento serveris	Nauja Outlook	Klasikinė perspektyva	tinklas	Kada naudoti	Poveikis pašto dėžutės dydžiui
Rankinis archyvavimas (archyvo mygtukas)	Integruotas archyvo aplankas	Kliento pusės operacija	Taip	Taip	Taip	Greitas gautųjų tvarkymas nemažinant saugyklos vietos	Nesumažinta – el. laiškai lieka pašto dėžutėje
Rankinis archyvas (išvalymas)	Vietinis PST failas	Kliento pusės operacija	Ne	Taip	Ne	Vienkartinis archyvavimas, siekiant atlaisvinti vietos pašto dėžutėje	Žymiai sumažina pašto dėžutės dydį
Automatinis archyvas	Vietinis PST failas	Kliento pusės operacija	Ne	Taip	Ne	Automatinis nuolatinis pašto dėžučių valdymas	Laikui bėgant sumažina pašto dėžutės dydį
„Exchange Server Online“ archyvas	Atskira serverio pašto dėžutė	Serverio pusės operacija	Taip	Taip	Taip	Įmonės vartotojai su didelėmis pašto dėžutėmis	Sumažina pagrindinės pašto dėžutės dydį

Pastaba: Norėdami sumažinti pašto dėžutės dydį, turite jį sutankinti po senų el. laiškų archyvavimo.

16.2 Švarių gautųjų laiškų palaikymas

Archyvavimas yra tik viena efektyvaus el. pašto valdymo dalis. Sukurkite nuoseklią el. laiškų apdorojimo rutiną, archyvuokite arba ištrinkite el. laiškus iškart po jų tvarkymo ir reguliariai peržiūrėkite savo archyvą, kad pašalintumėte nereikalingus elementus. Įgyvendindami šią praktiką kartu su atitinkamais archyvo nustatymais, palaikysite švarią ir efektyvią gautųjų dėžutę, kuri padės jums išlikti produktyviems ir sutelkti dėmesį į svarbius laiškus.

Nuorodos

• Oficialus „Microsoft“ dokumentas: elementų archyvavimas rankiniu būdu
• Oficialus „Microsoft“ dokumentas: archyvavimas programoje „Outlook“, skirtoje „Windows“
• Oficialus „Microsoft“ dokumentas: automatinis senesnių elementų archyvavimas
• Oficialus „Microsoft“ dokumentas: automatinio archyvavimo nustatymų paaiškinimas
• Oficialus „Microsoft“ dokumentas: Archyvinių pašto dėžučių įjungimas „Microsoft 365“

---

Apie Autorius:

Xiu Xing yra patyręs IT specialistas, turintis daugiau nei 8 metų patirtį įmonių el. pašto sistemų ir „Microsoft Office“ trikčių šalinimo srityje. Jis padėjo tūkstančiams vartotojų išspręsti sudėtingas „Outlook“ problemas įvairiose įmonių aplinkose.

Xiu specializuojasi el. pašto sistemų perkėlimo, duomenų atkūrimo ir produktyvumo programinės įrangos optimizavimo srityse. Jo praktinė patirtis apima „Exchange Server“ diegimo valdymą, MAPI ryšio problemų šalinimą ir patikimų atsarginių kopijų kūrimo strategijų, skirtų kritiškai svarbioms el. pašto sistemoms, įgyvendinimą.

Rašydamas techninius straipsnius, Xiu yra įsipareigojęs sudėtingus IT sprendimus padaryti prieinamus kasdieniams vartotojams. Jis nuolat seka naujausias „Office 365“ ir „Exchange Online“ naujoves bei besiformuojančias el. pašto technologijas. Kai Xiu nespręs el. pašto paslapčių, jis mėgsta dalytis praktiniais techniniais patarimais, kurie padeda žmonėms dirbti efektyviau.

Turite klausimų apie šį vadovą arba reikia papildomos pagalbos dėl „Outlook“ problemų? Xiu mielai jus nustebins. atsiliepimai ir pasiūlymai už šių trikčių šalinimo išteklių tobulinimą.