Sužinokite 9 geriausius patarimus, kaip išvengti „Excel“ failų sugadinimo. Sutaupykite laiko ir išvengsite nusivylimo šiais esminiais failų tvarkymo būdais.
Žinote tą jausmą, kai staiga neatsidaro jūsų Excel failas?
Most iš mūsų patyrėme tą panikos momentą – starbejėgiškai žiūri į ekraną, o „Excel“ rodo baisų pranešimą „sugadintas failas“. Statistika rodo, kad 1 iš 3 Excel vartotojų per savo karjerą susiduria su failų sugadinimo problemomis. Tai dažnai lemia kritinį duomenų praradimą.
Sugadintas Excel failas sukelia ne tik nusivylimą. Visa jūsų darbo diena sustoja ir jūsų verslas gali prarasti tūkstančius produktyvumo. „Excel“ failų pažeidimai gali užklupti be įspėjimo, nesvarbu, ar dirbate su finansinėmis ataskaitomis, duomenų analize ar projekto stebėjimo lapais.
Sidabrinis pamušalas? Galite užkirsti kelią most „Excel“ failų sugadinimo problemos. Surinkome išbandytas strategijas, kurios apsaugos jūsų vertingus „Excel“ failus ir išlaikys jūsų duomenis pasiekiamus, kai tik jų prireiks.
Norite apsaugoti savo Excel failus? Šie prevencijos patarimai padės jums pasisekti.
Jei jūsų „Excel“ failas jau buvo sugadintas, galite naudoti galingą Excel taisymas įrankis, skirtas nedelsiant taisyti:
1. Venkite staigaus „Excel“ išjungimo
Staigus išjungimas dirbant su skaičiuokle yra tarp most dažniausios „Excel“ failų sugadinimo priežastys. Kompiuteris nuolat atnaujina ir išsaugo duomenis standžiajame diske, kol atidaromi „Excel“ failai. Bet koks šio proceso sutrikimas gali sukelti a sugadintas Excel failas.
Šios prevencinės priemonės padės apsaugoti jūsų darbą:
- Išsaugokite ir uždarykite failus, kai nedirbate
- Norėdami dažnai išsaugoti, naudokite sparčiuosius klavišus (CTRL + S).
- Įdiekite nepertraukiamo maitinimo šaltinį (UPS), jei dažnai nutrūksta maitinimas
- Uždarykite „Excel“ naudodami Failas > Uždaryti, o ne priverstinai uždarydami
Svarbus įspėjimas: Jūsų Excel failas tampa most saugojimo proceso metu pažeidžiamas korupcijos, todėl šiuo metu niekada neišjunkite kompiuterio.
Techninės problemos taip pat gali sukelti „Excel“ strigtis. Išbandykite šiuos sprendimus, jei dažnai susiduriate su avarijomis:
Paleiskite „Excel“ saugiuoju režimu laikydami nuspaudę klavišą CTRL ir spustelėdami „Excel“ piktogramą. Sėkmingas paleidimas saugiuoju režimu rodo priedų ar aparatinės įrangos spartinimo problemas. Turėtumėte patikrinti savo priedus ir pakoreguoti aparatinės įrangos spartinimo nustatymus naudodami Failas > Parinktys > Išplėstinė > Ekranas.
„Excel“ netikėtas uždarymas bendrinamose darbo vietose dažnai pagerinamas pakeitus numatytuosius spausdintuvo nustatymus. Pasirinkite kitą numatytąjį spausdintuvą iš Start > Įrenginiai ir spausdintuvai – naudojant „Microsoft XPS Document Writer“ kaip numatytąjį nustatymą dažnai sustabdomi netikėti uždarymai.
Aparatinės įrangos grafikos spartinimo išjungimas padeda išspręsti atsitiktines „Excel“ gedimus ir apsaugo nuo failų sugadinimo sugadintas excel failas problemos tęsiasi. Šis nustatymas pasirodė esąs veiksmingas daugeliui vartotojų.
2. Naudokite patikimus saugojimo sprendimus
Jūsų pasirinkta „Excel“ failų saugojimo laikmena labai paveikia jų sugadinimo riziką. Daugelis vartotojų saugo savo failus nepatikimose vietose, todėl dažnai pasitaiko atvejų sugadinti excel failai.
Ši patikrinta saugojimo praktika padės apsaugoti „Excel“ failus:
- Prieš atlikdami pakeitimus, išsaugokite failus vietoje
- Naudokite debesies sprendimus, pvz., „OneDrive“ arba „Google“ diską, kad sukurtumėte automatines atsargines kopijas
- Sukurkite atskirus aplankus neapdorotiems ir apdorotiems duomenims
- Venkite dirbti tiesiogiai iš tinklo diskų su nestabiliais ryšiais
- Reguliariai sinchronizuokite su saugykla debesyje
Tinklo serveriai kelia papildomą riziką. Lėtas interneto greitis ir ryšio problemos paliko daugelį sugadintas excel failas po pasveikimo. Keli vartotojai, bandantys keisti tą patį failą vienu metu, dar labiau pablogina šią problemą.
Saugojimo debesyje privalumai
„Microsoft OneDrive“ ir „Google“ diskas yra patikimi debesies saugyklos sprendimai. Šios platformos turi stiprias saugos funkcijas ir automatiškai sinchronizuojamos, kad būtų sukurtos atsarginės jūsų darbo kopijos. Taip pat galite atkurti ankstesnes versijas, jei turite excel failas sugadintas dėka jų versijų istorijos funkcijos.
Dvigubas saugojimo metodas suteikia geriausią apsaugą. Pirmiausia išsaugokite darbo failus kompiuterio standžiajame diske. Tada leiskite automatiniam debesies sinchronizavimui sukurti atsarginę kopiją. Šis metodas padeda vartotojams sumažinti duomenų praradimą ir lengvai atsigauti nuo sugadinimo problemų.
Atminkite, kad bendraujant „Excel“ failams labai svarbūs stabilūs tinklo ryšiai ir tinkami failų valdymo protokolai. Patirtis rodo, kad failai dažnai sugadinami, kai keli vartotojai vienu metu išsaugo pakeitimus per netvirtus ryšius.
3. Neleiskite, kad „Excel“ failai nebūtų per dideli
Didesni nei 20 MB Excel failai gali bet kada sugadinti. Jūsų per didelė skaičiuoklė yra ne tik lėta – tai tiksinti bomba, kuri gali sukelti sugadintas Excel failas be įspėjimo.
Dėl šių bendrų problemų „Excel“ failai yra didesni, nei turėtų būti:
- Paslėpti lapai su pamirštais duomenimis
- Nenaudojamas formatavimas tuščiuose langeliuose
- Per daug formulių ir skaičiavimų
- Didelės raiškos vaizdai
- Suvestinės lentelės talpyklos
- Tuščios eilutės ir stulpeliai už duomenų diapazono ribų
Čia yra patikrintų metodų, kaip sumažinti dydį ir užkirsti kelią sugadintas excel failas problemos:
- Patikrinkite savo darbo knygą
- Peržiūra > Darbaknygės statistika rodo išsamią failo komponento informaciją
- CTRL+END padeda rasti paskutinį kartą naudotą langelį
- Ištrinkite eilutes ir stulpelius už duomenų diapazono ribų
- Optimizuokite savo turinį
- Rankinio skaičiavimo režimas geriausiai tinka lapams, kuriuose yra daug formulių
- Vertės turėtų pakeisti formules po skaičiavimų
- Vaizdus reikia suspausti iki 150ppi
- Nenaudojami langeliai turi būti be formato
- Suvestinės lentelės šaltinio duomenų talpyklą reikia pašalinti
Naudotojai dažnai to nežinodami laiko nereikalingą formatavimą ir skaičiavimus savo skaičiuoklėse. Šios strategijos padėjo specialistams sumažinti failų dydį iki 70%. Tai yra didelis dalykas, nes tai reiškia, kad rizika sugadintas excel failas problemos lašai.
Jūsų darbaknygės statistika turi būti reguliariai tikrinama, kad būtų išsaugota tik tai, ko reikia. Didelės darbaknygės su finansiniais modeliais arba daug duomenų reikalaujančia analize veikia geriau, kai suskaidomos į mažesnius failus.
4. Atnaujinkite „Excel“.
Jūsų „Excel“ versija atlieka svarbų vaidmenį užkertant kelią failų sugadinimo problemoms. Senesnės „Excel“ versijos linkusios kurti sugadinti excel failai dažniau, ypač naudojant naujesnius failų formatus.
„Microsoft 365“ suteikia jums geriausią apsaugą nuo sugadintas excel failas klausimus. Prenumeratos paslauga automatiškai atnaujinama ir apima naujausias saugos funkcijas. Visada turėsite prieigą prie naujausių funkcijų ir patobulinimų, skirtingai nei senesnėse versijose.
Štai kaip tikriname „Excel“ versiją ir atnaujinimo būseną:
- Atidarykite Excel
- Eikite į Failas > Paskyra
- Peržiūrėkite gaminio informaciją
- Patikrinkite naujinimo kanalą ir versijos numerį
Atnaujinimo kanalų supratimas
Kanalų atnaujinimas labai paveikia naujų funkcijų gavimo greitį. Most įmonių aplinkoje naudojamas pusmetinis kanalas, kuris užtikrina didesnį stabilumą ir sumažina riziką sugadintas excel failas klausimus. Mėnesiniai saugos naujinimai vis tiek gaunami per „Pataisymo antradienį“, nesvarbu, kokį naujinimo kanalą naudojate.
Aktyviai stebime šiuos išteklius, kad būtume atnaujinami:
- Išsamios informacijos apie atnaujinimą rasite oficialiose leidimo pastabose
- „Excel“ funkcijų skrajutė, skirta būsimiems funkcijų išleidimams
- „Excel“ funkcijų sąrašas, skirtas versijų suderinamumui
Atnaujintos „Excel“ versijos padeda išvengti sukompiliuoto kodo sugadinimo VBA projektuose, ypač naudojant darbaknyges su makrokomandomis. Tai tampa gyvybiškai svarbu, kai reikia vengti excel failas sugadintas klaidų dėl versijų neatitikimų.
Senesnės „Excel“ versijos kovoja su naujesniais failų formatais ir gali sukelti korupciją. Reguliarūs naujinimai užtikrins sklandų „Excel“ diegimą ir failų vientisumą.
5. Pasiekite savo Excel failą vietoje
„Excel“ failai gali būti sugadinti, kai juos pasiekiate tiesiogiai iš bendrinamų tinklo diskų arba „SharePoint“ vietų – panašiai kaip vaikščiojant plonu ledu. Mūsų patirtis rodo, kad vietinė prieiga išlieka saugiausias būdas dirbti su „Excel“.
Ši patikrinta sistema padeda saugiai valdyti Excel failus:
- Sukurkite specialią vietinio aplanko struktūrą
- Atsisiųskite failus prieš redaguodami
- Naudokite aprašomąsias pavadinimų suteikimo taisykles (pvz., „ProjectName_DataType_Date“)
- Išsaugokite skirtingas versijas, kad galėtumėte atlikti esminius pakeitimus
- Įkelkite užbaigtą darbą atgal į bendrą saugyklą
Svarbus įspėjimas: Keli vartotojai, bandantys pasiekti tą patį „Excel“ failą iš bendrinamų vietų, susiduria su didele rizika gauti sugadintas excel failas. Sistema leidžia tik vienam vartotojui redaguoti bendrinamą darbaknygę, o kiti gali ją peržiūrėti.
Neapdorotiems duomenims reikia papildomos priežiūros ir apsaugos. Darbinė kopija vietiniame diske turėtų pakeisti tiesioginį darbą su originaliu failu. Šis požiūris padėjo mums išvengti problemų sugadintas excel failas nepataisomas daugybę kartų.
Mūsų komanda sukūrė patikimą darbo eigą bendradarbiavimo projektams. Atsisiunčiame failą vietoje, atliekame pakeitimus, išsaugome su nauju versijos numeriu ir įkeliame atgal į bendrinamą vietą. Šis metodas sumažino mūsų excel failas sugadintas klaidų daug.
Atminkite, kad „Excel“ veikia kaip skaičiuoklės programa, o ne duomenų bazė. Komandos, kurioms reikia vienu metu pasiekti tuos pačius duomenis, turėtų naudoti tinkamus duomenų bazių sprendimus, o ne bendrai naudojamas „Excel“ darbaknyges, kurios rizikuoja sugadinti.
6. Būkite atsargūs naudodami trečiųjų šalių priedus
„Excel“ priedai gali būti ir palaima, ir prakeiksmas. Šie įrankiai boost funkcionalumą, tačiau dažnai kyla problemų dėl priedų sugadinti excel failai.
Įspėjamieji priedo problemų ženklai:
- „Excel“ netikėtai sugenda
- Failai atidaromi lėtai
- Papildinių diegimas sukelia keistą elgesį
- Pasirodo saugos įspėjimai apie nežinomus leidėjus
„Excel“ tikrinimas saugiuoju režimu yra pirmasis mūsų žingsnis, kai susiduriame su sugadintas excel failas klaida. Štai mūsų išbandytas trikčių šalinimo procesas:
- Atidarykite „Excel“ saugiuoju režimu (paleisdami laikykite nuspaudę CTRL)
- Eikite į Failas > Parinktys > Priedai
- Išskleidžiamajame valdymo meniu pasirinkite „COM priedai“.
- Spustelėkite „Eiti“ ir panaikinkite visų priedų žymėjimą
- Raiškatart „Excel“ įprastai
Kibernetiniai nusikaltėliai dažnai naudoja priedus kaip kenkėjiškų programų platinimo įrankius. Naujausios ataskaitos rodo, kad kenkėjiškų priedų atakų padaugėjo 600%. Mes laikomės griežtų nurodymų, kad apsaugotume savo sugadintas excel failas nuo šių grasinimų.
Įdiegti priedus iš nežinomų šaltinių yra rizikinga, net jei jie tvirtina, kad taiso excel failas sugadintas klaida. Daugelis atvejų rodo, kad naudingai atrodančiuose prieduose buvo kenkėjiškų programų. Teisėtos įmonės nereikalauja priedų, kad galėtų atidaryti ar redaguoti paprastus „Excel“ failus.
Įmonės vartotojai turėtų patikrinti priedus pagal savo įmonės patvirtintos programinės įrangos sąrašą. Šis patikrinimo veiksmas užkirto kelią daugeliui galimybių excel sugadintas failas incidentai ir saugumo pažeidimai.
7. Apsaugokite nuo kenkėjiškų programų ir virusų
„Excel“ failų apsauga nuo kenkėjiškų programų ir virusų yra gyvybiškai svarbus žingsnis siekiant užkirsti kelią korupcijai. Kenkėjiška programinė įranga gali pažeisti skaičiuokles taip, kad standartinė slaptažodžio apsauga negali sustabdyti.
„Excel“ apsaugotas rodinys leidžia saugiai patikrinti failus prieš redaguojant. Ši funkcija tampa būtina el. pašto priedams arba atsisiuntimams, kuriuose gali būti žalingo turinio.
Čia viskas saugumui sugadinti excel failai:
- Įgalinti failų iš interneto apsaugotą rodinį
- Prieš atidarydami nuskaitykite atsisiųstas darbaknyges
- Pagal numatytuosius nustatymus išjunkite išorines nuorodas ir makrokomandas
- Atnaujinkite „Windows“ saugą (arba antivirusinę).
- Naudokite naujausią apsaugą naudodami „Excel“.
Svarbus įspėjimas: Vien slaptažodžio apsauga negali užtikrinti failų saugumo. Kenkėjiška programa gali pakenkti jūsų sistemai naudodama slaptažodžiu apsaugotą programą sugadintas excel failas.
Makrokomandoms reikia ypatingo atsargumo. Daugelis atvejų rodo, kaip kenkėjiškos makrokomandos gali paversti įprastą darbaknygę į sugadintas excel failas. Niekada neįjungiame makrokomandų iš nepatikimų šaltinių, net jei faile teigiama, kad jų reikia.
Bendroms darbo knygoms reikia papildomų saugos sluoksnių. Prieš atidarant bet kurį excel failas sugadintas pranešimą, patikrinkite failo šaltinį ir nuskaitykite jį. Ši strategija išgelbėjo mus nuo daugelio saugumo pažeidimų, kurie galėjo sukelti excel sugadintas failas.
Atminkite, kad „Microsoft 365“ integruotos saugos funkcijos geriausiai veikia reguliariai atnaujinant. Reguliarus nuskaitymas ir naujausia apsauga labai sumažino failų sugadinimo dėl kenkėjiškų programų riziką.
Tinkamas neaktyvių naudotojų valdymas bendrinamose „Excel“ darbaknygėse yra gyvybiškai svarbus norint išvengti failų sugadinimo ir išlaikyti optimalų našumą. Mes nustatėme, kad buvo tiesioginis ryšys tarp pamirštų vartotojo seansų ir sugadinti excel failai, kuri taip pat bereikalingai išpūsta darbo knygas.
Štai mūsų išbandytas neaktyvių naudotojų pašalinimo procesas:
- Eikite į skirtuką Apžvalga
- Pakeitimų grupėje spustelėkite Bendrinti darbaknygę
- Pasirinkite skirtuką Redagavimas
- Peržiūrėkite sąrašą „Kas dabar atidarė šią darbaknygę“.
- Pasirinkite neaktyvius vartotojus ir spustelėkite Pašalinti vartotoją
- Išvalykite likusius tinkintus rodinius
Didelės organizacijos turėtų įgyvendinti šią geriausią praktiką:
- Reguliariai atlikite prieigos leidimų auditą
- Pašalinkite prieigą prie projekto nebedalyvaujantiems naudotojams
- Nustatykite neaktyvios sesijos skirtąjį laiką
- Reguliariai valykite pasirinktinius rodinius
Išplėstinė apsauga: Mūsų tinkintas makrokomandos sprendimas automatiškai stebi naudotojo veiklą. Ši automatizacija gerokai sumažino mūsų sugadintas excel failas klaidų pašalinus neaktyvius vartotojus po dviejų valandų neveikimo.
Bendrinamas darbaknyges reikia kruopščiai valdyti kelis vartotojus. Patirtis rodo, kad per daug vienalaikių ryšių dažnai sukuria an sugadintas excel failas situacija. Rekomenduojame neaktyvios sesijos atsijungimo strategijas, ypač su failais, saugomais SharePoint arba OneDrive.
„Microsoft 365“ bendradarbiavimo funkcijos suteikia geresnę apsaugą nei pasenusi bendrinamos darbaknygės funkcija. Šis modernus požiūris padeda komandoms išvengti baisių dalykų excel failas sugadintas pranešimą, išlaikant produktyvų komandinį darbą.
9. Reguliariai kurkite atsargines kopijas
„Excel“ failams reikia reguliariai kurti atsargines kopijas, nes tai yra galutinė apsauga nuo nuolatinio duomenų praradimo. Patirtis rodo, kad, nepaisant prevencinių priemonių, tvirta atsarginė strategija išlieka būtina.
Štai mūsų pasiteisinusi atsarginė strategija, sutaupiusi daugybę darbo valandų:
- Įgalinkite automatinį išsaugojimą debesyje saugomiems failams
- Sukurkite rankines atsargines kopijas su datos / laiko antspaudais
- Konfigūruokite „Excel“ automatinio atkūrimo nustatymus
- Saugokite atsargines kopijas keliose vietose
- Reguliariai tikrinkite atsargines failų kopijas
Kritinėms skaičiuoklėms reikalinga parinktis „Visada kurti atsarginę kopiją“. Sąrankos procesas yra paprastas:
- Eikite į Failas > Įrašyti kaip
- Spustelėkite Įrankiai > Bendrosios parinktys
- Pažymėkite „Visada kurti atsarginę kopiją“
- Spustelėkite Gerai ir išsaugokite
Vien automatinis išsaugojimas neužtikrina pakankamai apsaugos. OneDrive saugo versijų istoriją, tačiau svarbioms darbaknygėms reikia specialių atsarginių kopijų. Norėdami pacituoti atvejį, pažiūrėkite, kaip išsaugome „Budget2023.xlsx“ kaip „Budget2023_20231215_1008.xlsx“ (rodoma data ir laikas).
Svarbus įspėjimas: kelios atsarginės versijos yra puikus būdas apsisaugoti sprendžiant a sugadintas excel failas. Mūsų komanda matė atvejų, kai an excel failas sugadintas nepataisoma, tačiau sistemingos atsarginės kopijos išgelbėjo projektą.
Bendroms darbaknygėms reikia ir debesies, ir vietinių atsarginių kopijų. Šis dvipusis požiūris daugelį kartų apsaugojo mūsų darbą, kai sugadintas excel failas iškilo problema. Atminkite, kad atsarginių kopijų kūrimo dažnis turi atitikti jūsų failo keitimo dažnį – norint atlikti daugiau pakeitimų, atsargines kopijas daryti reikia dažniau.
Šios atsarginės strategijos sumažino poveikį excel sugadintas failas daug incidentų mūsų darbo eigoje. Mūsų paprasta taisyklė: viskas, kas vertinga, nusipelno atsarginės kopijos!
10. Atkurkite sugadintus Excel failus
Naudodamiesi aukščiau pateiktais patarimais, galite užkirsti kelią most „Excel“ failo pažeidimų. Tačiau, jei korupcija vis tiek atsiranda, galite naudoti DataNumen Excel Repair į atkurti sugadintus Excel failus:
11. Išvada
„Excel“ failų sugadinimas trikdo darbą ir lemia didelį duomenų praradimą, tačiau most problemų galima išvengti taikant tinkamą praktiką. Reguliarus išsaugojimas, patikimi saugojimo sprendimai ir kruopštus failo dydžio valdymas yra Excel failų apsaugos pagrindas.
Darbas su vietinėmis kopijomis, „Excel“ versijų atnaujinimas ir kruopštus priedų tikrinimas žymiai sumažins korupcijos riziką. Tinkamas vartotojų valdymas bendrinamose darbaknygėse ir stipri apsauga nuo kenkėjiškų programų sukuria papildomus saugos sluoksnius.
Nepaisant prevencijos pastangų, failai vis tiek gali būti sugadinti. DataNumen Excel Repair padeda efektyviai ištaisyti sugadintus Excel failus. Jūsų duomenų saugumas priklauso nuo reguliarių atsarginių kopijų kūrimo keliose vietose.
Šios prevencijos strategijos žymiai sumažins jūsų darbo pažeidžiamumą dėl failų sugadinimo, jei jos bus nuosekliai įgyvendinamos. Didelis dėmesys detalėms ir patikrinta geriausia praktika daro viską.
Nuorodos:
Apie Autorius:
Vivian Stevens yra „Microsoft Office“ ekspertė, turinti daugiau nei 12 metų patirtį teikiant pagalbą vartotojams ir IT komandoms įmonių, sveikatos priežiūros ir švietimo sektoriuose. Ji padėjo tūkstančiams specialistų atkurti „Office“ failus, išvengti duomenų praradimo ir optimizuoti produktyvumą.
Vivian daugiausia dėmesio skiria nuoseklių, realiose aplinkose veikiančių nurodymų teikimui. Ji reguliariai tikrina trikčių šalinimo procedūras, naudodama kelias „Microsoft 365“ versijas, ir atidžiai stebi „Office“ naujinimų leidimus, kurie gali turėti įtakos failų stabilumui.
Ar šis vadovas buvo naudingas, ar turite problemų su „Office“ failais, kurios čia neaprašytos? Vivian sveikina atsiliepimai ir pasiūlymai kad šie ištekliai būtų naudingesni visiems.