Cara Menyimpan Otomatis Email Terkirim Tertentu ke Folder Tertentu dengan Outlook VBA

Secara default, Outlook akan menyimpan email terkirim di folder "Item Terkirim". Jika Anda tidak ingin menyimpan email terkirim tertentu di folder default, Anda dapat menggunakan metode yang diperkenalkan di artikel ini.

Beberapa pengguna ingin secara otomatis menyimpan beberapa email terkirim ke folder yang ditentukan daripada menyimpannya di folder "Item Terkirim" default. Jadi banyak yang menggunakan aturan Outlook, yang menawarkan tindakan serupa - "pindahkan salinan ke folder yang ditentukan", yang ditampilkan sebagai tangkapan layar berikut. Namun demikian, sebenarnya email terkirim yang asli masih tersimpan di folder “Sent Items”. Hanya salinan email terkirim yang dipindahkan ke folder tertentu. Ternyata fitur ini belum bisa memenuhi kebutuhan yang sebenarnya.

Tentu saja, pengguna dapat secara manual menentukan folder non-default untuk menyimpan email yang dikirim. Cukup buka tab "Opsi" dan klik "Simpan Item Terkirim ke"> "Folder Lain". Tetapi pendekatan ini akan merepotkan karena pengguna harus menentukan folder secara manual setiap saat.

Sekarang kedua cara yang disebutkan di atas tidak efisien, mengapa tidak menggunakan Outlook VBA? Berikut adalah kode konkret dan langkah-langkah untuk menyimpan otomatis email terkirim ke folder tertentu.

Simpan Otomatis Email Terkirim Tertentu ke Folder Tertentu

1. Untuk start dengan, luncurkan aplikasi Outlook.
2. Kemudian Anda harus menekan tombol "Alt + F11", yang akan membantu Anda mengakses jendela editor VBA.
3. Di jendela popup "Microsoft Visual Basic for Applications", Anda dapat menemukan dan mengklik dua kali pada proyek "ThisOutlookSession" di sisi kiri.
4. Selanjutnya di jendela proyek "ThisOutlookSession" yang terbuka, Anda harus menyalin kode VBA berikut ke dalamnya.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim SentFolder As Folder
    Dim desFolder As Folder
 
    If TypeName(Item) = "MailItem" And Item.DeleteAfterSubmit = False Then
       'Specify the sent emails
       If InStr(Item.To, "shirley") > 0 Or InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 Then
          'Specify the folder for saving the sent emails
          'You can change it as per your needs
          Set SentFolder = Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
          Set desFolder = SentFolder.Folders("Test")
          Set Item.SaveSentMessageFolder = desFolder
       End If
    End If
End Sub

5. Selanjutnya, Anda harus menandatangani kode ini dan menyesuaikan level makro Outlook Anda ke rendah.
6. Terakhir, Anda dapat keluar dari jendela saat ini. Mulai sekarang, surat terkirim tertentu akan secara otomatis disimpan ke folder surat yang ditentukan.

Tip Tambahan: Tampilkan Kotak Dialog “Select Folder” Saat Mengirim

Ada beberapa orang yang ingin memilih folder surat secara manual untuk menyimpan email yang dikirim. Tapi selalu masuk ke tab "Option" untuk memilih folder akan berantakan. Dalam kasus ini, mereka berharap Outlook dapat otomatis menampilkan kotak dialog "Pilih Folder" saat mengirim. Menanggapi persyaratan ini, berikut adalah kode VBA lainnya. Anda dapat menyalinnya ke proyek "ThisOutlookSession".

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim desFolder As Folder
 
    If TypeName(Item) = "MailItem" And Item.DeleteAfterSubmit = False Then
       'specify the email
       If InStr(Item.To, "shirley") > 0 Or InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 Then
          'Display the “Select Folder” dialog box
          Set desFolder = Application.Session.PickFolder
          Set Item.SaveSentMessageFolder = desFolder
       End If
    End If
End Sub

Mulai sekarang, setiap kali Anda menyelesaikan email dan mengklik tombol "Terkirim", kotak dialog "Pilih Folder" akan muncul secara otomatis, seperti gambar di bawah ini. Pada tahap itu, Anda dapat menentukan folder untuk menyimpan email terkirim saat ini.

Perbaiki Outlook

Outlook mendapatkan banyak pujian untuk berbagai fungsinya. Namun demikian, karena kekayaan fitur itulah Outlook cukup rentan. Juga, email berbahaya adalah salah satu most potensi ancaman terhadap data Outlook. Oleh karena itu, sebagai pengguna Outlook biasa, Anda sebaiknya mendapatkan yang terbaik Alat perbaikan email Outlook PSTseperti DataNumen Outlook Repair. Dengan demikian, Anda dapat dengan cepat mengatasi berbagai kesalahan Outlook dan menjaga data Outlook Anda terlindungi dengan baik.

Pengantar Penulis:

Shirley Zhang adalah pakar pemulihan data di DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk perbaikan rusak SQL Server MDF dan produk perangkat lunak perbaikan pandangan. Untuk informasi lebih lanjut kunjungi www.datanumen.com