Saapuvien sähköpostien tietojen automaattinen vieminen Excel-tiedostoon Outlook VBA:lla

Monet käyttäjät toivovat, että Outlook voi viedä saapuvien sähköpostien ensisijaiset tiedot automaattisesti Excel-tiedostoon. Tässä artikkelissa tarkastellaan tätä vaatimusta ja esitellään nopea menetelmä Outlook VBA:n kautta.

Joskus joistakin syistä, kuten sähköpostitilastoista, saatat joutua usein viemään sähköpostit Excel-tiedostoon. Yleensä olemassa olevien vastaanotettujen sähköpostien osalta voit käyttää "Tuo ja vie" -ominaisuutta viedäksesi ne Exceliin yhdellä kertaa. Ehkä kuitenkin haluat jopa, että Outlook voi viedä saapuvat sähköpostit automaattisesti Exceliin heti, kun ne saapuvat postilaatikkoosi. Epäilemättä Outlookissa ei ole tällaista alkuperäistä ominaisuutta. Siksi sinun on käytettävä muita lähestymistapoja, kuten kolmannen osapuolen apuohjelmaa tai Outlook VBA:ta. Täällä opetamme sinulle, kuinka se tehdään automaattisesti Outlook VBA:lla. Lue vaiheet ja vastaavat koodit.

Vie saapuvien sähköpostien tiedot automaattisesti Excel-tiedostoon

1. Ensinnäkin sinun pitäisi luoda Excel-tiedosto.

• Avaa uusi Excel-tiedosto.
• Sitten sinun tulee kirjoittaa "Ei". Solussa A1, "Lähettäjän nimi" solussa B1, "Lähettäjän sähköpostiosoite" solussa C1 ja "Sähköpostin aihe" solussa D1 ja "Vastaanottoaika" solussa E1, kuten seuraava kuva.
• Lopuksi tallenna se haluamaasi nimeen ja haluamaasi kansioon.

2. Tämän jälkeen sinun pitäisi käynnistää Outlook.
3. Paina sitten “Alt + F11” -näppäinpainikkeita, jolloin pääset VBA-editoriin.
4. Seuraavaksi ponnahdusikkunassa sinun tulee kaksoisnapsauttaa "ThisOutlookSession" vasemmalla puolella.
5. Tämän jälkeen "ThisOutlookSession" -projektiikkunassa sinun on kopioitava ja liitettävä seuraavat VBA-koodit siihen.

Public WithEvents objMails As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
    Set objMails = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub

Private Sub objMails_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim strExcelFile As String
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkBook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorkSheet As Excel.Worksheet
    Dim nNextEmptyRow As Integer
    Dim strColumnB As String
    Dim strColumnC As String
    Dim strColumnD As String
    Dim strColumnE As String

    If Item.Class = olMail Then
       Set objMail = Item
    End If
 
    'Specify the Excel file which you want to auto export the email list
    'You can change it as per your case
    strExcelFile = "E:\Email\Email Statistics.xlsx"
 
    'Get Access to the Excel file
    On Error Resume Next
    Set objExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
    If Error <> 0 Then
       Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
    End If
    Set objExcelWorkBook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
    Set objExcelWorkSheet = objExcelWorkBook.Sheets("Sheet1")
 
    'Get the next empty row in the Excel worksheet
    nNextEmptyRow = objExcelWorkSheet.Range("B" & objExcelWorkSheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
    'Specify the corresponding values in the different columns
    strColumnB = objMail.SenderName
    strColumnC = objMail.SenderEmailAddress
    strColumnD = objMail.Subject
    strColumnE = objMail.ReceivedTime
 
    'Add the vaules into the columns
    objExcelWorkSheet.Range("A" & nNextEmptyRow) = nNextEmptyRow - 1
    objExcelWorkSheet.Range("B" & nNextEmptyRow) = strColumnB
    objExcelWorkSheet.Range("C" & nNextEmptyRow) = strColumnC
    objExcelWorkSheet.Range("D" & nNextEmptyRow) = strColumnD
    objExcelWorkSheet.Range("E" & nNextEmptyRow) = strColumnE
 
    'Fit the columns from A to E
    objExcelWorkSheet.Columns("A:E").AutoFit
 
    'Save the changes and close the Excel file
    objExcelWorkBook.Close SaveChanges:=True
End Sub

6. Myöhemmin sinun tulee allekirjoittaa tämä koodi.
7. Tämän jälkeen restart Outlook aktivoi uuden VBA-projektin.
8. Lopulta tästä lähtien kaikki saapuvat sähköpostit viedään automaattisesti esiasetettuun Excel-tiedostoon heti, kun ne saapuvat Saapuneet-kansioosi. Excel-tiedosto näyttää seuraavalta kuvalta:

Vältä tuskallinen PST-tietojen korruptio

Outlook on ansainnut paljon kiitosta eri ominaisuuksiensa ansiosta. Se ei kuitenkaan tarkoita, että se olisi idioottivarma. Se voi silti vaarantua milloin tahansa. Jos esimerkiksi suljet Outlookin usein väärin, on erittäin todennäköistä, että PST-tietosi joutuvat vaaraan. Tässä tapauksessa, jos haluat korjaa PST tietoja, sinun on turvauduttava kokeneeseen työkaluun, kuten DataNumen Outlook Repair.

Tekijän esittely:

Shirley Zhang on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien palauta mdf ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com