Yksi avaimista 
Ms Office -sovelluspaketin käytön edut liittyvät joustavuuteen tietojen sisällyttämisestä sovelluksesta toiseen. Voit esimerkiksi lisätä Excel-taulukon PPT: hen tai Word-dokumenttiin helposti. Vastaavasti myös Accessissa voit sisällyttää Ms Office -tiedostot, kuten Word-asiakirjat, käyttämällä OLE-kenttätyyppiä. Ehkä on monia tilanteita, joissa sinun on ehkä sisällytettävä maailmantiedosto Access-tietokantaan. Kuvittele, että olet luomassa työntekijätietokantaa ja haluat sisällyttää heidän ansioluettelonsa käteväksi viitteeksi. Koska ansioluettelot ovat yleensä saatavana sanatiedostona, kyky sisällyttää ne Ms Accessiin osoittautuu melko hyödylliseksi. Kun tulee upottaa sanatiedosto Accessiin, sinun on aina pidettävä silmällä, kuinka paljon levytilaa asiakirja aikoo kuluttaa. Jos haluat sisällyttää useita satoja asiakirjoja, on järkevämpi valinta sisällyttää linkit asiakirjoihin sen sijaan, että koko datatiedosto upotettaisiin Access-taulukkoon.
Ms Word-tiedoston sisällyttäminen Accessiin
- Käynnistä Ms Access -sovellus ja luo uusi taulukko tietokantaan
- Luo nyt kenttä ja aseta sen tyypiksi OLE Object
- Avaa seuraavaksi luomasi taulukko ja siirry sarakekenttään. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja siirry kohtaan Lisää objekti ja napsauta sitä
- Uusi ikkuna avautuu, jossa saat kaksi vaihtoehtoa Luo uusi ja Luo tiedostosta. Nyt, jos haluat lisätä olemassa olevan Word-asiakirjan, valitse Luo tiedostosta ja valitse avattavasta luettelosta Microsoft Word -asiakirja
- Seuraavassa näytössä saat vaihtoehdon sisällyttää asiakirja linkkinä. Sinun tulisi mieluiten valita tämä vaihtoehto, jos sana-asiakirja säilyy paikallisessa järjestelmässä. Linkin käyttäminen säästää huomattavasti tietokantatilaa.
- Tallenna muutokset napsauttamalla Ok.
Access-tietokantaan tallennetut objektitiedot voivat olla haavoittuvia Access-kaatumisen aikana
Jos olet tallentanut tärkeitä tietoja Accessin OLE-kenttiin, ne voivat olla haavoittuvia Access-kaatumisen aikana. MDB-tiedoston vioittuminen voi vaarantaa koko tietokannan, mukaan lukien OLE-kentät. Vain voimakas pääsyn korjaus työkalu kuten DataNumen Access Repair voi auttaa sinua saamaan tietosi mukaan lukien upotetut objektit. Se pystyy myös palauttamaan saumattomasti Access-sovelluksessa luodut lomakkeet ja hakemistot ja voi jopa tuoda takaisin automaattisten numeroiden kenttiin tallennetut tiedot. Jos olet nyt tallentanut Access-tietokannan varmuuskopion optiselle levylle ja jos sekin on vaarantunut, tämä sovellus voidaan kutsua miettimättä. Joissakin tilanteissa, kun Access kaatuu, MDB-tiedostot siirtyvät alkuperäisestä sijainnistaan. Tämä sovellus voi toimia e-löytöohjelmana ja jäljittää puuttuvat MDB-tiedostot salamannopeasti.
Tekijän esittely:
Alan Chen on hallituksen puheenjohtaja ja puheenjohtaja DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien pääsyn korjaus ja sql-palautus ohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com