Kuidas Outlookis e-kirju arhiveerida: täielik juhend [2026]

1. Sissejuhatus

1.1 Mis on e-kirjade arhiveerimine Outlookis?

Meilide arhiveerimine Outlookis on meilide teisaldamine teie peamisest postkastist määratud salvestuskohta, et hoida postkast korras ja hallatavana. Erinevalt meilide kustutamisest säilitab arhiveerimine need edaspidiseks kasutamiseks, korrastades samal ajal teie aktiivset tööruumi. Selles juhendis näitame teile, kuidas Outlookis meilide arhiveerimist erinevate meetoditega teha.

1.2 Miks arhiveerida e-kirju Outlookis?

Meilide arhiveerimisel on mitu olulist eelist:

• Säilitab organisatsiooni: Hoiab teie postkasti puhtana ja keskendub praegustele meilidele ilma vanemaid sõnumeid jäädavalt kaotamata.
• Parandab jõudlust: Vähendab postkasti segadust, muutes Outlooki kiiremaks ja reageerimisvõimelisemaks.
• Säilitab olulise teabe: Säilitab juurdepääsu meilidele, mida võite vajada viitamiseks, vastavuse tagamiseks või dokumentide pidamiseks.
• Haldab salvestusruumi: Sõltuvalt arhiveerimismeetodist saate vabastada postkasti ruumi ja jääda salvestuslimiitide piiresse.
• Hõlbustab otsimist: Arhiveeritud meilid jäävad otsitavaks, võimaldades teil neid vajadusel leida.

2. Outlooki erinevate arhiveerimismeetodite mõistmine

Outlook pakub meilide arhiveerimiseks nelja erinevat meetodit, millest igaüks on loodud erinevate kasutusjuhtude ja salvestusvajaduste jaoks.

2.1 Manuaalne arhiveerimine sisseehitatud kausta (arhiivinupp)

Nupp „Arhiivi“ teisaldab meilid teie postkasti sisseehitatud arhiivikausta. See hoiab meilid teie põhipostkastis ja sobib ideaalselt postkasti korraldamiseks ilma salvestusruumi kasutamist vähendamata. Arhiveeritud üksused jäävad kättesaadavaks kõigis seadmetes.

2.2 Käsitsi arhiveerimine välisele failile (vanade üksuste puhastamise tööriist)

Vanade üksuste puhastamise tööriist teisaldab meilid eraldi arhiivifaili, mis on salvestatud teie arvutisse. See meetod eemaldab meilid teie postkastist, vabastades serveri salvestusruumi. See on eelistatud valik, kui teil on vaja postkasti suurust vähendada.

2.3 Automaatne arhiveerimine

AutoArchive teisaldab vanemad meilid automaatselt kohalikku PST-faili vastavalt konfigureeritavatele sätetele ja vananemisperioodidele. See funktsioon töötab ajakava alusel ja haldab postkasti suurust ilma käsitsi sekkumiseta, mistõttu on see ideaalne kasutajatele, kes saavad suures mahus meilisõnumeid.

2.4 Exchange Serveri veebiarhiiv (ettevõtte funktsioon)

Exchange Serveri võrguarhiiv, mida nimetatakse ka kohapealseks arhiveerimiseks, on Microsoft 365 pilvepõhine ettevõtteklassi lahendus, mis töötab serveris eraldi postkastina. Administraatorid lubavad ja haldavad seda funktsiooni, mis pakub täiendavat salvestusruumi, hoides samal ajal arhiveeritud meilid ligipääsetavatena igast seadmest. Kui võrguarhiiv on lubatud, keelatakse automaatarhiveerimine automaatselt.

3. Käsitsi arhiveerimine sisseehitatud kausta (arhiivinupp)

3.1 Arhiiv uues Outlookis

Uue Outlooki arhiivinupu abil meilide arhiveerimiseks tehke järgmist.

1. Valige e-kiri või e-kirjad, mida soovite arhiveerida.
2. Click Arhiiv tööriistaribal.
3. Ilmub kinnitusteade. Võite klõpsata Tühistama vajadusel.

Märge: Uus Outlook ei toeta automaatarhiveerimise funktsiooni.

3.2 Arhiivimine klassikalises Outlookis

3.2.1 Arhiivinupp

Klassikalises Outlookis meilide arhiveerimiseks nupuga Arhiivi tehke järgmist.

1. Valige arhiveeritavad meilid.
2. Vastavalt Avaleht jaotises jaotises kustutama grupp, klõpsake Arhiiv.
3. Outlook teisaldab meilid arhiivikausta.

Kui arhiveerite meili kogemata, navigeerige kausta Arhiiv ja teisaldage meil tagasi algsesse kausta.

3.2.2 Kiirklahvide kasutamine (tagasilükkeklahv)

Saate valitud e-kirju kiiresti arhiveerida klaviatuuri abil.

1. Valige arhiveerimiseks meilid.
2. Vajutage Backspace võti.
3. Valitud meilid arhiveeritakse kohe.

NB! Kui avate e-kirja uues aknas, peate akna sulgema ja seejärel ülaltoodud samme järgima selle arhiveerimiseks.

3.2.3 Kuidas keelata tagasilükkeklahvi arhiveerimine

Mõned kasutajad eelistavad Backspace'i klahvi arhiveerimisfunktsiooni keelata järgmistel põhjustel:

• Juhuslik arhiveerimine: Kasutajad, kes pole selle funktsiooniga tuttavad, võivad kogemata või muul eesmärgil vajutada tagasilükkeklahvi (Backspace), mille tagajärjel kaovad meilid ootamatult postkastist.
• Segadus kustutusklahviga: Tagasilükkeklahv (Backspace) asub kustutusklahvi (Delete) lähedal, kuid selle käitumine on ebajärjekindel ja võib segadust tekitada.
• Organisatsioonipoliitikad: Mõned organisatsioonid eelistavad arhiveerimismeetodeid kontrollida ja takistada töötajatel kiirklahvide kasutamist.
• Arhiivifunktsiooni mittekasutamine: Kasutajad, kes ei kasuta arhiivikausta, võivad seda otseteed kasutuks pidada.

Backspace'i klahvi üksuste arhiveerimise vältimiseks peate tegema järgmist.

1. Sulge Outlook täielikult.
2. press Windows + R dialoogi Käivita avamiseks.
3. KASUTUSALA regedit ja vajutage registriredaktori avamiseks sisestusklahvi (Enter).
4. Liigu: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\poliitikad\Microsoft\office\16.0\outlook\valikud
5. Paremklõpsake paremal paanil ja valige Uus -> DWORD (32-bit) Value.
6. Nimeta väärtus KeelaOneClickArchive.
7. Topeltklõpsake uut väärtust ja määrake see 1.
8. Click OK ja sulgege registriredaktor.
9. Restart Outlook.

Märge: See registriparandus kehtib Outlooki Microsoft 365 kohta ja ei tööta püsivate versioonidega.

3.2.4 Paremklõps arhiveerimiseks

Kontekstimenüü abil arhiveerimiseks toimige järgmiselt.

1. Paremklõpsake meilil, mida soovite arhiveerida.
2. valima Arhiiv hüpikmenüüst.
3. Meilid teisaldatakse arhiivikausta.

3.2.5 Lohistage ja asetage arhiivikausta

Arhiveerimise käsitsi juhtimiseks:

1. Leidke Arhiiv kaust navigeerimispaanil.
2. Klõpsake ja hoidke all meili, mida soovite arhiveerida.
3. Lohistage see arhiivikausta ja asetage see sinna.

3.3 Arhiiviüksuste loomine kindlate kriteeriumide alusel

Vaikimisi saab Outlooki arhiivifunktsioon vanu üksusi kuupäeva järgi puhastada ainult. Kui soovite arhiveerida kõik üksused, mis vastavad teatud kriteeriumidele, tehke järgmist.

1. aasta Täpsem otsing dialoog, klõpsake Sirvi ... , et valida kaust, kust soovite üksusi leida.
2. Määrake otsingukriteeriumid.
3. Click Leidke kohe et leida kõik kriteeriumidele vastavad üksused.
4. Valige kõik leitud üksused.
5. Paremklõpsake valitud üksustel ja klõpsake Liikumaja valige oma arhiivikaust tarsaada.
6. Kõik leitud üksused teisaldatakse arhiivikausta.

Näide 1: Arhiveerige kõik üle 10 KB suurused meilid:

1. aasta Täpsem otsing dialoogiboksis klõpsake Sirvi ... , et valida kaust, kust soovite üksusi leida.
2. kliki Rohkem valikuid tab
3. komplekt Suurus (kilobaitides) et suurem kui 10
4. Click Leidke kohe
   

Näide 2: arhiveerige kõik aegunud meilid:

1. aasta Täpsem otsing dialoogiboksis klõpsake Sirvi ... , et valida kaust, kust soovite üksusi leida.
2. kliki edasijõudnud tab
3. In Määrake rohkem kriteeriume jaotises valige Aegub Alates Kõik meiliväljad.
4. Määrake tingimus, näiteks Homme.
5. Click Lisa nimekirja
6. Click Leidke kohe

Näide 3: Arhiveerige kõik märgistusega täidetud meilid:

Näide 4: Arhiveerige kõik kindla värvikategooriaga meilid:

Näide 5: Arhiveerige kõik järelpärimiseta meilid:

lipp:

 

4. Käsitsi arhiveerimine välisele failile (vanade üksuste puhastamise tööriist)

4.1 Vanade üksuste puhastamise tööriista kasutamine

Outlooki meilide käsitsi arhiveerimiseks Outlookis PST-faili toimige järgmiselt.

1. kliki Fail Tab.
2. Click Info, seejärel klõpsake TÖÖRIISTAD.
3. valima Puhastage vanad esemed.
   
4. . Arhiiv kuvatakse dialoog.
5. Valige Arhiivige see kaust ja kõik alamkaustad valik.
6. Valige kaust, mida soovite arhiveerida (nt Postkast). Kõigi üksuste arhiveerimiseks valige oma postkasti juurkaust.
7. alla Arhiivi üksused, mis on vanemad kui, sisesta kuupäev. Sellest kuupäevast vanemad üksused arhiveeritakse.
8. alla Arhiivifail, nõustuge vaikeasukohaga või klõpsake Sirvi , et valida teine ​​asukoht ja failinimi.
9. Valikuliselt märkige Kaasa üksused, mille puhul on märgitud ruut „Ära automaatselt arhiveeri” kui soovite arhiveerida üksusi, mis on eelnevalt automaatsest arhiveerimisest välja jäetud.
10. Click OK kuni start arhiveerimine.
    

Kui see on valmis, ilmub vasakpoolsele paneelile arhiivi postkast, mis võimaldab teil oma arhiveeritud meilidele juurde pääseda.

4.2 Mitme kausta arhiveerimine erineva säilitusajaga.

Erinevate säilitusperioodidega üksuste arhiveerimiseks erinevatesse kaustadesse, hoides neid samas PST-failis:

1. Ava dialoogiboks Arhiiv (Fail -> Info -> TÖÖRIISTAD -> Puhastage vanad esemed).
2. Valige esimene kaust (nt Postkast) ja määrake kuupäevaks 6 kuud tagasi. Ära veel klõpsa OK.
3. Valige mõni muu kaust (nt Saadetud) ja määrake teine ​​kuupäev (nt 1 aasta tagasi). Ära veel klõpsa OK.
4. Jätka kaustade valimist ja vajadusel erinevate kuupäevade määramist.
5. Veenduge, et kõik kaustad kasutaksid sama arhiivifaili teed.
6. Click OK kui kõik kaustad on konfigureeritud.

5. E-kirjade automaatne arhiveerimine Outlookis

5.1 Automaatse arhiveerimise lubamine

Automaatse arhiveerimise lubamiseks ja konfigureerimiseks klassikalises Outlookis tehke järgmist.

1. Click Fail -> Valikud.
2. Valige edasijõudnud Tab.
3. Vastavalt Automaatne arhiivimine jaotises klõpsake nuppu Automaatse arhiveerimise sätted nuppu:
   
4. Vaata Käivita automaatarhiveerimine iga N päeva tagant kasti.
5. Määrake, kui tihti soovite automaatarhivaari käivitada (nt iga 14 päeva tagant).
6. Konfigureerige lisasätteid, näiteks arhiivi asukohta ja vananemisperioodi. Selgitame neid sätteid üksikasjalikumalt järgmises jaotises.
7. Click OK oma sätete salvestamiseks.
   

Automaatne arhivaarhiveerimine käivitub nüüd automaatselt teie konfigureeritud ajakava alusel.

5.2 Automaatse arhiveerimise sätete selgitus

Iga automaatse arhiveerimise sätte mõistmine aitab teil arhiveerimisprotsessi tõhusalt juhtida.

• Käivita automaatarhiveerimine iga N päeva tagant: Juhib automaatse arhiveerimise ajakava. Selle sagedase käivitamise korral (nt kord nädalas) töödeldakse väiksemaid meilipartiisid, mis toimib paremini kui tuhandete üksuste korraga arhiveerimine. Automaatse arhiveerimise täielikuks peatamiseks tühjendage see valik.
• Küsi enne automaatarhiveerimise käivitamist: Kui soovite enne arhiveerimist teada saadatarts, lubage see valik. Näete teadet, mis võimaldab teil toimingu vajadusel tühistada.
• Aegunud üksuste kustutamine (ainult e-posti kaustad): See eemaldab möödunud aegumiskuupäevaga sõnumid. Pange tähele, et aegunud üksused erinevad vanadest sõnumitest – aegumiskuupäev määratakse käsitsi meilide kirjutamisel jaotises Valikud vahekaart. Olge selle sättega ettevaatlik, kuna see kustutab üksusi arhiveerimise asemel.
• Vanade üksuste arhiveerimine või kustutamine: See pealüliti aktiveerib teie kohandatud automaatse arhiveerimise konfiguratsiooni. Outlooki sisseehitatud vaikesätete kasutamiseks jätke see märkimata.
• Kuva arhiivikaust kaustade loendis: Kui see on lubatud, kuvatakse teie arhiivikaustad automaatselt navigeerimispaanil. Ilma selleta peate arhiivitud üksustele juurdepääsuks iga kord käsitsi avama arhiivi PST-faili.
• Puhasta esemed, mis on vanemad kui: Määrab arhiveerimise vanusepiirangu. Sellest lävest vanemad üksused teisaldatakse arhiivifaili. Vahemik on paindlik – 1 päevast kuni 60 kuuni, täpsustatud päevade, nädalate või kuude kaupa.
• Teisalda vanad üksused asukohta: Annab Outlookile teada, kuhu arhiveeritud üksusi salvestada. Vaikimisi loob see teie kausta Dokumendid\Outlooki failid faili archive.pst. Klõpsake nuppu Sirvi , et valida teine ​​asukoht või failinimi. Selle valiku tegemine keelab allpool oleva jäädava kustutamise sätte.
• Kustuta üksused jäädavalt: Arhiveeritud koopiate säilitamise asemel kustutab see säte vanad üksused täielikult, kui need jõuavad vanusepiirini. Kasutage seda ettevaatlikult – kustutatud üksusi ei saa taastada. Selle lubamine keelab ülaltoodud arhiveerimisvaliku.
• Rakenda need sätted kõigile kaustadele kohe: See nupp rakendab teie praeguse konfiguratsiooni kohe kõigile Outlooki kaustadele. Jätke see vahele, kui soovite iga kausta jaoks eraldi reegleid määrata – saate neid konfigureerida iga kausta atribuutide kaudu.

5.3 Outlooki kaustade vaikimisi vananemisperioodid

Outlook rakendab erinevat tüüpi kaustadele erinevaid vaikimisi vananemisperioode:

• Postkast ja mustandid: 6 kuud
• Saadetud ja kustutatud üksused: 2 kuud
• Väljundkast: 3 kuud
• Kalender, ülesanded, märkmed ja päevik: 6 kuud
• Kontaktid: Vaikimisi automaatselt ei arhiveerita

Teie loodud kaustad pärivad sarnaste vaikekaustade vananemisperioodi. Näiteks kohandatud meilikaustadele kehtib 6-kuuline vananemisperiood nagu ka postkastile.

5.4 Kuidas eseme vanust määratakse

Erinevat tüüpi Outlooki üksused kasutavad arhiveerimiseks piisavalt vanaduse määramiseks erinevaid kuupäevakriteeriume:

• Meilisõnumid: Süsteem kontrollib nii sõnumi saabumise aega kui ka viimast muutmise kuupäeva ning kasutab seejärel hilisemat kuupäeva. Isegi lihtsad toimingud, näiteks loetuks/mitteloetuks märkimine või meili teisaldamine, värskendavad muutmise ajatempli.
• Kalendriüksused: Koosolekute ja kohtumiste puhul on asjakohane kuupäev see, millal teost hiljuti kirjet muutnud ja salvestanud. Korduvusmustriga üksused on automaatsest arhiveerimisest vabastatud. Oluline on see, et arhiveerimiseks sobivad ainult varasemad sündmused – tulevased kohtumised jäävad alles olenemata nende viimasest muutmiskuupäevast.
• Ülesanded: Siin on olulised kaks kuupäeva: valmimiskuupäev ja viimase muutmise kuupäev. Uuem kuupäev määrab sobivuse. Ülesanded, mis on endiselt lõpetamata, ei arhiveeru kunagi automaatselt. Delegeeritud ülesannete puhul toimub arhiveerimine alles pärast seda, kui keegi märgib need lõpetatuks.
• Märkused: Kuupäev, millal sa most Hiljuti muudetud ja salvestatud märkus määrab, millal see arhiveerimiseks kõlblikuks muutub.
• Päeviku sissekanded: Kas algne loomise kuupäev või most Kehtib viimane muutmise kuupäev, kusjuures uuem kuupäev on ülimuslik.
• Kontaktid: Automaatse arhiveerimise funktsioon jätab kontaktid täielikult vahele. Kui teil on vaja oma kontaktide kausta arhiveerida, kasutage tööriista „Kurvasta vanad üksused” käsitsi.

5.5 Automaatse arhiveerimise kohandamine konkreetsete kaustade jaoks

Konkreetse kausta kohandatud automaatarhiveerimise sätete konfigureerimiseks tehke järgmist.

1. Paremklõpsake navigeerimispaani kaustaloendis kaustal, mida soovite kohandada.
2. Click Kinnisvara.
3. kliki Automaatne arhiivimine Tab.
4. valima Arhiveeri see kaust nende sätete abil.
5. Konfigureerige selle kausta vananemisperiood ja muud valikud.
6. Click OK seadete salvestamiseks.

Märge: Kasuta Vanade üksuste jäädav kustutamine võimalus vanad meilid automaatselt eemaldada Kustutatud asjad ja Rämpspost kaustad pärast määratud säilitusperioodi.

5.6 Üksuste lisamine/väljajätmine automaatarhiveerimisest

Mõnikord ei ole vaja arhiveerida üksusi, mida sageli kasutatakse. Allpool on toodud lahendused kolme erineva stsenaariumi jaoks. Loomulikult saate toimingu ka tagasi võtta ja lisada üksusi automaatarhiveerimisest.

5.6.1 Ühe üksuse välistamine

1. Valige konkreetne üksus.
2. press Alt + Enter võtmed.
3. A Kinnisvara Kuvatakse dialoogiboks.
4. Vaata Ära seda üksust automaatselt arhiveeri valik.

5.6.2 Mitme üksuse välistamine

1. 1. Mine vaade tab
   2. Click Kuva seaded
   3. aasta Täpsemad vaateseaded dialoogiboks, klõpsake Veerud:
   4. . Näita veerge ilmub dialoogiboks. Lisamiseks järgige alltoodud samme. Ära automaatselt arhiveeri veerg:
      • valima Kõik meiliväljad.
      • valima Ära automaatselt arhiveeri saadaolevates veergudes.
      • Click lisama
      • Kui soovite järjekorda muuta, valige see ja kasutage Liiguta üles or Liiguta alla.
      • Click OK
   5. Pärast klõpsamist OK, sa lähed tagasi Täpsemad vaateseaded dialoogiboksis, kus peate klõpsama Muud seaded.
   6. aasta Muud seaded dialoogiboksis märkige ruut Lahtrisisese redigeerimise lubamine valik.
   7. Klõpsake seerial OK muudatuste salvestamiseks ja Outlooki põhiaknasse naasmiseks. Nüüd teatud üksuste automaatse arhiveerimise alt väljajätmiseks märkige lihtsalt ruut Ära automaatselt arhiveeri veerg neile:

5.6.3 Kausta väljajätmine

1. Paremklõpsake navigeerimispaanil kaustal.
2. valima Kinnisvara.
3. kliki Automaatne arhiivimine Tab.
4. valima Ära arhiveeri selle kausta üksusi.
5. Click OK.

6. E-kirjade automaatne arhiveerimine Outlookis reeglite abil

Outlooki reeglid võimaldavad teil automaatselt arhiveerida teatud saatjatelt või teatud kriteeriumidele vastavaid e-kirju. Arhiivireegli loomiseks tehke järgmist.

1. Paremklõpsake meilil, mida soovite arhiveerida.
2. Click Reeglid -> Loo reegel hüpikmenüüs.
3. . Loo reegel kuvatakse dialoog.
4. aasta Kui ma saan meili kõigi valitud tingimustega jaotises määrake reegli tingimus, näiteks alates, Teema sisaldabvõi SaadetakseKeerukamate tingimuste korral klõpsake Advanced Options paremas alanurgas.
5. aasta Tehke järgmist jaotises valige Teisalda üksus kausta: ja määrake arhiivikaust, klõpsates nuppu Valige kaust… nuppu.
6. Click OK reegli salvestamiseks.

Outlook teisaldab nüüd automaatselt kõik tingimustele vastavad meilid arhiivikausta.

7. Arhiveerimine saabumiskuupäeva alusel

Vaikimisi kasutab Outlook AutoArchive muutmiskuupäeva või saabumiskuupäeva, olenevalt sellest, kumb on hilisem. Kui soovite, et Outlook arhiveeriks e-kirju ainult saabumiskuupäeva alusel (muudatusi ignoreerides), peate muutma Windowsi registrit:

1. Sulge Outlook täielikult.
2. Ava registriredaktor.
3. Liigu: HKEY_CURRENT_USER\Tarkvara\Microsoft\Office\ Eelistused.
4. Paremklõpsake eelistused ja valige Uus -> DWORD (32-bit) Value.
5. Nimeta uus väärtus ArhiveeriViimaseMuudetudAeg.
6. Paremklõpsake äsja loodud väärtust ja klõpsake nuppu muutma.
7. Määrake väärtuseks 1 ja kliki OK.
8. Sulge registriredaktor ja restart Outlook.

Pärast neid muudatusi arhiveerib Outlook e-kirju nende saabumiskuupäeva, mitte muutmiskuupäeva alusel.

8. Edasijõudnutele: automaatne arhiveerimine VBA-ga

Kui vajate täpsemaid juhtelemente automaatne arhiveerimine, saate kasutada Outlooki VBA makrosid. Allpool on toodud mõned näited:

• Lõpetatud ülesannete automaatne arhiveerimine Outlookis
• Arhiveeri e-kirju, mis on suuremad kui teatud suurus
• Automaatne arhiveerimine vanadest meilidest, mis on suuremad kui teatud suurus
• E-kirjade automaatne liigitamine ja arhiveerimine kuu kaupa
• Sissetulevate meilide automaatne liigitamine ja arhiveerimine saatja nime järgi
• Keeldutud koosolekute automaatne arhiveerimine kindlasse kalendrisse
• Vanima e-kirja automaatne arhiveerimine uue e-kirja saabumisel
• Sissetulevate meilide automaatne arhiveerimine ilma järelmeetmeteta
• Vanade kirjade automaatne arhiveerimine, kui postkastis on liiga palju kirjasid
• Arhiveeri kõik hilinenud kohtumised ja ülesanded
• Arhiveeri kõik aegunud meilid
• Arhiveerige märgistatud meil automaatselt pärast selle lõpetatuks märkimist
• Aegunud üksuste automaatne arhiveerimine, kui Outlooki fail on suurem kui kindel suurus
• Arhiveeri kõik loetud RSS-üksused
• Arhiveeri loetud e-kirju saatjate põhjal erinevatesse kaustadesse
• Partii keelab kõigi Outlooki kaustade jaoks valiku „AutoArchive”
• Partii rakendab sama „AutoArchive” sätet kõigile Outlooki kaustadele
• Pakettrežiimi lubamine mitme Outlooki meili jaoks valiku „Ära seda üksust automaatselt arhiveeri” abil
• Partii keelab kõigi korduvate kalendriüksuste automaatse arhiveerimise valiku

9. Exchange Serveri veebiarhiiv

Exchange Serveri veebiarhiiv (nimetatakse ka kohapealseks arhiveerimiseks) on ettevõtte tasemel arhiveerimisfunktsioon Microsoft 365 jaoks, mis pakub kasutajatele täiendavat postkasti salvestusruumi, arhiveerides vanu e-kirju arhiveerimispostkastidesse. Erinevalt kliendipoolsetest arhiveerimismeetoditest haldavad seda funktsiooni täielikult administraatorid ja see töötab serveris.

9.1 Administraatori seadistusnõuded

Ainult administraatorid saavad Exchange Serveri veebiarhiivi lubada või keelata. Arhiivipostkastide konfigureerimiseks peavad administraatorid tegema järgmist.

• Teile määratakse Exchange Online'is meiliaadressi roll
• Juurdepääs Exchange'i halduskeskusele (EAC)
• Kasutajatel on olemas sobivad Microsoft 365 litsentsid

9.2 Kuidas administraatorid arhiivipostkaste lubavad

Administraatorid saavad arhiivipostkastid lubada Exchange'i administreerimiskeskuse kaudu.

1. Logige sisse Exchange'i administreerimiskeskusesse (EAC) ja navigeerige aadressile Saajad -> Postkastid.
2. Valige kasutaja, kelle postkasti arhiveerimine lubada.
3. Valige hüpikmenüüst teisedja alla Postkasti arhiivvalige Postkasti arhiivi haldamine.
4. sisse lülitama Postkasti arhiiv, seejärel klõpsake Säästa.

Arhiivi postkasti olekut kuvatakse järgmiselt aktiivne valitud kasutaja jaoks.

9.3 Arhiivipostkastide automaatne lubamine

Administraatorid saavad PowerShelli abil automaatselt lubada arhiivipostkastid, kui peamine postkast saavutab 90% oma kvoodist:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Arhiivipostkastide järkjärguline kaotamine

Kui soovite erinevatel põhjustel (nt piiratud ruumi tõttu) arhiivpostkastidest loobuda, saate teha järgmist.

1. Ekspordi arhiivpostkastid.
2. Keela arhiiv.

9.5 Mõju teistele arhiivifunktsioonidele

Kui kasutaja jaoks on Exchange Serveri veebiarhiiv lubatud:

• Automaatarhiveerimise ja vanade üksuste puhastamise tööriistad pole klassikalises Outlookis enam saadaval
• Outlooki arhiivinupp töötab endiselt normaalselt
• Exchange Online'i postkastidele määratud säilituspoliitikad kontrollivad arhiveerimiskäitumist

Märge: See funktsioon pole saadaval Microsoft 365 Governmenti pilveteenustes, 21Vianeti hallatavas Microsoft 365-s ega Microsoft 365 Germany's.

10. Arhiveeritud meilide leidmine ja haldamine Outlookis

10.1 Arhiivikausta ja -faili leidmine

Arhiveeritud meilide leidmiseks tehke järgmist.

• Arhiivikaust: Sisseehitatud arhiivikaust kuvatakse teie navigeerimispaani kaustaloendis. Valige vaade -> Kaustapaan -> normaalne kaustade loendi kuvamiseks, kui see on peidetud.
• Arhiivi postkast (PST-fail): Automaatarhiveerimise või vanade üksuste puhastamise tööriista kasutamisel kuvatakse arhiivipostkast kaustaloendis eraldi üksusena, kui olete selle valinud. Kuva arhiivikaust kaustade loendis automaatarhiveerimise sätetes.

Kui arhiivi postkasti ei kuvata, saate selle käsitsi avada järgmiselt.

1. Minna Fail -> Valikud -> Täpsemalt 
2. Vastavalt Automaatne arhiivimine jaotises klõpsake nuppu Automaatse arhiveerimise sätted nuppu.
3. Arhiivi PST-faili täieliku tee leiate aadressilt Teisalda vanad esemed kohta.
4. Click Fail -> Ava ja eksport -> Avage Outlooki andmefail ja valige oma arhiivi PST-fail selle täieliku tee kaudu.
   

10.2 Arhiivifaili ümberpaigutamine

1. Sulgege arhiivitud PST-fail Outlookis.
2. Teisalda fail uude asukohta.
3. Ava see uuesti Outlookis.
4. Muuda teed sisse Fail -> Valikud -> Lisavalikud -> Automaatne arhiveerimine -> Automaatse arhiveerimise sätted -> Vanade üksuste teisaldamine asukohta

10.3 Arhiveeritud meilide otsimine

Arhiivitud meilide otsimiseks arhiivikaustast tehke järgmist.

1. Vaikimisi otsitakse Outlooki ülaosas asuvasse otsinguväljale otsingutermini tippimisel kõigist teie postkasti kaustadest, sealhulgas arhiveeritud üksustest.
2. Otsingu piiramiseks ainult arhiivikaustaga valige esmalt Arhiiv kaust navigeerimispaanil.
3. Seejärel tippige otsingutermin otsinguväljale.
4. Otsingutulemustes kuvatakse ainult arhiivikaustas olevad üksused.

Arhiivitud meilide otsimiseks arhiivifailist:

1. Klõpsake vasakpoolsel paneelil arhiivifaili.
2. Klõpsake keskel asuvat otsingukasti.
3. Ilmub vahekaart Otsing.
4. kliki Otsing tab
5. Click Otsi tööriistad -> Täpsem otsing …
   
   
6. . Täpsem otsing kuvatakse dialoog.
7. kliki Sirvi ... nuppu.
8. aasta Valige kaust(ad) dialoogiboksis arhiivifaili
9. Vaata Otsi alamkaustadest
10. Click OK
11. Seejärel kuvab Outlooktart otsimine arhiivifailist, sealhulgas kõigist selle alamkaustadest:
    

10.4 Arhiveeritud meilide taastamine postkasti

Arhiveeritud meilide postkasti tagasi teisaldamiseks tehke järgmist.

1. Liikuge arhiivikausta või arhiivipostkasti.
2. Valige e-kiri või e-kirjad, mida soovite taastada.
3. Lohistage meilid oma postkasti või paremklõpsake ja valige Liikuma -> Inbox.

Meilid teisaldatakse tagasi teie postkasti ja eemaldatakse arhiivist.

11. Arhiivifailide suuruse piirangud ja haldamine

11.1 PST-faili vaikesuuruse piirangud

Outlooki PST-failil on vaikimisi suurusepiirang:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 ja 2013: 50 GB
• Outlook 2010 ja varasemad versioonid: 20 GB

Kui arhiivitud PST-faili suurus läheneb sellele piirile või saavutab selle, võib Outlook uute üksuste arhiveerimise lõpetada või käituda ettearvamatult.

11.2 Suurte arhiivifailide haldamine

Kui teie arhiivifail läheneb suurusepiirangule, kaaluge järgmisi valikuid.

• Uute arhiivifailide loomine: Looge uus arhiiv-PST-fail jatarOutlooki meilide arhiveerimine sinna. Saate hallata mitut arhiivifaili, mis on korraldatud aasta või projekti järgi.
• Mittevajalike üksuste kustutamine: Vaadake üle oma arhiveeritud meilid ja kustutage jäädavalt üksused, mida te enam ei vaja, seejärel kompakteeri arhiivifail.

11.3 PST-faili suuruse piirangu suurendamine (pole soovitatav)

Kuigi saate registrimuudatuste abil suurendada vaikimisi 50 GB limiiti 100 GB-ni, pole see soovitatav. Suured PST-failid muudavad Outlooki aeglaseks ja suurendavad korruptsiooniriski. Kui peate limiiti suurendama, saate järgida juhiseid. Selles juhendis .

Mahupiirangu suurendamise asemel kaaluge uute arhiivifailide loomist või võrguarhiivi kasutamist.

12. Outlooki arhiiviprobleemide tõrkeotsing

12.1 Automaatne arhiveerimine pole saadaval

Kui automaatarhiveerimise valikud pole saadaval või on hallid, võib põhjus olla järgmine.

• Exchange Serveri võrguarhiiv on lubatud: Kui teie organisatsioon lubab Exchange Serveri võrguarhiivi, keelatakse automaatarhivaar automaatselt. Võrguarhiiv toimib automaatarhivaari ettevõttetasemel asendajana. Võrguarhiivi kasutamiseks võtke ühendust oma administraatoriga.
• Administraatori keelatud funktsioon: Teie võrguadministraator võib olla automaatse arhiveerimise keelanud rühmapoliitika või säilituspoliitikate kaudu, mis tühistavad automaatse arhiveerimise funktsiooni. Võtke oma organisatsiooni meilihalduspoliitikate kohta ühendust süsteemiadministraatoriga.
• Uue Outlooki piirangud: Uus Outlook ei toeta automaatarhiveerimist ja vanade üksuste puhastamise tööriista. Nendele funktsioonidele juurdepääsuks kasutage klassikalist Outlooki.

12.2 Automaatne arhiveerimine ei tööta

Kui automaatarhivaar on töö lõpetanud, kontrollige järgmist.

• Automaatse arhiveerimise sätete kontrollimine: Ava automaatarhiveerimise sätted (Fail -> Valikud -> edasijõudnud -> Automaatse arhiveerimise sätted) ja kontrollige, kas teie konfiguratsioon on õige.
• Märkeruut Käivita automaatarhivaar: Veenduge Käivita automaatarhiveerimine iga N päeva tagant valik on märgitud. Kui see pole märgitud, siis automaatarhiveerimine automaatselt ei käivitu.

12.3 Konkreetsed üksused, mida ei arhiveerita

Kui mõnda üksust ei arhiveerita, võivad põhjused olla järgmised:

• Muudetud kuupäev on liiga hiljutine: Vaikimisi kasutab Outlook saabumiskuupäeva või muutmiskuupäeva, olenevalt sellest, kumb on hilisem. Kui olete hiljuti meilisõnumit muutnud, ei arhiveerita seda enne järgmise aegumisperioodi möödumist.
• „Ära automaatselt arhiveeri” Omandi lubamine: Üksustel võib olla lubatud atribuut „Ära seda üksust automaatselt arhiveeri”.
  • Ühe üksuse märkimiseks topeltklõpsake sellel, et see uues aknas avada, ja seejärel klõpsake Fail -> Kinnisvaraja kontrollige Ära seda üksust automaatselt arhiveeri valik.
  • Mitme üksuse partii kaupa kontrollimiseks lisage oma vaate sätetesse veerg „Ära automaatselt arhiveeri” ja seejärel suurendage meililoendi laiust, et see veerg kuvataks.

12.4 Arhiivikausta ei kuvata

Kui Arhiivikaustad (Arhiivi postkasti fail) ei kuvata Outlooki vasakul paneelil. Proovige järgmisi lahendusi.

• Arhiivikausta kuvamise lubamine: Avage automaatarhiveerimise sätted ja veenduge, et Kuva arhiivikaust kaustade loendis on kontrollitud.
• Arhiivifaili käsitsi lisamine: Kui arhiivi postkasti ikka ei kuvata, avage see käsitsi, klõpsates nuppu Fail -> Ava ja eksport -> Avage Outlooki andmefail ja valides oma arhiivitud PST-faili.
• Outlooki värskendamine: Microsoft 365, Exchange'i, Exchange Online'i ja Outlook.com kontode puhul peaks teie arhiivikaust vaikimisi olemas olema. Kui te seda Outlook 2016-s või Outlook for Microsoft 365-s ei näe, minge aadressile Fail -> Kontori konto -> Uuenda Valikud -> Uuenda nüüd.

12.5 Arhiivi PST-fail on rikutud

Kui arhiivitud PST-fail on rikutud, ei saa Outlook sinna uusi e-kirju teisaldada. PST-faili saate parandada järgmiselt.

• Postkasti parandamise tööriista (scanpst.exe) kasutamine
• Kolmandate osapoolte taastetööriistade kasutamine

Palun vaata meie täielik juhend ülaltoodud meetodite, aga ka muude parandusmeetodite kohta.

13. E-posti arhiveerimise parimad tavad

13.1 Milliseid e-kirju arhiveerida

Oluliste andmete säilitamiseks tuleks teatud tüüpi e-kirju kustutamise asemel arhiveerida:

• Finantsdokumendid: Arhiveerige pangaväljavõtteid, arveid, kaubaarveid, kviitungeid ja maksuteavet sisaldavad e-kirjad edaspidiseks kasutamiseks ja eelarve koostamiseks.
• Töövestlused: Hoidke olulisi tööga seotud arutelusid, otsuseid, projekti üksikasju ja dokumente alles viitena või tulemuslikkuse hindamiseks.
• Kviitungid ja kinnitused: Probleemide korral hoidke alles ostukinnitused, broneeringud, teenuste tellimused ja tellimuste kviitungid.
• Juriidilised dokumendid: Arhiveerige e-kirju, mis sisaldavad lepinguid, kokkuleppeid, juriidilist suhtlust või mis tahes kirjavahetust, mis on juriidiliseks dokumendiks.
• Projekti failid: Säilitage käimasolevate või lõpetatud projektidega seotud e-kirju, sh arutelusid, mustandeid, tagasisidet ja ettepanekuid, edaspidiseks kasutamiseks.
• Isiklikud verstapostid: Hoidke e-kirju, mis tähistavad emotsionaalse väärtuse saamiseks olulisi elusündmusi, näiteks tööpakkumisi, vastuvõtukirju ja karjäärisaavutusi.
• Reisidokumendid: Piletite, hotellibroneeringute ja reisiplaanide arhiveeriminerarmis võivad olla teie reisiajaloo juriidilised dokumendid.

13.2 Arhiveerimise ja kustutamise otsustusjuhend

E-kirja arhiveerimise või kustutamise otsustamisel arvestage selle tulevase väärtusega. Arhiveerige sõnumid, mida võite hiljem vajada viitamiseks, vastavusnõuete täitmiseks või arhiveerimiseks. Kustutage ebaolulised või enam mittevajalikud meilid, näiteks aegunud uudiskirjad, rämpspost või ajutised kirjad.rary märguanded. Kui te pole kindel, arhiveerige see – saate selle alati hiljem kustutada, kuid jäädavalt kustutatud e-kirju ei saa taastada.

13.3 Regulaarne arhiivihooldus

Hoidke oma arhiivi regulaarselt, vaadates perioodiliselt üle arhiveeritud üksused ja kustutades need, mida te enam ei vaja. See hoiab ära arhiivi sama suureks muutumise kui postkast ja hoiab failide suurused hallatavad. Planeerige oma arhiivi kvartali- või aastaülevaatused, et tagada ainult väärtusliku teabe olemasolu.

13.4 Arhiivifailide varundamine

Kaitske oma arhiveeritud e-kirju varukoopiate loomisega:

• Kohalikud varukoopiad: Kopeeri oma PST-arhiivfail välisele kõvakettale või USB-mälupulgale. Salvesta varukoopia turvalises kohas arvutist eraldi.
• Pilvesalvestuse varundamine: Laadige oma arhiivitud PST-fail üles pilvesalvestusteenustesse, nagu OneDrive, Dropbox või Google Drive, et saada varundust väljaspool asukohta ja kaitset riistvaratõrgete eest.

Pea meeles, et arhiivifailid ei ole samad, mis varukoopiad. Hoia oma arhiiv-PST-failist alati eraldi varukoopiaid.

13.5 Optimaalne automaatse arhiveerimise sagedus

Seadke automaatarhivaar nii, et see käivituks piisavalt sageli, et vältida suuri mahajäämusi, kuid mitte nii tihti, et see mõjutaks jõudlust.ost Kasutajatele, automaatarhiveerimise käivitamine iga 14 päeva tagant toimib hästi. Kui saate iga päev suure hulga e-kirju, kaaluge selle käivitamist iganädalaselt. Väiksemate partiide sagedasem arhiveerimine on parem kui tuhandete üksuste korraga töötlemine, mis võib teie arvutit aeglustada.

14. Olulised faktid Outlooki arhiivi kohta

14.1 PST-failivorming

PST-failivorming (Personal Store) on Outlooki andmefailitüüp, mida kasutatakse meilide, kalendrikirjete, kontaktide ja muude Outlooki andmete salvestamiseks teie arvutisse. PST-faile saab avada Outlookis ja teisaldada arvutite vahel. Need on teie postkastist eraldi ja salvestatud teie määratud asukohta, tavaliselt kausta C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Arhiveerimine vs eksportimine

Arhiveerimine ja eksportimine on erinevad protsessid. Arhiveerimisel teisaldatakse üksused nende algsest asukohast arhiivifaili, eemaldades need peamisest PST-failist ja vabastades ruumi. Eksportimisel luuakse valitud üksustest koopiad, kuid need ei eemaldata algsest asukohast ega vähendata postkasti suurust. Postkasti suuruse haldamiseks kasutage arhiveerimist ja varukoopiate loomiseks eksportimist.

14.3 Arhiiv vs varundamine

Arhiivifail ei ole sama mis varukoopia. Arhiivid on mõeldud vanade üksuste pikaajaliseks säilitamiseks, millele te ei vaja regulaarset juurdepääsu. Varukoopiad on andmete duplikaatkoopiad, mis salvestatakse eraldi katastroofidejärgseks taastamiseks. Kui soovite oma arhiveeritud e-kirju varundada, tehke oma arhiivitud PST-failist koopia ja salvestage see turvalisse kohta, näiteks OneDrive'i, Dropboxi või välisele draivile.

Vaadake meie põhjalikku juhendit Kuidas Outlooki e-kirju varundada.

14.4 Kontakte ei arhiveerita automaatselt

Outlook ei arhiveeri kontakte vaikimisi automaatselt. Kuigi automaatarhiveerimine töötleb meilikaustu, kalendreid, ülesandeid, märkmeid ja päevikuid, jääb kontaktide kaust sellest välja. Vajadusel saate kontaktide kausta käsitsi arhiveerida tööriista „Kurna vanad üksused“ abil.

15. Korduma kippuvad küsimused

K: Kuidas Outlookis e-kirju arhiveerida?

A: Outlookis meilide arhiveerimiseks valige arhiveerida soovitud meil ja klõpsake tööriistaribal nuppu Arhiivi. Võite ka paremklõpsata ja valida kontekstimenüüst Arhiivi, vajutada tagasilükkeklahvi (BACKSPACE) või lohistada meilid kausta Arhiiv. Automaatseks arhiveerimiseks seadistage automaatarhiveerimine või kasutage reegleid kindlate saatjate meilide arhiveerimiseks.

K: Kuidas ma saan Outlookis tuhandeid e-kirju arhiveerida?

A: Suure hulga meilide arhiveerimiseks kasutage vanade sõnumite regulaarse arhiveerimise ajastamiseks automaatarhiveerimist või kasutage tööriista „Korjasta vanad üksused“, et arhiveerida käsitsi meilid, mis on vanemad kui määratud kuupäev. Samuti saate e-kirju PST-faili eksportida, minnes menüüsse Fail -> Ava ja ekspordi -> Import/eksport -> Ekspordi faili ja valides Outlooki andmefail (.pst). Need meetodid haldavad masssõnumeid tõhusalt ilma käsitsi sortimist nõudmata.

K: Kas meilide arhiveerimine vabastab Outlookis ruumi?

V: See sõltub arhiveerimismeetodist. Kui kasutate nuppu „Arhiivi“, teisaldatakse arhiveeritud meilid sisseehitatud arhiivikausta, mis asub endiselt teie põhipostkastis, seega see ruumi ei vabasta. Meilide teisaldamine eraldi arhiivifaili automaatarhiveerimise või vanade üksuste puhastamise tööriista abil vabastab aga põhipostkasti salvestusruumi. Samuti vabastab võrguarhiiv teie põhipostkastis ruumi, teisaldades meilid eraldi serveripoolsesse postkasti.

K: Kuidas Outlookis arhiveeritud e-kirju leida?

A: Arhiveeritud meilide leidmiseks navigeerige kaustaloendis kausta Arhiiv või arhiivi postkasti, kui kasutate automaatarhiveerimist. Kasutage Outlooki ülaosas olevat otsinguriba, et otsida konkreetseid meile saatja, teema, kuupäeva või märksõnade järgi. Vaikimisi otsib Outlook kõigist kaustadest, sealhulgas arhiveeritud üksustest. Otsingu piiramiseks ainult arhiveeritud meilidega valige enne otsimist kaust Arhiiv.

K: Kas Outlookis on parem e-kirju arhiveerida või kustutada?

V: Arhiveerige meilid, mida võite hiljem vajada viitamiseks, vastavusnõuete täitmiseks või dokumentide pidamiseks. Kustutage meilid, mis on ebaolulised või mida enam ei vajata. Kui on vähegi võimalik, et peate tulevikus meilile viitama, arhiveerige see kustutamise asemel. Arhiveeritud meilid jäävad otsitavaks ja neid saab igal ajal taastada, samas kui kustutatud meilid kaovad lõpuks jäädavalt.

K: Kas ma saan Outlookis e-kirju automaatselt arhiveerida?

V: Jah, automaatarhiveerimine võimaldab teil määrata meilide arhiveerimise ajakava vanuse, kausta või muude kriteeriumide alusel. See hoiab teie postkasti korrastatuna ilma käsitsi sekkumist vajamata. Samuti saate luua Outlooki reegleid, et teatud tingimustele vastavad meilid automaatselt arhiivikausta teisaldada. Pange tähele, et automaatarhiveerimine on saadaval ainult klassikalises Outlookis, mitte uues Outlookis ega veebiversioonis.

K: Kas arhiveerimine mõjutab minu e-posti otsingu tulemusi?

V: Ei, arhiveeritud meilid jäävad Outlookis otsitavaks. Vaikimisi otsitakse Outlookis otsides kõigist teie postkasti kaustadest, sealhulgas arhiivikaustast ja arhiivipostkastist. Arhiivitud meilide leidmine on sama lihtne kui postkastis olevate meilide leidmine.

K: Kuidas muuta tarKas arhiivi asukohta teada saada?

A: Microsoft 365, Exchange'i, Exchange Online'i või Outlook.com kontode puhul ei saa te sisseehitatud arhiivikausta asukohta muuta – see on vaikesüsteemikaust, mida ei saa ümber nimetada, teisaldada ega kustutada. POP- ja IMAP-kontode puhul saate arhiivikausta asukohta muuta, valides Fail -> Postkasti sätted -> Tööriistad -> Määra arhiivikaust. Automaatarhiveerimise või vanade üksuste puhastamise kasutamisel saate määrata arhiivi PST-faili salvestuskoha, klõpsates arhiivi sätetes nuppu Sirvi.

K: Milline on seos automaatarhivaari ja Exchange Serveri veebiarhiivi vahel?

A: AutoArchive on vanem Outlooki funktsioon, mis teisaldab vanad meilid automaatselt kohalikku PST-faili. See tähendab, et sõnumid eemaldatakse serverist ja neid on otsingu abil raskem leida. Kui AutoArchive PST-faili sisaldav kõvaketas muutub kasutuskõlbmatuks, siis need sõnumid laostExchange Server Online Archive on ettevõtte tasemel automaatarhiveerimise asendaja, mis salvestab arhiveeritud e-kirju serverisse, hoides neid ligipääsetavana igast seadmest. Automaatarhiveerimist saab endiselt kasutada, kui teil pole Exchange Server Online Archive'i ja teie IT-osakond pole seda funktsiooni keelanud.

K: Mis saab siis, kui minu automaatse arhiveerimise PST-fail rikutakse või ei avane?

A: Kui teie automaatarhivaari PST-fail on rikutud ja Outlook ei saa seda avada, saate kasutada spetsiaalset Outlooki PST remonditööriist arhiveeritud meilide ja muude andmete taastamiseks. Enne taastamise proovimist looge alati rikutud arhiivifailist varukoopia. Tulevaste probleemide vältimiseks kontrollige regulaarselt, kas teie arhiivifaile saab avada, ja kaaluge võimaluse korral oluliste arhiivide teisaldamist Exchange Server Online'i arhiivi.

K: Kuidas ma saan arhiveerimise Backspace'i klahviga keelata?

A: Backspace-klahvi (Backspace) üksuste arhiveerimise takistamiseks peate lisama registrikirje. Liikuge aadressile HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (või OCT-teele), looge DWORD-väärtus nimega DisableOneClickArchive ja määrake selle väärtuseks 1. See registriparandus kehtib Outlooki Microsoft 365 kohta ja ei tööta püsivate versioonidega. Enne muudatuste tegemist varundage alati oma register.

K: Kuidas keelata korduvate kalendrikirjete automaatne arhiveerimine?

A: Neid üksusi saab välistada kolmel viisil:

1. Jäta kogu kalendrikaust välja.
2. Üksiku kalendrikirje välistamine.
3. Välista mitu kalendrikirjet.

Lisateavet saate aadressilt see osa.

16. järeldus

16.1 Arhiivimismeetodite võrdlus

Arhiveerimismeetodite erinevuste mõistmine aitab teil valida oma vajadustele vastava lähenemisviisi:

Meetod	Arhiivi sihtkoht	Klient/Server	Uus väljavaade	Klassikaline väljavaade	võrk	Millal kasutada	Mõju postkasti suurusele
Manuaalne arhiiv (arhiivinupp)	Sisseehitatud arhiivikaust	Kliendipoolne toimimine	Jah	Jah	Jah	Kiire postkasti korraldamine ilma salvestusruumi vähendamata	Vähendamist ei toimu – meilid jäävad postkasti
Käsitsi arhiivimine (puhastamine)	Kohalik PST-fail	Kliendipoolne toimimine	Ei	Jah	Ei	Ühekordne arhiveerimine postkasti ruumi vabastamiseks	Vähendab postkasti suurust märkimisväärselt
Automaatne arhiveerimine	Kohalik PST-fail	Kliendipoolne toimimine	Ei	Jah	Ei	Automaatne pidev postkastide haldamine	Vähendab aja jooksul postkasti suurust
Exchange Serveri veebiarhiiv	Eraldi serveri postkast	Serveripoolne toimimine	Jah	Jah	Jah	Suurte postkastidega ettevõtte kasutajad	Vähendab peamise postkasti suurust

Märge: Postkasti suuruse vähendamiseks peate tegema järgmist. kompakteeri see pärast vanade meilide arhiveerimist.

16.2 Puhta postkasti hoidmine

Arhiveerimine on vaid üks osa tõhusast e-posti haldamisest. Looge järjepidev rutiin e-kirjade töötlemiseks, arhiveerige või kustutage e-kirjad kohe pärast nende käsitlemist ja vaadake oma arhiiv regulaarselt üle, et eemaldada üksused, mida te enam ei vaja. Nende tavade rakendamisega koos sobivate arhiveerimisseadetega säilitate puhta ja tõhusa postkasti, mis aitab teil püsida produktiivne ja keskenduda olulistele sõnumitele.

Tehtud tööd

• Microsofti ametlik dokument: üksuste käsitsi arhiveerimine
• Microsofti ametlik dokument: arhiivimine Outlookis Windowsi jaoks
• Microsofti ametlik dokument: vanemate üksuste automaatne arhiveerimine
• Microsofti ametlik dokument: Automaatse arhiveerimise sätete selgitus
• Microsofti ametlik dokument: Microsoft 365 arhiivipostkastide lubamine

---

Teave Autor

Xiu Xing on kogenud IT-spetsialist, kellel on üle 8 aasta kogemust ettevõtete e-posti süsteemide ja Microsoft Office'i tõrkeotsingu alal. Ta on aidanud tuhandetel kasutajatel lahendada keerulisi Outlooki probleeme erinevates ettevõttekeskkondades.

Xiu on spetsialiseerunud e-posti süsteemide migreerimisele, andmete taastamisele ja tootlikkustarkvara optimeerimisele. Tema praktiline kogemus hõlmab Exchange Serveri juurutuste haldamist, MAPI-ühenduvusprobleemide tõrkeotsingut ja tugevate varundusstrateegiate rakendamist kriitilise tähtsusega e-posti süsteemide jaoks.

Oma tehnilise kirjutamise kaudu on Xiu pühendunud keerukate IT-lahenduste kättesaadavaks tegemisele igapäevakasutajatele. Ta hoiab end pidevalt kursis uusimate Office 365 ja Exchange Online'i arengute ning tekkivate e-posti tehnoloogiatega. Kui Xiu parasjagu e-posti saladusi ei lahenda, jagab ta meelsasti praktilisi tehnilisi näpunäiteid, mis aitavad inimestel tõhusamalt töötada.

Kas teil on selle juhendi kohta küsimusi või vajate Outlooki probleemidega lisateavet? Xiu tervitab teid. tagasisidet ja ettepanekuid nende tõrkeotsingu ressursside täiustamise eest.