Η αρίθμηση είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους οργάνωσης δεδομένων και σε αυτό το άρθρο εφαρμόζουμε την έννοια στις φόρμες και αναφορές πρόσβασης
Η αρίθμηση ή η ταξινόμηση των δεδομένων διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην ταξινόμηση και οργάνωση των αρχείων. Και οι άνθρωποι συχνά προτιμούν να τακτοποιούν τις αναφορές και τις φόρμες της Access με καταχωρήσεις αρίθμησης για να έχουν εύκολη πρόσβαση σε ένα συγκεκριμένο θέμα. Οι καταχωρήσεις αρίθμησης είναι επίσης χρήσιμες εάν ο χρήστης αναζητά ένα συγκεκριμένο εύρος δεδομένων. Αυτά τα βήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από απλούς αλλά και επαγγελματίες χρήστες με ευκολία.
Πώς να εισαγάγετε καταχωρήσεις αριθμού σε αναφορές και φόρμες;
Αναφορά
Η Access προσφέρει έναν απλό ταξινομημένο τρόπο αρίθμησης εγγραφών σε μια αναφορά. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί ανεξάρτητα από τον τρόπο φιλτραρίσματος ή ταξινόμησης της αναφοράς.
Βήμα 1: Ο χρήστης πρέπει να ανοίξει την αναφορά του στην Προβολή σχεδίασης:
Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε το Toolbox (για Access 1 – 2003) ή την ομάδα Design Ribbon Control (στην Access 2007 και νεότερες εκδόσεις), για να εισαγάγετε ένα πλαίσιο κειμένου στην εγγραφή για την εμφάνιση της λίστας αριθμών.
Βήμα 3: Τώρα ο χρήστης πρέπει να επιλέξει ένα πλαίσιο κειμένου και να ορίσει τις ακόλουθες ιδιότητες στο Παράθυρο Ιδιοτήτων:
Control Source =1 Running SumOver Group
Μόλις ο χρήστης εφαρμόσει αυτές τις αλλαγές, το πλαίσιο κειμένου θα αυξάνεται αυτόματα σε κάθε εγγραφή.
Μορφή
Χρήστες mostΠροτιμούν να αριθμούν την εγγραφή τους σε μια φόρμα, προκειμένου να έχουν εύκολη πρόσβαση στα δεδομένα τους όποτε απαιτείται. Η Access εμφανίζει ένα "Record XX of ZZ"
Στη θεωρία της σχεσιακής βάσης δεδομένων, οι εγγραφές σε πίνακες δεν έχουν σχεδιαστεί για να ακολουθούν οποιαδήποτε φυσική σειρά, επομένως εδώ ο αριθμός εγγραφής αντιπροσωπεύει λανθασμένη κατηγοριοποίηση και σκέψη. Αντί να χρησιμοποιεί αριθμούς εγγραφών, η Access χρησιμοποιεί σελιδοδείκτες σε ένα σύνολο εγγραφών ή Πρωτεύοντα κλειδιά ενός πίνακα για την αρίθμηση των δεδομένων.
Στην Access 97 ή σε νεότερη έκδοσή της, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ιδιότητα CurrentRecord της φόρμας, εισάγοντας ένα πλαίσιο κειμένου με την ακόλουθη έκφραση στην ιδιότητα του ControlSource:
= [Form]. [CurrentRecord]
Μερικές φορές οι χρήστες προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν λύσεις για την ανάκτηση αριθμών εγγραφών, όπως η προσπάθεια χρήσης του τύπου πεδίου AutoNumber. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για χρήστες που έχουν μετεγκατασταθεί από άλλες βάσεις δεδομένων ή είναι νέοι στην Access. Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση είναι επιρρεπής σε λάθη και καλύτερα να αποφεύγεται. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τυχόν διαγραμμένοι AutoNumbers δεν αντιστοιχίζονται εκ νέου με τον προηγούμενο τρόπο, καθιστώντας έτσι λανθασμένη την αρίθμηση.
Εάν δημιουργείτε προσαρμοσμένες φόρμες και αναφορές στο MS Access ή χρησιμοποιείτε το λογισμικό για την εκτέλεση σειράς επιχειρηματικών εφαρμογών, είναι πολύ πιθανό τα δεδομένα που περιέχονται στη βάση δεδομένων να έχουν τεράστια σημασία για εσάς. Ωστόσο, οι βάσεις δεδομένων της Access είναι αρκετά επιρρεπείς σε σφάλματα και σε περίπτωση σφάλματος, όλα τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένων των προσαρμοσμένων στοιχείων, ενδέχεται να γίνουν απρόσιτα. Για να αντιμετωπίσετε τέτοιες καταστάσεις κρατήστε πάντα μια ισχυρή ανάκτηση MDB εργαλείο σαν DataNumen Access Repair εύχρηστος.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Vivian Stevens είναι ειδικός στην ανάκτηση δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων SQL Server σταθερός και υπερέχουν προϊόντα λογισμικού ανάκτησης. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com