Πώς να μετρήσετε αυτόματα τους συμμετέχοντες πριν στείλετε μια πρόσκληση για σύσκεψη στο Outlook σας

Αυτό το άρθρο θα σας διδάξει πώς να χρησιμοποιήσετε το Outlook VBA για να λάβετε αυτόματα έναν αριθμό συμμετεχόντων πριν στείλετε μια πρόσκληση συνάντησης. 

Παρόμοια με την καταμέτρηση των παραληπτών πριν από την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορισμένοι χρήστες επιθυμούν επίσης να μετρήσουν τους παρευρισκόμενους πριν στείλουν μια πρόσκληση συνάντησης. Ως συνήθως, αυτό αποσκοπεί στην εκτίμηση του συνολικού γost της προτεινόμενης συνάντησης και στη συνέχεια να αποφασίσει εάν θα στείλει μια τέτοια πρόσκληση συνάντησης στους παρευρισκόμενους. Επιπλέον, δεδομένου ότι το Outlook επιτρέπει στους χρήστες να ορίσουν τους συμμετέχοντες όπως απαιτείται ή προαιρετικά, ορισμένοι θα ήθελαν να μετρήσουν τους συμμετέχοντες σε διαφορετικούς τύπους. Και δεν θα μπορούσε να είναι καλύτερο εάν μπορούν να συμπεριληφθούν πόροι και διάρκεια διάρκειας. Αν και το Outlook δεν έχει τέτοια άμεση λειτουργία, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε τον κώδικα VBA για να τον πραγματοποιήσετε.

Αυτόματη καταμέτρηση των παρευρισκομένων πριν από την αποστολή πρόσκλησης σε σύσκεψη

1. Προς starμε, ξεκινήστε το πρόγραμμα Outlook.
2. Στη συνέχεια, στο κύριο παράθυρο του Outlook, πατήστε συντομεύσεις πλήκτρων "Alt + F11".
3. Στη συνέχεια, θα εισαγάγετε με επιτυχία τον επεξεργαστή Outlook VBA. Τώρα πρέπει να βρείτε και να ανοίξετε το έργο "ThisOutlookSession".
4. Στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε τους ακόλουθους κωδικούς VBA σε αυτό το έργο.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. Μετά από αυτό, πρέπει να υπογράψετε αυτόν τον κωδικό.
6. Αργότερα βεβαιωθείτε ότι το Outlook σας επιτρέπει τις ψηφιακά υπογεγραμμένες μακροεντολές.
7. Στο εξής, κάθε φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή" στις προσκλήσεις συνάντησης, θα λαμβάνετε ένα μήνυμα που δείχνει τον αριθμό των συμμετεχόντων, τους πόρους και τη διάρκεια, όπως η ακόλουθη εικόνα:

Αντιμετωπίστε την απογοητευτική διαφθορά του Outlook με ευελιξία

Perhapsσως έχετε αντιμετωπίσει ποτέ προβλήματα του Outlook στο παρελθόν, όπως κατάψυξη, διάφορα μηνύματα σφάλματος και ούτω καθεξής. Ευτυχώς, το Outlook έρχεται προεγκατεστημένο με ένα εργαλείο επισκευής εισερχομένων, που ονομάζεται ως Σάρωση, η οποία είναι ικανή να λύσει μικρά ζητήματα. Εάν όμως το πρόβλημα είναι σοβαρό, θα χρειαστεί να επαναλάβετε ένα πιο εξειδικευμένο εργαλείο, όπως π.χ. DataNumen Outlook Repair.

Εισαγωγή συγγραφέα:

Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων κατεστραμμένο MDF και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com