In Ms Access müssen Sie häufig Datensätze filtern oder sortieren, um Daten einzugrenzen. In diesem Artikel untersuchen wir Möglichkeiten, dies auf einfache Weise zu tun.
Bei der Verwendung von Access-Datenbanken ist es oft schwierig, die Daten auf einen Blick zu verstehen. Zur Vereinfachung können Sie die Sortier- und Filterwerkzeuge in der Anwendung verwenden. Mit diesen Tools können Sie Ihre Datensätze und Datenbanken übersichtlicher und umfassender gestalten. Um diese Funktion nutzen zu können, sollten Sie den Unterschied zwischen Sortieren und Filtern kennen. Wir verwenden diese Begriffe möglicherweise täglich synonym, jedoch nicht in der IT. Durch Sortieren können Sie Ihre Daten in eine Reihenfolge bringen, in der gleiche Felder zusammen und ungleiche Felder voneinander entfernt sind. Durch das Filtern können Sie wichtige Datensätze von unwichtigen Datensätzen trennen. Im Folgenden sind die Schritte zum Ausführen beider Befehle aufgeführt.
Datensätze sortieren
Wie bereits erwähnt, bedeutet das Sortieren das Ordnen, es erleichtert das Durchsuchen von Datensätzen erheblich. Bevor Sie Ihre Datensätze sortieren können, müssen Sie entscheiden, in welche verschiedenen Kategorien Sie sie einfügen möchten, abhängig von der Art der in einer Tabelle enthaltenen Daten. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Datensätze zu sortieren.
- Wählen Sie das Feld aus, das sortiert werden soll.
- Gehen Sie zur Registerkarte "Startseite", klicken Sie auf die Multifunktionsleiste und dann auf "Gruppe sortieren und filtern".
- Treffen Sie eine Auswahl zwischen Aufsteigend oder Absteigend, um die ausgewählten Felder zu sortieren.
- Das ausgewählte Feld in der Tabelle wird nun in der von Ihnen ausgewählten Reihenfolge sortiert.
- Um Änderungen im Feld zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.
Diese in einem Feld vorgenommenen Änderungen bleiben so lange bestehen, wie Sie keine weiteren Änderungen vornehmen. Wenn Sie Änderungen entfernen und zur vorherigen Reihenfolge zurückkehren möchten, klicken Sie auf den Befehl Sortierung entfernen
Datensätze filtern
Mithilfe von Filtern können Sie Ihre Suche auf begrenzte Datensätze in der Tabelle eingrenzen. Sobald Sie Filter anwenden, sehen Sie Daten, die Sie sehen möchten. Mithilfe von Filtern können Sie die Anwendung anweisen, Ihnen bestimmte Tabellen anzuzeigen und den Rest fernzuhalten, sodass Ihnen nicht die Tabellen angezeigt werden, die Sie nicht sehen möchten. Die Schritte zum Anwenden von Filtern auf Datensätze lauten wie folgt:
- Gehen Sie zu dem Feld, das Sie filtern möchten, und drücken Sie den Dropdown-Pfeil.
- Ein Dropdown-Menü mit Checklisten wird angezeigt. Die ausgewählten Elemente werden in den gefilterten Ergebnissen angezeigt.
- Klicken Sie auf OK, um den ausgewählten Filter anzuwenden. Das ausgewählte Feld wird nun entsprechend Ihren angewendeten Filtern angezeigt.
Sie können Ihren Filter über die Umschaltfunktion ein- und ausschalten. Durch Anwenden des Umschaltfilters können Sie Datensätze ohne Änderungen anzeigen. Um Änderungen erneut anzuzeigen, wenden Sie den Umschaltfilter erneut an.
Durch Anwenden von Filtern in Ihren Datensätzen und Sortieren nach Ihren Prioritäten können Sie die Datenbank auf einen Blick analysieren und die Suche in Tabellen in einer Datenbank erheblich vereinfachen. Dies ist eine dieser Funktionen, mit denen wir direkt zu den Informationen gelangen können, auf die wir zugreifen möchten. Filter sind auch nützlich, wenn Sie nach dem Ausführen von a nach bestimmten Daten suchen müssen accdb wiederherstellen Tool nach einem Absturz von Ms Access. Mit Filtern können Sie schnell überprüfen, ob Ihre kritischen Daten wiederhergestellt wurden, und sie in eine separate Datei exportieren.
Einführung des Autors:
Vivian Stevens ist Experte für Datenwiederherstellung in DataNumen, Inc., das weltweit führend bei Datenwiederherstellungstechnologien ist, einschließlich Reparatur- SQL Server und Excel-Wiederherstellungssoftwareprodukte. Für weitere Informationen besuchen Sie www.datanumen.com €XNUMX