Използвайки DataNumen Exchange Recovery за отстраняване на грешки в OST файл

Когато използвате Exchange акаунти, IMAP акаунти и акаунти на Microsoft 365 в Outlook, всичките ви данни се синхронизират и се запазват във файл от типа офлайн папка (.ost). От време на време може да срещнете различни грешки във файла OST. Тук ще изброим някои симптоми.

Симптоми:

1. Когато стартирате Microsoft Outlook, получавате следното съобщение за грешка:

Не може да се отворят вашите стандартни имейл папки. Файлът xxxx.ost не е файл на офлайн папка.

2. Когато използвате Microsoft Outlook за отваряне или синхронизиране на файл с офлайн папка (.ost), виждате следното съобщение за грешка:

Не може да се разшири папката. Наборът от папки не може да бъде отворен. Възможно е да са открити грешки във файла xxxx.ost. Затворете всички приложения, поддържащи имейли, и след това използвайте инструмента за ремонт на входящата поща.

Забележка: В горните съобщения за грешка, ‘xxxx.ost’ е името на файла на офлайн папка (.ost), създаден от Outlook, когато работи офлайн с пощенската кутия на Exchange. Възможно е да не сте запознати с файла, тъй като той е създаден неявно.

3. Сблъсквате се с множество конфликтни елементи във вашия offline папка (.ost) файл.

4. Не можете да отворите определени елементи в файл на офлайн папка (.ost), когато Outlook работи офлайн.

5. Можете да отворите папките във файла с офлайн папка (.ost), но не можете да ги синхронизирате с Exchange сървъра или да се сблъскате с различни грешки при синхронизация, показани в дневника за синхронизация в папката Изтрити елементи.

Точно обяснение:

Има 3 причини, които ще предизвикат тези грешки, както следва:

  • OST файлът е повреден или корумпиран и не може да бъде разпознат от Microsoft Outlook, така че Outlook ще съобщи за грешка.
  • Едно или повече съобщения в OST файла са повредени и процесът на синхронизация не може да ги коригира.
  • OST файлът е свързан с пощенска кутия на Exchange сървъра. Ако по някаква причина Microsoft Outlook не може да получи достъп до асоциираната Exchange пощенска кутия или да започне да синхронизира пощенската кутия с офлайн папките в OST файла, той ще съобщи за грешка. Някои общи примери са:

1. В Outlook не сте настроили коректно имейл акаунта за достъп до Exchange пощенската кутия.

2. В Outlook изтривате имейл акаунта за Exchange пощенската кутия.

3. На Exchange сървъра Exchange пощенската кутия или имейл акаунта за Exchange пощенската кутия, са деактивирани или изтрити.

4. Има проблеми с комуникацията между Outlook и Exchange сървъра.

5. Изобщо нямате Exchange имейл акаунт. И вашият имейл акаунт е базиран на POP3, IMAP, HTTP или пощенски сървъри, различни от Exchange сървъра. Но сте настроили вашия имейл акаунт като базиран на Exchange по грешка.

Решение:

Ако грешката се дължи на едно или няколко грешни съобщения, понякога можете просто да изтриете тези съобщения, за да разрешите проблема. Също така, Майкрософт предоставя инструмента за проверка на целостта на OST, който може да коригира някои малки синхронизационни грешки. Въпреки това, в повечето случаи най-доброто решение за предотвратяване на загуба на данни и по-нататъшни грешки е използването на DataNumen Exchange Recovery, както следва:

  1. Затворете Microsoft Outlook и всяка друга програма, която може да има достъп до OST файла.
  2. Намерете OST файла, който има проблем. Можете да определите местоположението на файла на базата на свойствата, показани в Outlook. Или използвайте функцията Търсене в Windows, за да търсите OST файла. Или търсете в предварително определени места за файла.
  3. Възстановете офлайн данни в OST файла. OST файлът на Exchange съдържа офлайн данни, включително съобщенията от пощата и всички други елементи във вашата Exchange пощенска кутия, които са много важни за вас. За да възстановите и спасите тези данни, трябва да използвате DataNumen Exchange Recovery за сканиране на OST файла, възстановяване на данните в него и запазване на тези данни в безгрешен Outlook PST файл за да можете да имате достъп до всички съобщения и елементи с Outlook лесно и ефективно.
  4. Архивирайте оригиналния OST файл, заради безопасността.
  5. Преименувайте или премахнете оригиналния OST файл.
  6. Оправете грешката.
    1. Ако Exchange пощенската ви кутия е все още валидна, уверете се, че настройките на електронната ви поща в Outlook са правилни и Outlook може да се свързва коректно с Exchange сървъра ви. След това можете да стартирате Outlook и да изпращате/получавате електронните си писма в Exchange пощенската ви кутия, което автоматично ще генерира нов OST файл и ще синхронизира данните си с Exchange пощенската ви кутия. Ако този метод не работи, следвайте упътването в (ii).
    2. Ако указанията в (i) не действат, тогава текущият ви профил за поща е некоректен, трябва да създадете нов профил. След това синхронизирайте отново пощенската си кутия.
    3. Ако Exchange пощенската ви кутия вече не съществува или изобщо нямате такава, можете да отворите PST файла, генериран в Стъпка 3, директно и да пропуснете Стъпка 7.
  7. Импортирайте данните, възстановени в стъпка 3. След като проблемът с OST файла е решен, оставете отворен новия OST файл за пощенската кутия и след това отворете PST файла, генериран в стъпка 3, с Outlook. Тъй като той съдържа всички възстановени данни в оригиналния ви OST файл, можете да копирате необходимите елементи в новия си OST файл, както е необходимо.

Референции:

  1. https://support.microsoft.com/en-us/office/introduction-to-outlook-data-files-pst-and-ost-222eaf92-a995-45d9-bde2-f331f60e2790
  2. https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/troubleshoot/client-connectivity/ost-sync-issues