Ако искате да уплътните файла си с данни на Outlook, като цяло ще изберете да използвате функцията „Compact Now“ в Outlook. Но има някои недостатъци. По този начин в тази статия ще ви научим да правите по-здрав компактен PST инструмент чрез VBA.
Както всички знаем, файлът на Outlook ще бъде податлив на грешки и повреда, тъй като файлът става все по-голям. Следователно трябва да обърнете много внимание на размера на вашия файл на Outlook, за да го поддържате в малък размер. Освен че премахвате безполезните и стари елементи, можете също да уплътните файла с данни на Outlook, за да намалите размера му.
Всичко за вградената функция „Compact Now“
Може би сте открили, че Outlook се предлага с вградена функция „Compact Now“. След стартиране на вашата програма на Outlook, в навигационния екран на пощата можете да щракнете с десния бутон върху файла с данни на Outlook, който искате да уплътните. След това от контекстното меню изберете „Свойства на файла с данни“. След това в следващия диалогов прозорец натиснете бутона „Разширени“. По-късно ще можете да намерите „Compact Now“. Въпреки че подобна функция е удобна, тя все още има много недостатъци.
Огромният недостатък е, че ако изходният файл с данни на Outlook е значително голям, процесът на компресиране ще отнеме доста дълго време. Освен това изходният файл с данни на Outlook трябва да е бил използван дълго време, поради което може да съдържа много скрити грешки. Функцията „Compact Now“ не може да ви помогне да се отървете от тези вътрешни грешки.
В сравнение с тази вградена помощна програма, друг компактен инструмент за PST, който ще ви научим да правите по-долу, няма тези недостатъци. Той може да работи много по-бързо, дори ако изходният файл е страхотен. Сега, моля, прочетете. Ще изложим сложните стъпки и кодовете на VBA.
Направете безплатен компактен PST инструмент за файл на Outlook
- На първо място, натиснете бутоните „Alt + F11“ в главния прозорец на Outlook.
- След това можете да отворите модул, който не се използва, или да вмъкнете нов модул.
- След това копирайте и поставете следните VBA кодове в този модул.
Private Sub CompactPSTFile()
Dim objSourceFileFolders As Outlook.Folders
Dim objFolder As Outlook.Folder
Dim objNewPSTFileFolder As Outlook.Folder
'Create a new PST file in the predefined local folder and file name
Outlook.Application.Session.AddStore "E:\NewPST.pst"
Set objNewPSTFileFolder = Session.Folders.GetLast()
'Get all the folders of the source PST file
'Change the "Personal" to the source PST file display name
Set objSourceFileFolders = Outlook.Application.Session.Folders("Personal").Folders
For Each objFolder In objSourceFileFolders
objFolder.CopyTo objNewPSTFileFolder
Next
End Sub
- След това трябва да зададете нивото на защита на вашия макрос на Outlook на ниско.
- Накрая можете да задействате подпрограмата, като щракнете върху иконата „Изпълни“ или натиснете клавиша F5 в прозореца на макроса,
- Веднага в прозореца за навигация ще се покаже нов файл с данни на Outlook, който се компресира от изходния файл на Outlook.
Избягвайте мизерното повреждане на PST данни
Както споменах в самото начало на тази статия, Outlook PST файлът ще бъде склонен към повреда, когато е твърде голям. Следователно, освен да го поддържате в малък размер, трябва да го архивирате редовно. По този начин, дори ако файлът страда от грешки или повреда, пак можете лесно да се върнете корумпиран PST данни от архиви. Ще бъде много удобно.
Въведение на автора:
Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително повреден mdf и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com