Научете 9 най-добри съвета за предотвратяване на повреда на Excel файл. Спестете време и избягвайте разочарованието с тези основни практики за управление на файлове.
Знаете ли онова потъващо усещане, когато вашият Excel файл изведнъж не се отваря?
Most от нас са преживели този момент на паника – starгледате безпомощно на екрана, докато Excel показва ужасяващото съобщение „повреден файл“. Статистиката разкрива, че 1 от 3 потребители на Excel се сблъскват с проблеми с повредени файлове по време на кариерата си. Това често води до критична загуба на данни.
Повреденият Excel файл създава повече от просто разочарование. Целият ви работен ден спира и бизнесът ви може да загуби хиляди от продуктивността си. Повредата на Excel файл може да удари без предупреждение, независимо дали работите с финансови отчети, анализ на данни или листове за проследяване на проекти.
Сребърната подплата? Можете да предотвратите most Проблеми с повреда на Excel файл. Събрахме тествани стратегии, които ще защитят вашите ценни Excel файлове и ще запазят вашите данни достъпни, когато имате нужда от тях.
Искате ли да защитите вашите Excel файлове? Тези съвети за превенция ще ви помогнат да успеете.
Ако вашият Excel файл вече е бил повреден, тогава можете да използвате мощен Поправка в Excel инструмент за незабавно коригиране:
1. Избягвайте внезапното изключване на Excel
Внезапното изключване по време на работа с електронни таблици се нарежда сред most често срещани причини за повреда на Excel файл. Вашият компютър непрекъснато актуализира и записва данни на твърдия диск, докато Excel файловете са отворени. Всяко прекъсване на този процес може да доведе до a повреден файл на Excel.
Тези превантивни мерки ще ви помогнат да защитите работата си:
- Запазвайте и затваряйте файлове, когато не работите активно
- Използвайте клавишни комбинации (CTRL + S), за да записвате често
- Инсталирайте непрекъсваемо захранване (UPS), ако токът прекъсва често
- Затворете Excel чрез File > Close вместо принудително затваряне
Важно предупреждение: Вашият excel файл става most уязвим за повреда по време на процеса на запазване, така че никога не изключвайте компютъра си в този момент.
Технически проблеми също могат да предизвикат сривове на Excel. Опитайте тези решения, ако срещате чести сривове:
Стартирайте Excel в безопасен режим, като задържите клавиша CTRL, докато щракнете върху иконата на Excel. Успешното стартиране в безопасен режим сочи към проблеми с добавки или хардуерно ускорение. Трябва да проверите вашите добавки и да коригирате настройките за хардуерно ускорение чрез Файл > Опции > Разширени > Дисплей.
Неочакваните затваряния на Excel на споделени работни станции често се подобряват чрез промяна на настройките на принтера по подразбиране. Изберете различен принтер по подразбиране от Start > Устройства и принтери – използването на „Microsoft XPS Document Writer“ по подразбиране често спира неочаквано затваряне.
Деактивирането на хардуерното графично ускорение помага за разрешаването на случайни сривове на Excel и предотвратява повреда на файлове, когато excel повреден файл проблемите продължават. Тази настройка се оказа ефективна за много потребители.
2. Използвайте надеждни решения за съхранение
Вашият избор на носител за съхранение на Excel файлове значително влияе върху риска от повреда. Много потребители съхраняват файловете си на ненадеждни места, което води до чести случаи на повредени excel файлове.
Тези доказани практики за съхранение ще ви помогнат да защитите вашите Excel файлове:
- Съхранявайте файловете локално, преди да правите промени
- Използвайте облачни решения като OneDrive или Google Drive за автоматично архивиране
- Създайте отделни папки за необработени и обработени данни
- Избягвайте да работите директно от мрежови устройства с нестабилни връзки
- Поддържайте редовна синхронизация с облачно хранилище
Мрежовите сървъри крият допълнителни рискове. Бавната скорост на интернет и проблемите с връзката оставиха много excel файлът е повреден без възстановяване. Множество потребители, които се опитват да променят един и същи файл наведнъж, правят този проблем още по-лош.
Предимства на облачното съхранение
Microsoft OneDrive и Google Drive са надеждни решения за съхранение в облак. Тези платформи предоставят силни функции за сигурност и се синхронизират автоматично, за да архивират работата ви. Можете също да възстановите предишни версии, ако вашите excel файлът е повреден благодарение на тяхната функция за история на версиите.
Подходът за двойно съхранение предлага най-добрата защита. Първо запазете работните си файлове на твърдия диск на компютъра. След това оставете автоматичното облачно синхронизиране да създаде вашето резервно копие. Този метод помага на потребителите да минимизират загубата на данни и лесно да се възстановят от проблеми с корупцията.
Имайте предвид, че стабилните мрежови връзки и правилните протоколи за управление на файлове са жизненоважни при споделяне на Excel файлове. Опитът показва, че файловете често се повреждат, когато няколко потребители запазват промените едновременно при нестабилни връзки.
3. Предотвратете твърде големи файлове на Excel
Файловете на Excel, по-големи от 20MB, могат да се повредят по всяко време. Вашата прекалено голяма електронна таблица не е просто бавна – тя е бомба със закъснител, която може да доведе до повреден файл на Excel без предупреждение.
Тези често срещани проблеми правят файловете на Excel по-големи, отколкото трябва:
- Скрити листове със забравени данни
- Неизползвано форматиране в празни клетки
- Твърде много формули и изчисления
- Изображения с висока разделителна способност
- Кешове на осеви таблици
- Празни редове и колони извън диапазона на вашите данни
Ето доказани техники за намаляване на размера и предотвратяване excel файлът е повреден проблеми:
- Одитирайте вашата работна книга
- Преглед > Статистика на работна книга показва подробности за файловия компонент
- CTRL+END помага за намиране на последната използвана клетка
- Изтрийте редове и колони извън диапазона от данни
- Оптимизирайте съдържанието си
- Режимът на ръчно изчисление работи най-добре за листове с формула
- Стойностите трябва да заменят формулите след изчисленията
- Изображенията се нуждаят от компресия до 150 ppi
- Неизползваните клетки трябва да бъдат без форматиране
- Кешът на изходните данни на обобщената таблица се нуждае от премахване
Потребителите често пазят ненужно форматиране и изчисления в своите електронни таблици, без да го знаят. Тези стратегии са помогнали на професионалистите да намалят размера на своите файлове с до 70%. Това е голяма работа, тъй като означава, че рискът от excel повреден файл издава капки.
Статистиката на вашата работна книга се нуждае от редовни проверки, за да се поддържа само това, което е необходимо. Големите работни книги с финансови модели или анализ с голямо количество данни работят по-добре, когато са разделени на по-малки файлове.
4. Поддържайте Excel актуален
Вашата версия на Excel играе жизненоважна роля за предотвратяване на проблеми с повреда на файлове. По-старите версии на Excel са склонни да създават повредени excel файлове по-често, особено с по-новите файлови формати.
Microsoft 365 ви дава най-добрата защита срещу excel файлът е повреден въпроси. Абонаментната услуга се актуализира автоматично и включва най-новите функции за сигурност. Винаги ще имате достъп до най-новите функции и подобрения, за разлика от по-старите версии.
Ето как проверяваме нашата версия на Excel и състоянието на актуализация:
- Отворете Excel
- Отидете до Файл > Акаунт
- Вижте под Информация за продукта
- Проверете своя канал за актуализация и номер на компилация
Разбиране на каналите за актуализиране
Каналите за актуализиране значително влияят върху това колко бързо получавате нови функции. Мost корпоративните среди използват полугодишния канал, който предлага по-добра стабилност и минимизира риска от excel повреден файл въпроси. Месечните актуализации за сигурност все още пристигат през „Patch Tuesday“, независимо от канала за актуализация, който използвате.
Ние активно наблюдаваме тези ресурси, за да сме актуални:
- Официални бележки по изданието за подробна информация за актуализацията
- Листовка с функции на Excel за предстоящи пускания на функции
- Списък с функции на Excel за съвместимост на версиите
Актуализираните версии на Excel помагат за предотвратяване на повреда на компилиран код в проекти на VBA, особено с работни книги с активирани макроси. Това става жизненоважно, когато трябва да избягвате excel файлът е повреден грешки поради несъответствия на версиите.
По-старите версии на Excel се борят с по-новите файлови формати и могат да доведат до повреда. Редовните актуализации ще поддържат вашата инсталация на Excel безпроблемна, като същевременно запазват целостта на файла.
5. Осъществете локален достъп до вашия Excel файл
Файловете на Excel могат да се повредят при директен достъп от споделени мрежови устройства или местоположения на SharePoint – много като ходене по тънък лед. Нашият опит показва, че локалният достъп остава най-безопасният начин за работа с Excel.
Тази доказана система помага за безопасно управление на Excel файлове:
- Създайте специална локална структура на папки
- Изтеглете файлове преди редактиране
- Използвайте описателни конвенции за именуване (напр. „ProjectName_DataType_Date“)
- Запазете различни версии за големи промени
- Качете завършената работа обратно в споделеното хранилище
Важно предупреждение: Множество потребители, които се опитват да получат достъп до един и същи Excel файл от споделени местоположения, са изправени пред висок риск да получат excel повреден файл. Системата позволява само на един потребител да редактира споделена работна книга, докато други могат да я преглеждат.
Суровите данни се нуждаят от допълнителна грижа и защита. Работно копие на вашия локален диск трябва да замени директната работа върху оригиналния файл. Този подход ни помогна да избегнем работа с excel файлът е повреден непоправими безброй пъти.
Нашият екип разработи надежден работен процес за съвместни проекти. Изтегляме файла локално, правим промени, запазваме с нов номер на версия и качваме обратно в споделеното местоположение. Този метод е намалил нашите excel файлът е повреден грешки с много.
Имайте предвид, че Excel работи като приложение за електронни таблици, а не като база данни. Екипите, които се нуждаят от едновременен достъп до едни и същи данни, трябва да използват подходящи решения за бази данни вместо споделени работни книги на Excel, които рискуват да бъдат повредени.
6. Бъдете внимателни с добавките на трети страни
Добавките на Excel могат да бъдат както благословия, така и проклятие. Тези инструменти боost функционалност, но проблемните добавки често причиняват повредени excel файлове.
Предупредителни знаци за проблеми с добавките:
- Excel се срива неочаквано
- Файловете се отварят бавно
- Инсталациите на добавки причиняват странно поведение
- Изскачат предупреждения за сигурност за неизвестни издатели
Тестването на Excel в безопасен режим е първата ни стъпка, когато се сблъскаме с excel файлът е повреден грешка. Ето нашия тестван процес за отстраняване на неизправности:
- Отворете Excel в безопасен режим (задръжте CTRL при стартиране)
- Отидете на Файл > Опции > Добавки
- Изберете „COM добавки“ от падащото меню за управление
- Щракнете върху „Отиди“ и премахнете отметките от всички добавки
- Restart Excel нормално
Киберпрестъпниците често използват добавки като инструменти за разпространение на зловреден софтуер. Последните доклади показват, че атаките със злонамерени добавки са се увеличили с 600%. Ние следваме стриктни указания, за да защитим нашите excel повреден файл от тези заплахи.
Инсталирането на добавки от неизвестни източници е рисковано, дори когато те твърдят, че коригират excel файлът е повреден грешка. Много случаи показват, че полезните на вид добавки са съдържали зловреден софтуер. Законните компании не изискват добавки, за да отварят или редактират прости файлове на Excel.
Корпоративните потребители трябва да проверяват добавките спрямо одобрения софтуерен списък на тяхната компания. Тази стъпка за проверка е предотвратила много потенциални excel повреден файл инциденти и пробиви в сигурността.
7. Защитавайте зловреден софтуер и вируси
Защитата на файловете на Excel от зловреден софтуер и вируси е жизненоважна стъпка за предотвратяване на повреда. Злонамереният софтуер може да компрометира електронни таблици по начини, които стандартната защита с парола не може да спре.
Защитеният изглед на Excel ни позволява безопасно да проверяваме файловете преди редактиране. Тази функция става важна за прикачени файлове към имейли или изтегляния, които могат да съдържат вредно съдържание.
Ето всичко за осигуряването повредени excel файлове:
- Активирайте защитен изглед за файлове от интернет
- Сканирайте изтеглените работни книги преди отваряне
- Деактивирайте външните връзки и макросите по подразбиране
- Поддържайте Windows Security (или вашата антивирусна програма) актуализирана
- Използвайте актуална защита с Excel
Важно предупреждение: Защитата с парола сама по себе си не може да гарантира безопасността на файловете. Зловреден софтуер може да навреди на вашата система чрез защитен с парола excel файлът е повреден.
Макросите се нуждаят от допълнително внимание. Много случаи показват как злонамерените макроси могат да превърнат нормална работна книга в excel повреден файл. Ние никога не активираме макроси от ненадеждни източници, дори ако файлът твърди, че има нужда от тях.
Споделените работни книги се нуждаят от допълнителни слоеве за сигурност. Преди да отворите каквото и да е excel файлът е повреден съобщение, проверете източника на файла и го сканирайте. Тази стратегия ни спаси от много пробиви в сигурността, които биха могли да доведат до excel повреден файл.
Имайте предвид, че вградените функции за сигурност на Microsoft 365 работят най-добре с редовни актуализации. Редовните сканирания и актуалната защита намалиха много риска от повреда на файлове поради злонамерен софтуер.
Правилното управление на неактивните потребители в споделените работни книги на Excel е жизненоважно за предотвратяване на повреда на файлове и поддържане на оптимална производителност. Установихме, че има пряка връзка между забравени потребителски сесии и повредени excel файлове, което също добавя ненужно раздуване на работните книги.
Ето нашия тестван процес за премахване на неактивни потребители:
- Отидете в раздела Преглед
- Щракнете върху Споделяне на работна книга в групата Промени
- Изберете раздела Редактиране
- Прегледайте списъка „Кой има тази работна книга отворена сега“.
- Изберете неактивни потребители и щракнете върху Премахване на потребител
- Изчистете всички останали персонализирани изгледи
Големите организации трябва да прилагат тези най-добри практики:
- Провеждайте редовни одити на разрешения за достъп
- Премахнете достъпа за потребители, които вече не са в проекта
- Настройте изчакване на неактивна сесия
- Почиствайте редовно персонализирани изгледи
Разширена защита: Нашето персонализирано макро решение автоматично следи активността на потребителите. Тази автоматизация значително намали нашите excel файлът е повреден грешки чрез премахване на неактивни потребители след два часа неактивност.
Споделените работни книги се нуждаят от внимателно управление на множество потребители. Опитът показва, че твърде много едновременни връзки често създават excel повреден файл ситуация. Препоръчваме правила за излизане от неактивна сесия, особено с файлове, съхранявани в SharePoint или OneDrive.
Функциите за сътрудничество на Microsoft 365 предлагат по-добра защита от наследената функция за споделена работна книга. Този модерен подход помага на екипите да избягват ужасяващите неща excel файлът е повреден съобщение, като същевременно поддържате работата в екип продуктивна.
9. Архивирайте редовно
Файловете на Excel се нуждаят от редовно архивиране като последна защита срещу постоянна загуба на данни. Опитът показва, че стабилната стратегия за архивиране остава от съществено значение въпреки наличието на превантивни мерки.
Ето нашата доказана стратегия за архивиране, която спести безброй часове работа:
- Активирайте AutoSave за съхранявани в облак файлове
- Създавайте ръчни резервни копия с щампи за дата/час
- Конфигурирайте настройките за автоматично възстановяване на Excel
- Съхранявайте резервни копия на множество места
- Тествайте редовно архивните файлове
Критичните електронни таблици изискват опцията „Винаги създавай резервно копие“. Процесът на настройка е лесен:
- Отидете на Файл > Запиши като
- Щракнете върху Инструменти > Общи опции
- Отметнете „Винаги създавайте резервно копие“
- Щракнете върху OK и запазете
AutoSave само по себе си не осигурява достатъчна защита. OneDrive поддържа хронология на версиите, но важните работни книги се нуждаят от специални резервни копия. За да цитирате пример, вижте как запазваме „Budget2023.xlsx“ като „Budget2023_20231215_1008.xlsx“ (показващ датата и часа).
Важно предупреждение: Множеството версии на резервни копия са чудесен начин да получите защита при работа с a повреден excel файл. Нашият екип е виждал случаи, в които an excel файлът е повреден непоправими, но систематичните резервни копия спасиха проекта.
Споделените работни книги се нуждаят както от облачно, така и от локално архивиране. Този двупосочен подход е защитавал нашата работа много пъти, когато един excel повреден файл проблемът се появи. Обърнете внимание, че честотата на архивиране трябва да съответства на скоростта на модификация на вашия файл – повече промени изискват по-чести архиви.
Тези резервни стратегии са намалили ефектите от excel повреден файл инциденти в нашия работен процес с много. Нашето просто правило: всичко ценно заслужава резервно копие!
10. Възстановете повредени Excel файлове
С горните съвети можете да предотвратите most на повредите на файла на Excel. Въпреки това, ако повредата все още се появява, можете да използвате DataNumen Excel Repair да се възстановяване на повредени Excel файлове:
11. заключение
Повредата на Excel файл нарушава работата и води до значителна загуба на данни, но most проблемите са предотвратими чрез правилни практики. Редовните запазвания, надеждните решения за съхранение и внимателното управление на размера на файловете са в основата на защитата на файловете в Excel.
Работата с локални копия, поддържането на версиите на Excel актуализирани и внимателното проверяване на добавките ще намалят значително рисковете от корупция. Правилното управление на потребителите в споделените работни книги и силната защита от зловреден софтуер създават допълнителни слоеве за сигурност.
Все още може да възникне повреда на файла въпреки усилията за предотвратяване. DataNumen Excel Repair помага за ефективното коригиране на повредени файлове на Excel. Безопасността на вашите данни зависи от поддържането на редовни резервни копия на множество места.
Тези стратегии за превенция драстично ще намалят уязвимостта на вашата работа към повреда на файлове, когато се прилагат последователно. Силното внимание към детайлите и доказаните най-добри практики правят всичко различно.
Референции:
Въведение на автора:
Вивиан Стивънс е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни. За повече информация посетете WWW.datanumen.com