В случай, че обработвате
няколко проекта във вашия офис, е много вероятно да получите множество имейли, свързани с тези проекти в пощенската си кутия. С течение на времето става все по-трудно за вас да проследите разговорите, които сте водили, свързани с отделен проект. С Outlook обаче е лесно да организирате вашите разговори и да архивирате имейлите по чист начин. Нека да разгледаме някои практически съвети, за да постигнем същото.
Създайте отделни папки за съхраняване на имейли за всеки проект, върху който работите
Като начало трябва да създадете отделни папки за всеки текущ проект, който в момента обработвате в Outlook. След като получите имейл, свързан с конкретен проект, можете да го отделите от входящата кутия и да го преместите в съответната папка.
Използвайте правила за филтриране на имейли в подходящи папки
В Ms Outlook можете да създавате правила за прехвърляне на имейли, които носят конкретен ред за тема. В идеалния случай трябва да насърчите всички членове на екипа да включват името на проекта в темата на имейла и това ще позволи автоматично разделяне на имейли с помощта на правила.
Създайте категории за всеки проект и ги свържете с уникални цветове
Приложението Ms Outlook ви позволява да създавате категории, които могат да се използват за бързо идентифициране на имейли. Можете също така да свържете конкретен цвят към дадена категория, което ще ви позволи да сортирате имейлите по ефективен начин. Трябва обаче първо да създадете уникални категории за организиране на вашите имейли. За да направите това, можете да щракнете върху Категоризиране в менюто на лентата с инструменти и след това да натиснете върху Всички категории. След това можете да изберете една от съществуващите категории и да ги преименувате със смислено име. Освен това можете да изберете да промените цвета, свързан със споменатата категория. Outlook дори ви позволява да свържете клавиш за бърз достъп към отделна категория. Важно е да създадете категория за всеки от вашите непрекъснати проекти, така че да можете да ги маркирате с лекота. След като списъкът ви с категории е на място, можете да щракнете с десния бутон върху всеки имейл и да щракнете върху категории. От изскачащия екран можете да изберете съответната категория и да я приложите към имейла. Между другото, изскачащият екран съдържа връзка към основния списък с категории, само в случай, че искате да промените някой от неговите елементи.
Не губете вашите имейли поради срив на Outlook – възстановете ги обратно
В случай, че някога срещнете пълен срив на Outlook, вашите имейл данни може да станат недостъпни. При такъв сценарий единствената опция пред вас включва възстановяването на имейл данните с помощта на a pst ремонт инструмент като DataNumen Outlook Repair. Това универсално приложение се доставя с most осезаем и усъвършенстван алгоритъм, предназначен да извлича PST данни от напълно повредени файлове. Приложението също така е оборудвано да се справя с множество видове медии и работи като мечта дори на виртуални машинни устройства.
Въведение на автора:
Алън Чен е президент и председател на DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително sql възстановяване и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com