Как да регистрирате автоматично всеки отпечатан имейл на Outlook в работната книга на Excel

Някои потребители се надяват да запазят автоматично дневници с отпечатани имейли в своя Outlook. Няма обаче такава директна функция. Следователно в тази статия ще представим начин за автоматично регистриране на всеки отпечатан имейл в конкретна работна книга на Excel.

По някои причини може да се наложи да запишете информацията на имейл, когато го отпечатате. Очевидно Outlook не предоставя собствена функция, поддържаща това. По този начин като цяло трябва да изпълните ръчно тази задача. Въпреки това, с помощта на VBA код, все още можете да позволите на вашия Outlook да изпълнява тази мисия с лекота. Сега тук ще разкрием такава част от кода на VBA и подробни стъпки за вас.

Автоматично регистрирайте всеки отпечатан имейл в работната книга на Excel

1. За катоtart, стартирайте приложението Outlook.
2. След това отворете редактора на VBA, като щракнете върху бутона „Visual Basic“ в раздела „Разработчик“.
3. След това поставете следния VBA код в неизползван модул.

Sub RecordPrintedEmails()
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim strExcelFile As String
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nNextEmptyRow As Integer
 
    'Get the mail
    Select Case Outlook.Application.ActiveWindow.Class
           Case olInspector
                Set objMail = ActiveInspector.CurrentItem
           Case olExplorer
                Set objMail = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End Select
 
    objMail.PrintOut
 
    On Error Resume Next
    Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
    objExcelApp.Visible = True
 
    'Change the path to the specific excel file
    strExcelFile = "E:\Emails\Printed Emails.xlsx"
    Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
    Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets(1)
    objExcelWorksheet.Activate
 
    nNextEmptyRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
    'Change the details as per your own case
    With objExcelWorksheet
         .Cells(nNextEmptyRow, 1) = Date
         .Cells(nNextEmptyRow, 2) = objMail.Subject
         .Cells(nNextEmptyRow, 3) = objMail.Sender
         .Cells(nNextEmptyRow, 4) = objMail.SentOn
         .Cells(nNextEmptyRow, 5) = objMail.Size
         .Cells(nNextEmptyRow, 6) = objMail.Attachments.Count
         .Columns("A:E").AutoFit
    End With
 
    objExcelWorkbook.Close True
    objExcelApp.Quit
End Sub

4. След това излезте от редактора на VBA.
5. Впоследствие, съгласно „Незадължителната стъпка“ в тost "Как да стартирате VBA код във вашия Outlook“, Добавете този макрос към лентата или лентата с инструменти за бърз достъп.
6. Оттогава всеки път, когато искате да отпечатате имейл, не забравяйте да използвате новодобавения бутон макрос вместо стандартния „Печат“.
7. По този начин Outlook автоматично ще регистрира отпечатаната поща в предварително дефинирания работен лист на Excel.

Запазете достъп до файла на Outlook

Понякога, след като Outlook се срине, може да получите грешка, подсказваща, че PST файлът е недостъпен. По това време трябва да се успокоите и след това да използвате инструмента за поправка на пощенската кутия, за да поправете Outlook. Вградената помощна програма обаче не е универсална. Може и да се провали. Следователно, ако вашият PST файл все още не е достъпен след поправка на Scanpst, последната инстанция е по-ефективен и надежден външен инструмент, като например DataNumen Outlook Repair.

Въведение на автора:

Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително mdf възстановяване и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com