Outlook-da e-poçtları necə arxivləşdirmək olar: Tam Təlimat [2026]

1. Giriş

1.1 Outlook-da E-poçtların Arxivləşdirilməsi nədir?

Outlook-da e-poçtların arxivləşdirilməsi, poçt qutunuzun mütəşəkkil və idarəolunan qalması üçün e-poçtları əsas gələnlər qutunuzdan təyin olunmuş saxlama yerinə köçürmə prosesidir. E-poçtların silinməsindən fərqli olaraq, arxivləşdirmə onları gələcək istinad üçün saxlayır və aktiv iş sahənizi səliqəyə salır. Bu təlimatda sizə Outlook-da e-poçtları müxtəlif üsullarla necə arxivləşdirəcəyinizi göstərəcəyik.

1.2 Niyə Outlook-da e-poçtları arxivləşdirmək lazımdır?

Elektron poçtların arxivləşdirilməsi bir sıra vacib üstünlüklər təklif edir:

• Təşkilatçılığı qoruyur: Köhnə mesajları birdəfəlik itirmədən gələnlər qutunuzu təmiz saxlayır və cari e-poçtlara yönəldir.
• Performansı yaxşılaşdırır: Outlook-u daha sürətli və daha həssas hala gətirərək, gələnlər qutusundakı qarışıqlığı azaldır.
• Vacib Məlumatları Saxlayır: İstinad, uyğunluq və ya qeydlərin aparılması üçün lazım ola biləcək e-poçtlara girişi saxlayır.
• Saxlamanı idarə edir: Arxiv metodundan asılı olaraq, poçt qutusunda yer boşalda və saxlama limitləri daxilində qala bilərsiniz.
• Axtarışı asanlaşdırır: Arxivləşdirilmiş e-poçtlar axtarışda qalır və lazım olduqda onları tapmağa imkan verir.

2. Outlook-da müxtəlif arxiv metodlarını anlamaq

Outlook, e-poçtları arxivləşdirmək üçün dörd fərqli metod təqdim edir və hər biri fərqli istifadə halları və saxlama tələbləri üçün hazırlanmışdır.

2.1 Daxili Qovluğa Əl ilə Arxivləmə (Arxiv Düyməsi)

Arxiv düyməsi e-poçtları poçt qutunuzdakı daxili Arxiv qovluğuna köçürür. Bu düymə e-poçtları əsas poçt qutunuzda saxlayır və yaddaş istifadəsini azaltmadan gələnlər qutunuzu təşkil etmək üçün idealdır. Arxivləşdirilmiş elementlər bütün cihazlarda əlçatan qalır.

2.2 Xarici Fayla Əl ilə Arxivləmə (Köhnə Əşyaları Təmizləmə Aləti)

Köhnə Əşyaları Təmizləmə aləti e-poçtları kompüterinizdə lokal olaraq saxlanılan ayrı bir arxiv faylına köçürür. Bu metod əslində e-poçtları poçt qutunuzdan silir və server yaddaş yerini boşaldır. Poçt qutusunun ölçüsünü azaltmaq lazım olduqda bu, üstünlük verilən seçimdir.

2.3 Avtomatik Arxiv

Avtomatik Arxivləmə, konfiqurasiya edilə bilən parametrlərə və yaşlanma dövrlərinə əsasən köhnə e-poçtları avtomatik olaraq yerli PST faylına köçürür. Bu xüsusiyyət cədvəl üzrə işləyir və əl ilə müdaxilə etmədən poçt qutusunun ölçüsünü idarə edir, bu da onu çoxlu sayda e-poçt alan istifadəçilər üçün ideal edir.

2.4 Exchange Server Onlayn Arxivi (Müəssisə Xüsusiyyəti)

Exchange Server Online Arxivi, həmçinin Yerində Arxivləmə adlanır, serverdə ayrıca poçt qutusu kimi işləyən Microsoft 365 bulud əsaslı, müəssisə səviyyəli bir həlldir. Administratorlar, arxivləşdirilmiş e-poçtları istənilən cihazdan əlçatan saxlayarkən əlavə yaddaş təmin edən bu xüsusiyyəti aktivləşdirir və idarə edirlər. Onlayn Arxiv aktiv olduqda, Avtomatik Arxivləmə avtomatik olaraq deaktiv edilir.

3. Daxili Qovluğa Əl ilə Arxivləmə (Arxiv Düyməsi)

3.1 Yeni Outlook-da arxiv

Yeni Outlook-da Arxiv düyməsi ilə e-poçtları arxivləşdirmək üçün:

1. Arxivləşdirmək istədiyiniz e-poçtu və ya e-poçtları seçin.
2. Basın Arxiv alətlər çubuğunda.
3. Təsdiq mesajı görünəcək. Klikləyə bilərsiniz Geri al lazım olduqda.

Qeyd: Yeni Outlook Avtomatik Arxivləmə funksiyasını dəstəkləmir.

3.2 Klassik Outlook-da Arxiv

3.2.1 Arxiv Düyməsi

Klassik Outlook-da Arxiv düyməsi ilə e-poçtları arxivləşdirmək üçün:

1. Arxivləşdiriləcək e-poçtları seçin.
2. Altında Ana səhifə bölməsində Sil qrupu basın Arxiv.
3. Outlook e-poçtları Arxiv qovluğuna köçürəcək.

Səhvən bir e-poçtu arxivləşdirmisinizsə, Arxiv qovluğuna gedin və e-poçtu orijinal qovluğuna qaytarın.

3.2.2 Klaviatura Qısayollarından İstifadə (Backspace Düyməsi)

Seçilmiş e-poçtları klaviatura vasitəsilə tez bir zamanda arxivləşdirə bilərsiniz:

1. Arxivləşdiriləcək e-poçtları seçin.
2. Basın Backspace açar.
3. Seçilmiş e-poçtlar dərhal arxivləşdiriləcək.

Mühüm: Bir e-poçtu yeni bir pəncərədə açarsanız, pəncərəni bağlamalı və sonra onu arxivləşdirmək üçün yuxarıdakı addımlardan istifadə etməlisiniz.

3.2.3 Backspace Açar Arxivləməsini Necə Deaktiv Etmək Olar

Bəzi istifadəçilər aşağıdakı səbəblərə görə Backspace açar arxivləşdirmə xüsusiyyətini deaktiv etməyi üstün tuturlar:

• Təsadüfi Arxivləşdirmə: Bu funksiya ilə tanış olmayan istifadəçilər səhvən və ya başqa məqsədlər üçün Backspace düyməsini basa bilərlər ki, bu da elektron poçtların gözlənilmədən gələnlər qutusundan yox olmasına səbəb ola bilər.
• Sil düyməsinin qarışıqlığı: Backspace düyməsi Delete düyməsinə yaxındır, lakin çaşdırıcı ola biləcək uyğunsuz davranışa malikdir.
• Təşkilati Siyasətlər: Bəzi təşkilatlar arxivləşdirmə metodlarına nəzarət etməyi və işçilərin klaviatura qısa yollarından istifadə etməsinin qarşısını almağı üstün tuturlar.
• Arxiv Xüsusiyyətindən İstifadə Edilməməsi: Arxiv qovluğundan istifadə etməyən istifadəçilər bu qısayolu faydasız hesab edə bilərlər.

Backspace düyməsinin elementləri arxivləşdirməsinin qarşısını almaq üçün aşağıdakıları etməlisiniz:

1. Outlook-u tamamilə bağlayın.
2. mətbuat Windows + R Çalıştır dialoqunu açmaq üçün.
3. növü regedit və Qeydiyyat Redaktorunu açmaq üçün Enter düyməsini basın.
4. Gedin: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\siyasətlər\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Sağ paneldə sağ klikləyin və seçin yeni -> DWORD (32-bit) dəyəri.
6. Dəyəri adlandırın OneClickArchive-ı Deaktiv Edin.
7. Yeni dəyəri iki dəfə vurun və təyin edin 1.
8. Basın OK və Qeydiyyat Redaktorunu bağlayın.
9. Restart Outlook.

Qeyd: Bu reyestr düzəlişi Outlook-un Microsoft 365-ə aiddir və daimi versiyalarla işləmir.

3.2.4 Arxivləmək üçün sağ klikləyin

Kontekst menyusundan istifadə edərək arxivləşdirmək üçün:

1. Arxivləşdirmək istədiyiniz e-poçtu sağ vurun.
2. seçmək Arxiv açılan menudan.
3. E-poçtlar Arxiv qovluğuna köçürüləcək.

3.2.5 Arxiv Qovluğuna Çək və Burax

Arxivləşdirmə üzərində əl ilə idarəetmə üçün:

1. Tapın Arxiv Naviqasiya Bölməsindəki qovluq.
2. Arxivləşdirmək istədiyiniz e-poçtu vurub saxlayın.
3. Onu Arxiv qovluğuna sürüşdürün və buraxın.

3.3 Xüsusi Meyarlara görə Arxiv Elementləri

Varsayılan olaraq, Outlook Arxivi funksiyası yalnız köhnə elementləri tarixə görə təmizləyə bilər. Müəyyən meyarlara cavab verən bütün elementləri arxivləşdirmək istəyirsinizsə, xahiş edirik:

1. Ci Qabaqcıl tap dialoq basın Göz atın ... elementləri tapmaq istədiyiniz qovluğu seçmək üçün.
2. Axtarış meyarlarını təyin edin.
3. Basın İndi tapın meyarlara cavab verən bütün əşyaları tapmaq üçün.
4. Tapılan bütün elementləri seçin.
5. Seçilmiş elementləri sağ vurun və üzərinə klikləyin Hərəkət, və Arxiv qovluğunuzu seçin taralmaq.
6. Tapılan bütün elementlər arxiv qovluğuna köçürüləcək.

Nümunə 1: 10 KB-dan böyük bütün e-poçtları arxivləşdirin:

1. Ci Qabaqcıl tap dialoq, klikləyin Göz atın ... elementləri tapmaq istədiyiniz qovluğu seçmək üçün.
2. Basın Daha çox Seçimlər nişanı
3. Set Ölçü (kilobayt) üçün daha çox 10
4. Basın İndi tapın
   

Nümunə 2: Bütün vaxtı keçmiş e-poçtları arxivləşdirin:

1. Ci Qabaqcıl tap dialoq, klikləyin Göz atın ... elementləri tapmaq istədiyiniz qovluğu seçmək üçün.
2. Basın Qabaqcıl nişanı
3. In Daha çox meyar müəyyənləşdirin bölümünü seçin Bitir etibarən Bütün Poçt sahələri.
4. Şərti təyin edin, məsələn Sabah.
5. Basın Siyahısına əlavə edin
6. Basın İndi tapın

Nümunə 3: Bütün işarələnmiş e-poçtları arxivləşdirin:

Nümunə 4: Bütün e-poçtları müəyyən bir rəng kateqoriyası ilə arxivləşdirin:

Nümunə 5: Bütün e-poçtları izləmədən arxivləşdirin:

bayraq:

 

4. Xarici Fayla Əl ilə Arxivləmə (Köhnə Əşyaları Təmizləmə Aləti)

4.1 Köhnə Əşyaları Təmizləmə Alətindən İstifadə

Outlook e-poçtlarını Outlook-da PST faylına əl ilə arxivləşdirmək üçün:

1. Basın fayl nişanı.
2. Basın Məlumatsonra basın Tools.
3. seçmək Köhnə əşyaları təmizləyin.
   
4. The Arxiv dialoq görünəcək.
5. Seçin Bu qovluğu və bütün alt qovluqları arxivləşdirin seçin.
6. Arxivləşdirmək istədiyiniz qovluğu seçin (məsələn, Gələnlər qutusu). Bütün elementləri arxivləşdirmək üçün poçt qutunuzun kök qovluğunu seçin.
7. Altında Daha köhnə arxiv elementləri, tarix daxil edin. Bu tarixdən köhnə elementlər arxivləşdiriləcək.
8. Altında Arxiv faylı, standart yeri qəbul edin və ya klikləyin İnsanlar fərqli bir yer və fayl adı seçmək üçün.
9. İstəyə görə yoxlayın “Avtomatik arxivləşdirməyin” işarəsi olan elementləri daxil edin əvvəllər avtomatik arxivdən xaric edilmiş elementləri arxivləşdirmək istəyirsinizsə.
10. Basın OK start arxivləşdirmə.
    

Tamamlandıqdan sonra, sol paneldə Arxiv poçt qutusu görünəcək və bu da arxivləşdirilmiş e-poçtlarınıza daxil olmağa imkan verəcək.

4.2 Müxtəlif Saxlama Müddətləri ilə Birdən Çox Qovluqların Arxivləşdirilməsi.

Eyni PST faylında saxlayarkən fərqli saxlama müddətləri olan müxtəlif qovluqlardakı elementləri arxivləşdirmək üçün:

1. Arxiv informasiya qutusunu açın (fayl -> Məlumat -> Tools -> Köhnə əşyaları təmizləyin).
2. İlk qovluğu (məsələn, Gələnlər qutusu) seçin və tarixi 6 ay əvvəl olaraq təyin edin. Hələ OK düyməsini basmayın.
3. Başqa bir qovluq seçin (məsələn, Göndərilənlər) və fərqli bir tarix təyin edin (məsələn, 1 il əvvəl). Hələ OK düyməsini basmayın.
4. Lazım olduqda qovluqları seçməyə və fərqli tarixlər təyin etməyə davam edin.
5. Bütün qovluqların eyni arxiv fayl yolundan istifadə etdiyinə əmin olun.
6. Basın OK bütün qovluqlar konfiqurasiya edildikdən sonra.

5. Outlook-da avtomatik arxivləşdirilmiş e-poçtlar

5.1 Avtomatik Arxivləməni Aktivləşdirmək

Klassik Outlook-da Avtomatik Arxivi aktivləşdirmək və konfiqurasiya etmək üçün:

1. Basın fayl -> Nizamlamalar.
2. Seçin Qabaqcıl nişanı.
3. Altında Avtomatik Arxiv bölməsində, klikləyin Avtomatik arxiv parametrləri düyməsini:
   
4. Də yoxlayın Hər N gündən bir AutoArchive işlədin Qutu.
5. AutoArchive-in nə qədər tez-tez işləməsini istədiyinizi göstərin (məsələn, hər 14 gündə bir).
6. Arxiv yeri və yaşlanma dövrü kimi əlavə parametrləri konfiqurasiya edin. Bu parametrləri növbəti bölmədə ətraflı izah edəcəyik.
7. Basın OK parametrlərinizi saxlamaq üçün.
   

Avtomatik Arxivləmə artıq konfiqurasiya edilmiş cədvəlinizə əsasən avtomatik olaraq işləyəcək.

5.2 Avtomatik Arxiv Parametrlərinin İzahı

Hər bir Avtomatik Arxiv parametrini başa düşmək, arxivləşdirmə prosesini effektiv şəkildə idarə etməyə kömək edir:

• Hər N Gündə Avtomatik Arxivləməni İşə Salın: Avtomatik arxivləşdirmə cədvəlini idarə edir. Onu tez-tez (məsələn, həftəlik) işə salmaq daha kiçik qruplu e-poçtları emal edir ki, bu da minlərlə elementi eyni anda arxivləşdirməkdən daha yaxşı nəticə verir. Avtomatik arxivləşdirməni tamamilə dayandırmaq üçün bu seçimi işarədən çıxarın.
• Avtomatik Arxivləmə İşlətməzdən Əvvəl Sorğu: Arxivləşdirmədən əvvəl xəbərdarlıq istəyirsinizsətarts, bu seçimi aktivləşdirin. Lazım gələrsə, əməliyyatı ləğv etməyə imkan verən bir bildiriş görəcəksiniz.
• İstifadə müddəti bitmiş elementləri silin (yalnız e-poçt qovluqları): Bu, bitmə tarixləri keçmiş mesajları silir. Nəzərə alın ki, müddəti bitmiş elementlər köhnə elementlərdən fərqlidir - e-poçtlar yazarkən son istifadə tarixi əl ilə təyin olunur Nizamlamalar nişanı. Bu parametrlə ehtiyatlı olun, çünki bu, elementləri arxivləşdirmək əvəzinə silir.
• Köhnə əşyaları arxivləşdirin və ya silin: Bu əsas açar xüsusi Avtomatik Arxivləmə konfiqurasiyanızı aktivləşdirir. Bunun əvəzinə Outlook-un daxili standart parametrlərindən istifadə etmək üçün onu işarələmədən saxlayın.
• Arxiv Qovluğunu Qovluq Siyahısında Göstər: Aktivləşdirildikdə, arxiv qovluqlarınız avtomatik olaraq Naviqasiya Panelində görünür. Bu olmadan, arxivləşdirilmiş elementlərə daxil olmaq istədiyiniz hər dəfə arxiv PST faylını əl ilə açmalısınız.
• Köhnə əşyaları təmizləyin: Arxivləşdirmə üçün son yaş həddini təyin edir. Bu həddən köhnə elementlər arxiv faylına köçürülür. Diapazon çevikdir - 1 gündən 60 aya qədər, günlərlə, həftələrlə və ya aylarla göstərilir.
• Köhnə əşyaları bura köçürün: Outlook-a arxivləşdirilmiş elementləri harada saxlayacağınızı bildirir. Varsayılan olaraq, o, Documents\Outlook Files qovluğunda archive.pst yaradır. Klikləyin İnsanlar fərqli bir yer və ya fayl adı seçmək üçün. Bu seçimi seçmək aşağıdakı daimi silmə ayarını deaktiv edir.
• Elementləri Birdəfəlik Silin: Arxivləşdirilmiş nüsxələri saxlamaq əvəzinə, bu parametr köhnə elementləri yaş həddinə çatdıqdan sonra tamamilə silir. Bundan ehtiyatla istifadə edin - silinmiş elementləri bərpa etmək mümkün deyil. Bunu aktivləşdirmək yuxarıdakı arxivləşdirmə seçimini deaktiv edir.
• Bu Parametrləri İndi Bütün Qovluqlara Tətbiq Edin: Bu düymə cari konfiqurasiyanızı bütün Outlook qovluqlarına dərhal tətbiq edir. Fərdi qovluqlar üçün fərqli qaydalar təyin etmək istəyirsinizsə, bunu atlayın - bunları hər bir qovluğun xüsusiyyətləri vasitəsilə konfiqurasiya edə bilərsiniz.

5.3 Outlook Qovluqları üçün Standart Yaşlanma Dövrləri

Outlook müxtəlif qovluq növlərinə fərqli standart yaşlanma dövrlərini tətbiq edir:

• Gələnlər qutusu və Qaralamalar: 6 ay
• Göndərilən və Silinmiş Elementlər: 2 ay
• Gedən qutu: 3 ay
• Təqvim, Tapşırıqlar, Qeydlər və Jurnal: 6 ay
• Əlaqə: Varsayılan olaraq avtomatik arxivləşdirilmir

Yaratdığınız qovluqlar oxşar standart qovluqların yaşlanma müddətini miras alır. Məsələn, xüsusi poçt qovluqları Gələnlər qutusu kimi 6 aylıq yaşlanma müddətini alır.

5.4 Məhsulun Yaşı Necə Müəyyən Edilir

Müxtəlif növ Outlook elementləri arxivləşdirmə üçün kifayət qədər köhnə olub olmadığını müəyyən etmək üçün fərqli tarix meyarlarından istifadə edir:

• E-poçt Mesajları: Sistem həm mesajı nə vaxt aldığınızı, həm də sonuncu dəfə nə vaxt dəyişdirdiyinizi yoxlayır, sonra isə sonrakı tarixdən istifadə edir. Hətta oxunmuş/oxunmamış kimi qeyd etmək və ya e-poçtu köçürmək kimi sadə hərəkətlər belə dəyişiklik vaxt möhürünü yeniləyir.
• Təqvim elementləri: Görüşlər və təyinatlar üçün müvafiq tarix sizin görüşdüyünüz tarixdirost bu yaxınlarda qeydi redaktə edib saxladı. Təkrarlanma nümunələri olan elementlər avtomatik arxivləşdirmədən azaddır. Əhəmiyyətli olan odur ki, yalnız keçmiş hadisələr arxivləşdirmə üçün uyğundur - gələcək görüşlər son dəyişdirilmiş tarixindən asılı olmayaraq yerində qalır.
• Tapşırıqlar: Burada iki tarix vacibdir: tamamlanma tarixi və son dəyişdirilmə tarixi. Hansı yenidirsə, uyğunluq müəyyən edilir. Hələ də yarımçıq kimi göstərilən tapşırıqlar heç vaxt avtomatik olaraq arxivləşdirilmir. Təyin olunmuş tapşırıqlar üçün arxivləşdirmə yalnız kimsə onları tamamlanmış kimi qeyd etdikdən sonra baş verir.
• Qeydlər: Sənin m olduğun tarixost Bu yaxınlarda redaktə edilmiş və yadda saxlanılmış qeydin arxiv üçün uyğun olduqda müəyyən edilir.
• Jurnal yazıları: Ya orijinal yaradılış tarixi, ya da most son dəyişiklik tarixi tətbiq olunur, yeni tarix üstünlük təşkil edir.
• Əlaqə: Avtomatik Arxivləmə funksiyası kontaktları tamamilə atlayır. Kontaktlar qovluğunuzu arxivləşdirmək lazımdırsa, Köhnə Əşyaları Təmizləmə alətindən əl ilə istifadə edin.

5.5 Xüsusi Qovluqlar üçün Avtomatik Arxivləməni Fərdiləşdirin

Müəyyən bir qovluq üçün xüsusi Avtomatik Arxiv parametrlərini konfiqurasiya etmək üçün:

1. Naviqasiya Panelinin qovluq siyahısında, fərdiləşdirmək istədiyiniz qovluğu sağ klikləyin.
2. Basın Xüsusiyyətlər.
3. Basın Avtomatik Arxiv nişanı.
4. seçmək Bu parametrlərdən istifadə edərək bu qovluğu arxivləşdirin.
5. Bu qovluğa xas olan yaşlanma dövrünü və digər seçimləri konfiqurasiya edin.
6. Basın OK parametrləri saxlamaq üçün.

Qeyd: Istifadə edin Köhnə elementləri birdəfəlik silin köhnəlmiş e-poçtları avtomatik olaraq silmək seçimi Silinmiş əşyalar və Lazımsız E-poçt müəyyən bir saxlama müddətindən sonra qovluqlar.

5.6 Avtomatik Arxivdən Elementləri Çıxarın/Daxil Edin

Bəzən tez-tez istifadə olunacaq bəzi elementləri arxivləşdirmək İSTƏMƏYƏCƏYİNİZ. Aşağıda 3 fərqli ssenari üçün həllər verilmişdir. Əlbəttə ki, əməliyyatı geri qaytara və Avtomatik Arxivdən elementləri də əlavə edə bilərsiniz.

5.6.1 Bir Elementi Çıxarın

1. Xüsusi elementi seçin.
2. mətbuat Alt + Enter düymələri.
3. A Xüsusiyyətlər dialoq qutusu görünəcək.
4. Də yoxlayın Bu elementi Avtomatik Arxivləşdirməyin seçin.

5.6.2 Birdən çox elementi xaric edin

1. 1. Yanına gedin baxış nişanı
   2. Basın Ayarları bax
   3. Ci Qabaqcıl Görünüş Parametrləri informasiya qutusuna basın Sütunlar:
   4. The Sütunları Göstər dialoq pəncərəsi görünəcək. Əlavə etmək üçün aşağıdakı addımları izləyin Avtomatik Arxiv Etməyin sütun:
      • seçmək Bütün Poçt sahələri.
      • seçmək Avtomatik Arxiv Etməyin mövcud sütunlarda.
      • Basın əlavə etmək
      • Əgər onun sırasını dəyişdirmək istəyirsinizsə, onu seçin və istifadə edin Move Up or Aşağı hərəkət.
      • Basın OK
   5. Kliklədikdən sonra OK, sən geri qayıdacaqsan Qabaqcıl Görünüş Parametrləri klikləməyiniz lazım olan dialoq qutusu Digər Settings.
   6. Ci Digər Settings dialoq qutusunda, işarələyin Hüceyrədaxili redaktə etməyə icazə verin seçin.
   7. Bir sıra klikləyin OK Dəyişiklikləri saxlamaq və əsas Outlook pəncərəsinə qayıtmaq üçün. İndi müəyyən elementləri Avtomatik Arxivləşdirmədən çıxarmaq üçün sadəcə yoxlayın Avtomatik Arxiv Etməyin onlar üçün sütun:

5.6.3 Qovluğu Çıxarın

1. Naviqasiya Bölməsindəki qovluğu sağ vurun.
2. seçmək Xüsusiyyətlər.
3. Basın Avtomatik Arxiv nişanı.
4. seçmək Bu qovluqdakı elementləri arxivləşdirməyin.
5. Basın OK.

6. Qaydalarla Outlook-da Avtomatik Arxiv E-poçtları

Outlook qaydaları sizə müəyyən göndərənlərdən və ya müəyyən meyarlara uyğun gələn e-poçtları avtomatik olaraq arxivləşdirməyə imkan verir. Arxiv qaydası yaratmaq üçün:

1. Arxivləşdirmək istədiyiniz e-poçtu sağ vurun.
2. Basın Qaydalar -> Qayda yaradın açılan menyuda.
3. The Qayda Yaradın dialoq görünəcək.
4. Ci Seçilmiş bütün şərtlərlə e-poçt aldığım zaman bölməsində qaydanın şərtini göstərin, məsələn Gündəlik, Mövzu ehtiva edirvə ya GöndərilənDaha mürəkkəb şərtlər üçün klikləyin Ətraflı Seçimlər sağ alt küncdə.
5. Ci Aşağıdakıları edin bölümünü seçin Elementi qovluğa köçürün: və düyməni basaraq Arxiv qovluğunu göstərin Qovluq Seçin… düyməsini basın.
6. Basın OK qaydanı xilas etmək üçün.

Outlook artıq şərtlərə cavab verən bütün e-poçtları avtomatik olaraq Arxiv qovluğuna köçürəcək.

7. Alınma Tarixinə Əsaslanan Arxivləşdirmə

Varsayılan olaraq, Outlook AutoArchive, hansı daha gecdirsə, dəyişdirilmiş tarixdən və ya alınmış tarixdən istifadə edir. Outlook-un e-poçtları yalnız alınmış tarixə əsasən (dəyişiklikləri nəzərə almadan) arxivləşdirməsini istəyirsinizsə, Windows Qeydiyyatını dəyişdirməlisiniz:

1. Outlook-u tamamilə bağlayın.
2. Qeydiyyat Redaktorunu açın.
3. Gedin: HKEY_CURRENT_USER\Proqram təminatı\Microsoft\Office\ \Tərcihlər.
4. Sağ-klik Seçimlər və seçin yeni -> DWORD (32-bit) dəyəri.
5. Yeni dəyəri adlandırın ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
6. Yeni yaradılmış dəyəri sağ vurun və üzərinə klikləyin Düzelt.
7. Dəyəri təyin edin 1 basın OK.
8. Qeydiyyat redaktorunu bağlayın və restart Outlook.

Bu dəyişikliklərdən sonra Outlook, dəyişdirilmiş tarix əvəzinə, e-poçtları alınma tarixinə əsasən arxivləşdirəcək.

8. Ətraflı: VBA ilə Avtomatik Arxivləmə

Daha inkişaf etmiş idarəetmə vasitələrinə ehtiyacınız varsa avtomatik arxivləşdirmə, Outlook VBA makrolarından istifadə edə bilərsiniz. Aşağıda bəzi nümunə ssenarilər verilmişdir:

• Outlook-da Tamamlanmış Tapşırıqların Avtomatik Arxivi
• Müəyyən Ölçüdən Böyük Arxiv E-poçtları
• Müəyyən Ölçüdən Böyük Köhnə E-poçtları Avtomatik Arxivləşdirin
• E-poçtları Aylara görə Avtomatik Təsnif Edin və Arxivləşdirin
• Göndərənin Adı ilə Daxil Olan E-poçtları Avtomatik Təsnif Edin və Arxivləşdirin
• Avtomatik Arxivləmə Rədd Edilmiş Görüşləri Müəyyən Bir Təqvimə Bağlayır
• Yeni bir e-poçt gəldikdə ən köhnə e-poçtu avtomatik arxivləşdirin
• Daxil olan e-poçtları izləmə bayraqları olmadan avtomatik arxivləşdirin
• Gələnlər qutusunda çoxlu element olduqda köhnə elementləri avtomatik arxivləşdirin
• Bütün Gecikmiş Randevuları və Tapşırıqları Arxivləşdirin
• Bütün Müddəti Keçmiş E-poçtları Arxivləşdirin
• Tamamlandığını qeyd etdikdən sonra İşarələnmiş E-poçtu Avtomatik Arxivləşdirin
• Outlook Faylı Müəyyən Ölçüdən Böyük Olduqda Müddəti Bitmiş Elementləri Avtomatik Arxivləyin
• Bütün Oxunan RSS Məhsullarını Arxivləyin
• Göndərənlərə Əsaslanan Müxtəlif Qovluqlara Arxiv E-poçtları Oxuyun
• Bütün Outlook Qovluqları üçün "Avtomatik Arxivləmə" Seçimini Toplu şəkildə Deaktiv Edin
• Eyni "Avtomatik Arxiv" Parametrini Bütün Outlook Qovluqlarına Toplu Tətbiq Edin
• Birdən çox Outlook E-poçtu üçün "Bu elementi Avtomatik Arxivləşdirməyin" Seçimini Toplu Aktivləşdirin
• Bütün Təkrarlanan Təqvim Elementləri üçün "Avtomatik Arxivləmə" Seçimini Toplu Deaktiv Edin

9. Exchange Server Onlayn Arxivi

Exchange Server Onlayn Arxivi (Yerində Arxivləmə də adlanır), köhnə e-poçtları arxiv poçt qutularına arxivləşdirməklə istifadəçilərə əlavə poçt qutusu saxlama sahəsi təmin edən Microsoft 365 üçün müəssisə səviyyəli arxivləşdirmə xüsusiyyətidir. Klient tərəfindəki arxivləşdirmə metodlarından fərqli olaraq, bu xüsusiyyət tamamilə administratorlar tərəfindən idarə olunur və serverdə işləyir.

9.1 Administrator Quraşdırma Tələbləri

Yalnız administratorlar Exchange Server Onlayn Arxivini aktivləşdirə və ya deaktiv edə bilərlər. Arxiv poçt qutularını konfiqurasiya etmək üçün administratorlar aşağıdakıları etməlidirlər:

• Exchange Online-da Poçt Alıcısı rolu təyin olun
• Exchange admin mərkəzinə (EAC) daxil olun
• İstifadəçilər üçün müvafiq Microsoft 365 lisenziyasına sahib olun

9.2 Administratorlar Arxiv Poçt Qutularını Necə Aktivləşdirirlər

Administratorlar Exchange admin mərkəzi vasitəsilə arxiv poçt qutularını aktivləşdirə bilərlər:

1. Exchange admin mərkəzinə (EAC) daxil olun və gedin Alıcılar -> Poçt qutuları.
2. Poçt qutusunu arxiv üçün aktivləşdirmək üçün istifadəçi seçin.
3. Açılan pəncərədə seçin qeyriləri, və altında Poçt qutusu arxiviseçin Poçt qutusu arxivini idarə edin.
4. Yandırmaq Poçt qutusu arxivisonra basın Yadda saxla.

Arxiv poçt qutusunun statusu belə göstəriləcək Aktiv seçilmiş istifadəçi üçün.

9.3 Arxiv Poçt Qutularını Avtomatik Aktivləşdirin

Administratorlar əsas poçt qutusu kvotasının 90%-nə çatdıqda arxiv poçt qutularını avtomatik olaraq aktivləşdirmək üçün PowerShell-dən istifadə edə bilərlər:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Arxiv Poçt Qutularının Mərhələli İstifadəsi

Məhdud yerlər kimi müxtəlif səbəblərə görə arxiv poçt qutularını tədricən ləğv etmək istəyirsinizsə, aşağıdakıları edə bilərsiniz:

1. Arxiv poçt qutularını ixrac edin.
2. Arxivi deaktiv edin.

9.5 Digər Arxiv Xüsusiyyətlərinə Təsir

İstifadəçi üçün Exchange Server Online Arxivi aktiv olduqda:

• Avtomatik Arxivləmə və Köhnə Əşyaları Təmizləmə alətləri Klassik Outlook-da əlçatan deyil
• Outlook-da Arxiv düyməsi normal işləməyə davam edir
• Exchange Online poçt qutularına təyin edilmiş saxlama siyasətləri arxivləşdirmə davranışını idarə edir

Qeyd: Bu funksiya Microsoft 365 Government buludlarında, 21Vianet tərəfindən idarə olunan Microsoft 365-də və ya Microsoft 365 Almaniyada mövcud deyil.

10. Outlook-da Arxivləşdirilmiş E-poçtları Tapmaq və İdarə Etmək

10.1 Arxiv Qovluğunun və Faylının Yerləşdirilməsi

Arxivləşdirilmiş e-poçtlarınızı tapmaq üçün:

• Arxiv Qovluğu: Daxili Arxiv qovluğu Naviqasiya Panelinizin qovluq siyahısında görünür. Seçin baxış -> Qovluq Paneli -> normal Gizli olduqda qovluq siyahısını göstərmək üçün.
• Arxiv Poçt Qutusu (PST Faylı): Avtomatik Arxiv və ya Köhnə Əşyaları Təmizləmə alətindən istifadə edərkən, Arxiv poçt qutusu, seçdiyiniz təqdirdə, qovluq siyahınızda ayrı bir element kimi görünür Arxiv qovluğunu qovluq siyahısında göstərin Avtomatik Arxiv parametrlərində.

Arxiv poçt qutusu görünmürsə, onu əl ilə aça bilərsiniz:

1. Get fayl -> Seçimlər -> Qabaqcıl 
2. Altında Avtomatik Arxiv bölməsində, klikləyin Avtomatik arxiv parametrləri düyməsini basın.
3. Arxiv PST faylının tam yolunu burada tapın Köhnə əşyaları köçürün.
4. Basın fayl -> Açın və İxrac edin -> Outlook Məlumat Faylını açın və arxiv PST faylınızı tam yolu ilə seçin.
   

10.2 Arxiv Faylının Yerinin Başqa Yerə Yerləşdirilməsi

1. Outlook-da arxiv PST faylını bağlayın.
2. Faylı yeni yerə köçürün.
3. Outlook-da yenidən açın.
4. Yolu dəyişdirin fayl -> Seçimlər -> Qabaqcıl -> Avtomatik Arxiv -> Avtomatik Arxiv Parametrləri -> Köhnə elementləri bura köçürün

10.3 Arxivləşdirilmiş E-poçtların Axtarılması

Arxiv qovluğunda arxivləşdirilmiş e-poçtları axtarmaq üçün:

1. Varsayılan olaraq, Outlook-un yuxarısındakı Axtarış qutusuna axtarış termini yazdığınız zaman, arxivləşdirilmiş elementlər də daxil olmaqla, poçt qutunuzdakı bütün qovluqları axtarır.
2. Axtarışınızı yalnız Arxiv qovluğu ilə məhdudlaşdırmaq üçün əvvəlcə seçin Arxiv Naviqasiya Bölməsindəki qovluq.
3. Daha sonra axtarış sözünüzü Axtarış qutusuna yazın.
4. Axtarış nəticələri yalnız Arxiv qovluğundakı elementləri göstərəcək.

Arxiv faylında arxivləşdirilmiş e-poçtları axtarmaq üçün:

1. Sol paneldəki Arxiv faylını vurun.
2. Ortadakı axtarış qutusuna klikləyin.
3. Axtarış nişanı görünəcək.
4. Basın Göstər nişanı
5. Basın Alətləri axtarın -> Ətraflı Axtarış …
   
   
6. The Qabaqcıl tap dialoq görünəcək.
7. Basın Göz atın ... düyməsini basın.
8. Ci Qovluq(lar)ı Seçin dialoq qutusunda, Arxiv Faylını yoxlayın
9. Də yoxlayın Alt qovluqları axtarın
10. Basın OK
11. Outlook sonra s olacaqtarArxiv faylında, bütün alt qovluqları da daxil olmaqla axtarış apararkən:
    

10.4 Arxivləşdirilmiş E-poçtların Gələnlər Qutusuna Bərpası

Arxivləşdirilmiş e-poçtları Gələnlər Qutusuna geri köçürmək üçün:

1. Arxiv qovluğuna və ya Arxiv poçt qutusuna keçin.
2. Bərpa etmək istədiyiniz e-poçtu və ya e-poçtları seçin.
3. E-poçtları Gələnlər Qutusuna sürüşdürüb buraxın və ya sağ klikləyin və seçin Hərəkət -> Gələnlər.

E-poçtlar Gələnlər Qutunuza geri köçürüləcək və arxiv yerindən silinəcək.

11. Arxiv Fayl Ölçüsü Limitləri və İdarəetməsi

11.1 PST Fayl Ölçüsü Limitləri

Outlook PST faylının standart ölçü limiti var:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 və 2013: 50 GB
• 2010 və daha əvvəlki Outlook: 20 GB

Arxiv PST faylı bu limitə yaxınlaşdıqda və ya çatdıqda, Outlook yeni elementləri arxivləşdirməyi dayandıra və ya gözlənilməz şəkildə davrana bilər.

11.2 Böyük Arxiv Fayllarının İdarə Edilməsi

Arxiv faylınız ölçü həddinə yaxınlaşdıqda, bu seçimləri nəzərdən keçirin:

• Yeni Arxiv Fayllarının Yaradılması: Yeni bir arxiv PST faylı yaradın və starOutlook-da e-poçtları arxivləşdirmək üçün. İl və ya layihə üzrə təşkil edilmiş birdən çox arxiv faylını saxlaya bilərsiniz.
• Faydasız Əşyaların Silinməsi: Arxivləşdirilmiş e-poçtlarınızı nəzərdən keçirin və artıq ehtiyacınız olmayan elementləri birdəfəlik silin, sonra arxiv faylını sıxlaşdırın.

11.3 PST Fayl Ölçüsü Limitinin Artırılması (Tövsiyə Olunmur)

Qeydiyyat dəyişiklikləri vasitəsilə standart 50 GB limitini 100 GB-a qədər artıra bilsəniz də, bu tövsiyə edilmir. Böyük PST faylları Outlook-u yavaşlatacaq və korlanma riskini artıracaq. Limiti artırmalısınızsa, aşağıdakıları izləyə bilərsiniz Bu təlimatda .

Ölçü limitini artırmaq əvəzinə yeni arxiv faylları yaratmağı və ya Onlayn Arxivdən istifadə etməyi düşünün.

12. Outlook Arxiv Problemlərinin Həlli

12.1 Avtomatik Arxivləmə Mövcud Deyil

Avtomatik Arxivləmə seçimləri mövcud deyilsə və ya boz rəngdədirsə, səbəb aşağıdakılar ola bilər:

• Exchange Server Onlayn Arxivi Aktivləşdirilib: Təşkilatınız Exchange Server Onlayn Arxivini aktivləşdirirsə, Avtomatik Arxiv avtomatik olaraq deaktiv edilir. Onlayn Arxiv Avtomatik Arxiv üçün müəssisə səviyyəli əvəzedici kimi xidmət edir. Bunun əvəzinə Onlayn Arxivdən istifadə etmək üçün administratorunuzla əlaqə saxlayın.
• Administrator Deaktiv Etdiyi Xüsusiyyət: Şəbəkə administratorunuz Qrup Siyasəti və ya Avtomatik Arxiv funksiyasını ləğv edən saxlama siyasətləri vasitəsilə Avtomatik Arxivi deaktiv etmiş ola bilər. Təşkilatınızın e-poçt idarəetmə siyasətləri üçün sistem administratoru ilə əlaqə saxlayın.
• Yeni Outlook Məhdudiyyətləri: Yeni Outlook Avtomatik Arxiv və Köhnə Əşyaları Təmizləmə alətini dəstəkləmir. Bu xüsusiyyətlərə daxil olmaq üçün Klassik Outlook-dan istifadə edin.

12.2 Avtomatik Arxiv İşləmir

AutoArchive işləməyi dayandırıbsa, aşağıdakıları yoxlayın:

• Avtomatik Arxiv Parametrlərinin Yoxlanılması: Avtomatik Arxivləmə parametrlərini açın (fayl -> Nizamlamalar -> Qabaqcıl -> Avtomatik arxiv parametrləri) və konfiqurasiyanızın düzgün olduğundan əmin olun.
• Avtomatik Arxivləmə Qutusunu İşə Salın: Təmin edin Hər N gündən bir AutoArchive işlədin seçimi işarələnib. İşarələnməzsə, Avtomatik Arxivləmə avtomatik olaraq işə düşməyəcək.

12.3 Arxivləşdirilməyən Xüsusi Elementlər

Bəzi elementlər arxivləşdirilməyibsə, səbəblər aşağıdakılar ola bilər:

• Dəyişdirilmiş Tarix Çox Yenidir: Varsayılan olaraq, Outlook, hansı daha gecdirsə, alınan tarixdən və ya dəyişdirilmiş tarixdən istifadə edir. Əgər bu yaxınlarda bir e-poçtu dəyişdirmisinizsə, o, başqa bir yaşlanma dövrü keçənə qədər arxivləşdirilməyəcək.
• “Avtomatik arxivləşdirməyin” Xüsusiyyət Aktivləşdirilib: Elementlərdə "Bu elementi avtomatik arxivləşdirməyin" xüsusiyyəti aktiv ola bilər.
  • Bir elementi yoxlamaq üçün onu yeni pəncərədə açmaq üçün iki dəfə vurun, sonra isə klikləyin fayl -> Xüsusiyyətlərvə yoxlayın Bu elementi Avtomatik Arxivləşdirməyin seçin.
  • Birdən çox elementi toplu şəkildə yoxlamaq üçün görünüş parametrlərinizə "Avtomatik arxivləşdirməyin" sütununu əlavə edin, sonra e-poçt siyahısının enini artırın ki, bu sütunu göstərə bilsin.

12.4 Arxiv Qovluğu Göstərilmir

Əgər Arxiv Qovluqları (Arxiv Poçt Qutusu Faylı) Outlook-un sol panelində görünmür. Bu həlləri sınayın:

• Arxiv Qovluğunu Göstərməyi Aktivləşdirir: Avtomatik Arxivləmə parametrlərini açın və əmin olun Arxiv qovluğunu qovluq siyahısında göstərin yoxlanılır.
• Arxiv faylını əl ilə əlavə etmək: Arxiv poçt qutusu hələ də görünmürsə, düyməni basaraq əl ilə açın fayl -> Açın və İxrac edin -> Outlook Məlumat Faylını açın və arxiv PST faylınızı seçin.
• Outlook-u yeniləyir: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online və Outlook.com hesabları üçün Arxiv qovluğunuz standart olaraq mövcud olmalıdır. Əgər onu Outlook 2016 və ya Microsoft 365 üçün Outlook-da görmürsünüzsə, keçin fayl -> Ofis hesabı -> Yeniləmə Seçimləri -> İndi yeniləyin.

12.5 Arxiv PST Faylı Zədələnib

Arxiv PST faylı zədələnibsə, Outlook ona yeni e-poçtlar köçürə bilməz. PST faylını aşağıdakı yollarla düzəldə bilərsiniz:

• Gələnlər Qutusu Təmir Alətindən (scanpst.exe) istifadə
• Üçüncü tərəf Bərpa Vasitələrindən İstifadə

Baxın tam bələdçimiz yuxarıda göstərilən üsullar, eləcə də digər təmir üsulları haqqında.

13. E-poçt arxivləşdirməsi üçün ən yaxşı təcrübələr

13.1 Arxivə hansı e-poçtlar göndərilir

Müəyyən növ e-poçtlar vacib qeydləri qorumaq üçün silinmək əvəzinə arxivləşdirilməlidir:

• Maliyyə qeydləri: Gələcəkdə istinad və büdcələşdirmə məqsədləri üçün bank çıxarışları, fakturalar, fakturalar, qəbzlər və vergi ilə bağlı məlumatları ehtiva edən elektron poçtları arxivləşdirin.
• İş Söhbətləri: İşlə bağlı vacib müzakirələri, qərarları, layihə detallarını və sənədləri istinad və ya fəaliyyətin qiymətləndirilməsi üçün saxlayın.
• Qəbzlər və Təsdiqlər: Problem yarandıqda alış təsdiqlərini, sifariş rezervasiyalarını, xidmət abunəliklərini və sifariş qəbzlərini yadda saxlayın.
• Hüquqi sənədlər: Müqavilələr, razılaşmalar, hüquqi kommunikasiyalar və ya hüquqi qeydlər kimi xidmət edən hər hansı yazışmaları ehtiva edən arxiv e-poçtları.
• Layihə Faylları: Davam edən və ya tamamlanmış layihələrlə bağlı e-poçtları, o cümlədən müzakirələr, qaralamalar, rəylər və təklifləri gələcəkdə istifadə üçün saxlayın.
• Şəxsi Mərhələlər: İş təklifləri, qəbul məktubları və karyera nailiyyətləri kimi vacib həyat hadisələrini qeyd edən e-poçtları emosional dəyər üçün saxlayın.
• Səyahət sənədləri: Biletləri, otel rezervasiyalarını və səyahət planını arxivləşdirinrarsəyahət tarixçənizin hüquqi qeydləri kimi xidmət edə biləcək sənədlər.

13.2 Arxiv və Sil Qərar Təlimatı

Bir e-poçtu arxivləşdirmək və ya silmək qərarına gələrkən onun gələcək dəyərini nəzərə alın. Daha sonra istinad, uyğunluq və ya qeydlərin aparılması üçün ehtiyacınız ola biləcək mesajları arxivləşdirin. Köhnəlmiş bülletenlər, spam və ya temp kimi lazımsız və ya artıq lazım olmayan e-poçtları silin.rary bildirişləri. Əmin deyilsinizsə, onu arxivləşdirin – onu həmişə sonra silə bilərsiniz, ancaq birdəfəlik silinmiş e-poçtları bərpa edə bilməzsiniz.

13.3 Arxivin müntəzəm texniki xidməti

Arxivləşdirilmiş elementləri vaxtaşırı nəzərdən keçirərək və artıq ehtiyacınız olmayanları silməklə arxivinizi müntəzəm olaraq saxlayın. Bu, arxivinizin gələnlər qutunuz qədər dağınıq olmasının qarşısını alır və fayl ölçülərini idarəolunan saxlayır. Arxivinizdə yalnız dəyərli məlumatların olduğundan əmin olmaq üçün onun rüblük və ya illik icmallarını planlaşdırın.

13.4 Arxiv Fayllarının Ehtiyat Nüsxəsinin Kopyalanması

Arxivləşdirilmiş e-poçtlarınızı ehtiyat nüsxələri yaratmaqla qoruyun:

• Yerli Yedək Nüsxələri: Arxiv PST faylınızı xarici sabit diskə və ya USB sürücüsünə kopyalayın. Ehtiyat nüsxəni kompüterinizdən ayrı, təhlükəsiz yerdə saxlayın.
• Bulud Yaddaşının Yedəklənməsi: Arxiv PST faylınızı saytdan kənar ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq və aparat nasazlığından qorunmaq üçün OneDrive, Dropbox və ya Google Drive kimi bulud yaddaş xidmətlərinə yükləyin.

Unutmayın ki, arxiv faylları ehtiyat nüsxələri ilə eyni deyil. Arxiv PST faylınızın həmişə ayrı ehtiyat nüsxələrini saxlayın.

13.5 Optimal Avtomatik Arxiv Tezliyi

AutoArchive-ı böyük gecikmələrin qarşısını almaq üçün kifayət qədər tez-tez işləməyə təyin edin, lakin performansa təsir edəcək qədər tez-tez işləməyin.ost İstifadəçilər üçün AutoArchive-ı hər 14 gündən bir işə salmaq yaxşı işləyir. Hər gün çoxlu sayda e-poçt alırsınızsa, onu həftəlik işləməyə təyin etməyi düşünün. Kiçik qrupları daha tez-tez arxivləşdirmək, kompüterinizi yavaşlada biləcək minlərlə elementi eyni anda emal etməkdən daha yaxşıdır.

14. Outlook Arxivi Haqqında Vacib Faktlar

14.1 PST Fayl Formatı

PST (Şəxsi Mağaza) fayl formatı, Outlook-un e-poçtları, təqvim elementlərini, kontaktları və digər Outlook məlumatlarını kompüterinizdə lokal olaraq saxlamaq üçün istifadə etdiyi məlumat fayl növüdür. PST faylları Outlook-da açıla və kompüterlər arasında köçürülə bilər. Onlar poçt qutunuzdan ayrıdır və göstərdiyiniz yerdə, adətən C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\-də saxlanılır.

14.2 Arxivləşdirmə və ixrac

Arxivləşdirmə və ixrac fərqli proseslərdir. Arxivləşdirmə elementləri orijinal yerindən arxiv faylına köçürür, onları əsas PST faylından silir və yer boşaldır. İxrac etmə seçilmiş elementlərin surətini yaradır, lakin onları orijinal yerindən silmir və ya poçt qutusunun ölçüsünü azaltmır. Poçt qutusunun ölçüsünü idarə etmək üçün arxivləşdirmədən və ehtiyat nüsxələri yaratmaq üçün ixracdan istifadə edin.

14.3 Arxiv və Yedəkləmə

Arxiv faylı ehtiyat nüsxə ilə eyni deyil. Arxivlər müntəzəm girişə ehtiyacınız olmayan köhnə əşyaların uzunmüddətli saxlanması üçün nəzərdə tutulub. Ehtiyat nüsxələr fəlakətdən sonra bərpa üçün ayrıca saxlanılan məlumatların dublikat nüsxələridir. Arxivləşdirilmiş e-poçtlarınızın ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq istəyirsinizsə, arxiv PST faylınızın surətini çıxarın və OneDrive, Dropbox və ya xarici sürücü kimi təhlükəsiz yerdə saxlayın.

Ətraflı təlimatımıza baxın Outlook e-poçtlarını necə ehtiyat nüsxələmək olar.

14.4 Əlaqələr Avtomatik Arxivləşdirilməyib

Outlook, standart olaraq kontaktları avtomatik olaraq arxivləşdirmir. Avtomatik Arxivləmə e-poçt qovluqlarını, təqvimləri, tapşırıqları, qeydləri və jurnalları emal edərkən, Kontaktlar qovluğu istisna olunur. Bununla belə, lazım gələrsə, Köhnə Əşyaları Təmizləmə alətindən istifadə edərək Kontaktlar qovluğunu əl ilə arxivləşdirə bilərsiniz.

15. Tez-tez verilən suallar

S: Outlook-da e-poçtları necə arxivləşdirə bilərəm?

A: Outlook-da e-poçtları arxivləşdirmək üçün arxivləşdirmək istədiyiniz e-poçtu və ya e-poçtları seçin və alətlər panelindəki Arxiv düyməsini basın. Həmçinin, sağ klikləyin və kontekst menyusundan Arxiv seçə, Backspace düyməsini basa və ya e-poçtları Arxiv qovluğuna sürükləyə bilərsiniz. Avtomatik arxivləşdirmə üçün Avtomatik Arxivləməni qurun və ya müəyyən göndərənlərdən gələn e-poçtları arxivləşdirmək üçün qaydalardan istifadə edin.

S: Outlook-da minlərlə e-poçtu necə arxivləşdirə bilərəm?

A: Böyük həcmli e-poçtları arxivləşdirmək üçün köhnə mesajların müntəzəm arxivləşdirilməsini planlaşdırmaq üçün Avtomatik Arxivdən istifadə edin və ya müəyyən bir tarixdən köhnə e-poçtları əl ilə arxivləşdirmək üçün Köhnə Əşyaları Təmizləmə alətindən istifadə edin. Həmçinin, Fayl -> Aç və İxrac et -> İdxal/İxrac -> Fayla İxrac et bölməsinə keçərək və Outlook Məlumat Faylını (.pst) seçərək e-poçtları PST faylına ixrac edə bilərsiniz. Bu metodlar əl ilə çeşidləmə tələb etmədən toplu mesajları səmərəli şəkildə idarə edir.

S: E-poçtları arxivləşdirmək Outlook-da yer boşaldırmı?

A: Bu, arxiv metodundan asılıdır. Arxiv düyməsini istifadə etsəniz, arxivləşdirilmiş e-poçtlar hələ də əsas poçt qutunuzda olan daxili Arxiv qovluğuna köçürülür, buna görə də yer boşaltmayacaq. Lakin, e-poçtları ayrı bir arxiv faylına köçürmək üçün Avtomatik Arxiv və ya Köhnə Əşyaları Təmizləmə alətindən istifadə etmək əsas poçt qutusunun yaddaşını boşaldır. Onlayn Arxiv həmçinin e-poçtları ayrı bir server tərəfindəki poçt qutusuna köçürməklə əsas poçt qutunuzdakı yer boşaldır.

S: Outlook-da arxivləşdirilmiş e-poçtları necə tapmaq olar?

A: Arxivləşdirilmiş e-poçtları tapmaq üçün qovluq siyahınızdakı Arxiv qovluğuna və ya Avtomatik Arxivləmədən istifadə edirsinizsə, Arxivlər poçt qutusuna keçin. Göndərən, mövzu, tarix və ya açar sözlər üzrə müəyyən e-poçtları axtarmaq üçün Outlook-un yuxarısındakı Axtarış panelindən istifadə edin. Varsayılan olaraq, Outlook arxivləşdirilmiş elementlər daxil olmaqla bütün qovluqlarda axtarış aparır. Axtarışı yalnız arxivləşdirilmiş e-poçtlarla məhdudlaşdırmaq üçün axtarışdan əvvəl Arxiv qovluğunu seçin.

S: Outlook-da e-poçtları arxivləşdirmək və ya silmək daha yaxşıdır?

A: Daha sonra istinad, uyğunluq və ya qeydlərin aparılması üçün ehtiyacınız ola biləcək e-poçtları arxivləşdirin. Aidiyyəti olmayan və ya artıq ehtiyac duyulmayan e-poçtları silin. Gələcəkdə bir e-poçta istinad etməyiniz lazım gələrsə, onu silmək əvəzinə arxivləşdirin. Arxivləşdirilmiş e-poçtlar axtarıla bilən olaraq qalır və istənilən vaxt bərpa edilə bilər, silinmiş e-poçtlar isə nəticədə birdəfəlik yox olur.

S: Outlook-da e-poçtları avtomatik arxivləşdirə bilərəmmi?

A: Bəli, Avtomatik Arxivləmə, yaşa, qovluğa və ya digər meyarlara əsasən e-poçtların arxivləşdirilməsi üçün cədvəllər təyin etməyə imkan verir. Bu, əl ilə müdaxilə tələb etmədən gələnlər qutunuzu mütəşəkkil saxlayır. Həmçinin, müəyyən şərtlərə cavab verən e-poçtları avtomatik olaraq Arxiv qovluğuna köçürmək üçün Outlook qaydaları yarada bilərsiniz. Qeyd edək ki, Avtomatik Arxivləmə yalnız Klassik Outlook-da mövcuddur, Yeni Outlook və ya veb versiyasında deyil.

S: Arxivləşdirmə e-poçt axtarış nəticələrimə təsir edəcəkmi?

A: Xeyr, arxivləşdirilmiş e-poçtlar Outlook-da axtarıla bilən olaraq qalır. Varsayılan olaraq, Outlook-da axtarış etdiyiniz zaman, Arxiv qovluğu və Arxivlər poçt qutusu da daxil olmaqla, poçt qutunuzdakı bütün qovluqlarda axtarış aparır. Arxivləşdirilmiş e-poçtları gələnlər qutunuzdakı e-poçtlar qədər asanlıqla tapa bilərsiniz.

S: Necə dəyişdirmək olar tararxiv yerini əldə etmək?

A: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online və ya Outlook.com hesabları üçün daxili Arxiv qovluğunun yerini dəyişdirə bilməzsiniz - bu, adını dəyişdirə, köçürə və ya silə bilməyən standart sistem qovluğudur. POP və IMAP hesabları üçün Fayl -> Poçt Qutusu Parametrləri -> Alətlər -> Arxiv Qovluğunu Təyin et seçimini edərək Arxiv qovluğunun yerini dəyişə bilərsiniz. Avtomatik Arxivləmə və ya Köhnə Əşyaları Təmizləmə istifadə edərkən, arxiv parametrlərində Gözdən keçir düyməsini basaraq arxiv PST faylının harada saxlanıldığını göstərə bilərsiniz.

S: AutoArchive və Exchange Server Online Archive arasında əlaqə nədir?

A: Avtomatik Arxivləmə köhnə e-poçtları avtomatik olaraq yerli PST faylına köçürən köhnə Outlook xüsusiyyətidir. Bu o deməkdir ki, mesajlar serverdən silinir və axtarış zamanı tapmaq daha çətindir. Avtomatik Arxivləmə PST faylını ehtiva edən sərt disk istifadəyə yararsız hala düşərsə, bu mesajlar silinir.ostExchange Server Online Archive, arxivləşdirilmiş e-poçtları serverdə saxlayan və onları istənilən cihazdan əldə edə bilən AutoArchive-ın korporativ səviyyəli əvəzedicisidir. Exchange Server Online Archive-iniz yoxdursa və İT şöbəniz bu funksiyanı deaktiv etməyibsə, AutoArchive-dan hələ də istifadə etmək olar.

S: AutoArchive PST faylım zədələnərsə və ya açılmasa nə etməli?

A: Əgər AutoArchive PST faylınız zədələnibsə və Outlook onu aça bilmirsə, ixtisaslaşmış bir proqramdan istifadə edə bilərsiniz Outlook PST təmir aləti Arxivləşdirilmiş e-poçtlarınızı və digər məlumatlarınızı bərpa etmək üçün. Bərpa etməyə cəhd etməzdən əvvəl həmişə zədələnmiş arxiv faylının ehtiyat nüsxəsini yaradın. Gələcək problemlərin qarşısını almaq üçün arxiv fayllarınızın açıla biləcəyini müntəzəm olaraq yoxlayın və mümkün olduqda vacib arxivləri Exchange Server Online Arxivinə köçürməyi düşünün.

S: Backspace düyməsi ilə arxivləşdirməni necə deaktiv edə bilərəm?

A: Backspace düyməsinin elementləri arxivləşdirməsinin qarşısını almaq üçün qeyd dəftəri girişi əlavə etməlisiniz. HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (və ya OCT yolu) qovluğuna keçin, DisableOneClickArchive adlı DWORD dəyəri yaradın və onu 1-ə təyin edin. Bu qeyd düzəlişi Outlook-un Microsoft 365-ə aiddir və daimi versiyalarla işləmir. Dəyişikliklər etməzdən əvvəl həmişə qeyd dəftərinizin ehtiyat nüsxəsini çıxarın.

S: Təkrarlanan Təqvim Elementlərinin Avtomatik Arxivini Necə Deaktiv Etmək olar

A: Bu elementləri 3 üsulla xaric edə bilərsiniz:

1. Bütün Təqvim qovluğunu çıxarın.
2. Təqvimdən fərdi bir elementi çıxarın.
3. Birdən çox təqvim elementini istisna edin.

Ətraflı məlumatı daxil olaraq əldə edə bilərsiniz bu bölmə.

16. Nəticə

16.1 Arxiv Metodlarının Müqayisəsi

Arxiv metodları arasındakı fərqləri anlamaq ehtiyaclarınıza uyğun düzgün yanaşmanı seçməyə kömək edir:

Üsul	Arxiv Təyinatı	Müştəri/Server	Yeni Outlook	Klassik Outlook	web	Nə vaxt istifadə ediləcək	Poçt qutusunun ölçüsünə təsir
Əl ilə Arxivləmə (Arxiv Düyməsi)	Daxili Arxiv qovluğu	Müştəri tərəfində əməliyyat	bəli	bəli	bəli	Yaddaş azaltmadan sürətli gələnlər qutusu təşkili	Endirim yoxdur - e-poçtlar poçt qutusunda qalır
Əl ilə Arxivləmə (Təmizləmə)	Yerli PST faylı	Müştəri tərəfində əməliyyat	Yox	bəli	Yox	Poçt qutusunda yer boşaltmaq üçün birdəfəlik arxivləşdirmə	Poçt qutusunun ölçüsünü əhəmiyyətli dərəcədə azaldır
Avtomatik arxiv	Yerli PST faylı	Müştəri tərəfində əməliyyat	Yox	bəli	Yox	Avtomatik davam edən poçt qutusu idarəetməsi	Zamanla poçt qutusunun ölçüsünü azaldır
Exchange Server Onlayn Arxivi	Ayrı server poçt qutusu	Server tərəfindəki əməliyyat	bəli	bəli	bəli	Böyük poçt qutuları olan müəssisə istifadəçiləri	Əsas poçt qutusunun ölçüsünü azaldır

Qeyd: Poçt qutusunun ölçüsünü azaltmaq üçün sizə lazımdır sıxlaşdırın köhnə e-poçtları arxivləşdirdikdən sonra.

16.2 Təmiz Gələnlər Qutusunun Saxlanılması

Arxivləşdirmə effektiv e-poçt idarəetməsinin yalnız bir hissəsidir. E-poçtların işlənməsi üçün ardıcıl bir prosedur hazırlayın, e-poçtları işlədikdən dərhal sonra arxivləşdirin və ya silin və artıq ehtiyacınız olmayan elementləri silmək üçün arxivinizi müntəzəm olaraq nəzərdən keçirin. Bu təcrübələri müvafiq arxiv parametrləri ilə birlikdə tətbiq etməklə, məhsuldar qalmağınıza və vacib mesajlara diqqət yetirməyinizə kömək edən təmiz və səmərəli bir poçt qutusunu qoruyacaqsınız.

References

• Microsoft Rəsmi Sənədi: Elementləri əl ilə arxivləşdirin
• Microsoft Rəsmi Sənədi: Windows üçün Outlook-da Arxiv
• Microsoft Rəsmi Sənədi: Köhnə elementləri avtomatik olaraq arxivləşdirin
• Microsoft Rəsmi Sənədi: Avtomatik Arxivləmə parametrləri izah edildi
• Microsoft Rəsmi Sənədi: Microsoft 365 üçün arxiv poçt qutularını aktivləşdirin

---

Müəllif haqqında

Xiu Xing korporativ e-poçt sistemləri və Microsoft Office problemlərinin aradan qaldırılması sahəsində 8 ildən artıq təcrübəyə malik təcrübəli İT peşəkarıdır. O, minlərlə istifadəçiyə müxtəlif korporativ mühitlərdə mürəkkəb Outlook məsələlərini həll etməyə kömək etmişdir.

Xiu e-poçt sisteminin miqrasiyasında, məlumatların bərpasında və məhsuldarlıq proqramının optimallaşdırılmasında ixtisaslaşmışdır. Onun praktiki təcrübəsinə Exchange Server yerləşdirmələrinin idarə edilməsi, MAPI əlaqə problemlərinin aradan qaldırılması və mühüm e-poçt sistemləri üçün güclü ehtiyat strategiyalarının həyata keçirilməsi daxildir.

Texniki yazıları ilə Xiu mürəkkəb İT həllərini gündəlik istifadəçilər üçün əlçatan etməyə sadiqdir. O, davamlı olaraq ən son Office 365 və Exchange Online inkişafları və yeni e-poçt texnologiyaları ilə aktual qalır. E-poçt sirlərini həll etmədikdə, Xiu insanların daha səmərəli işləməsinə kömək edən praktiki texnoloji məsləhətləri bölüşməkdən həzz alır.

Bu təlimatla bağlı suallarınız var və ya Outlook problemləri ilə bağlı əlavə köməyə ehtiyacınız var? Xiu salamlayır rəy və təkliflər bu problemlərin həlli resurslarını təkmilləşdirmək üçün.